Хорошее мероприятие это: 10 советов по организации успешного мероприятия

10 советов по организации успешного мероприятия

Инструменты

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

—

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

Вы должны включить Javascript в вашем браузере для оптимальной работы сайта и отображения разделов полностью.

Как организовать крутое мероприятие своими силами

16 июля 2018 Колонка Советы

Пошаговая инструкция, как собрать команду, найти деньги и ничего не забыть.

Рома Станкевич

Продюсер мероприятий в коворкинге «Таблица».

Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?

Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:

Что я хочу организовать?

Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.

Где будет проходить мероприятие?

Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.

Когда будет проходить мероприятие?

Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.

Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».

Я смогу сделать всё в одиночку?

Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.

Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.

Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:

• EventCatalog.ru — самая большая база площадок и подрядчиков.
• theGIFTED — мгновенный поиск работников и интересных персонажей.
• YouDo — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.

Команда есть, что делать дальше?

Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.

Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.

Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.

Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.

Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?

Можно. Стандартный план выглядит так:

1. Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
2. Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
3. Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
4. Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
5. Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
6. Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
7. Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
8. Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
9. Найти ведущего. Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
10. Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.

Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?

Я не уверен, что смогу найти деньги на проект.

Какие есть варианты?

Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.

Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.

Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.

Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.

Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.

Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.

На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?

Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:

• Свет. Хороший свет — это когда сцену отчётливо видно, прожектора не слепят, а на гостей не падают некрасивые тени.
• Звук. Проверьте технику несколько раз, настройте микрофон и согласуйте с владельцем помещения регламент уровня шума на площадке.
• Чистота. Никакого мусора, грязных полов и неубранных туалетов.
• Безопасность. Изучите план эвакуации и проведите инструктаж для команды и волонтёров. Все должны знать, где находятся запасные выходы, огнетушители и аптечка.
• Температура. Никому не должно быть слишком жарко или слишком холодно — стоит проверить циркуляцию воздуха и исправность кондиционеров. Комфортная температура в помещении в тёплое время года — 23–25 °C, в холодное — 22–24 °C. Если проводите музыкальный фестиваль, температура должна быть ниже (20–22 °C), потому что после танцев у сцены всем точно станет жарко.

С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?

Нужно подготовить два уведомления: в администрацию города и в ОВД (если на мероприятии будет меньше 2 000 человек). Их можно отправить по почте или курьером, по два экземпляра в каждый орган. Если вы планируете мероприятие, на котором будет больше 2 000 человек, нужно дополнительно отправить уведомление в правительство региона и в региональное ГУВД.

Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.

Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.

Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?

Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.

Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.

Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в Facebook*, «ВКонтакте» и страницу события в Instagram*. Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую. Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах. Если совсем не разбираетесь в SMM, почитайте блог «Нетологии» — там много полезных материалов о продвижении в соцсетях.

Всё готово. Ещё что-то нужно предусмотреть?

Будьте во всеоружии. У организатора всегда должен быть заряженный телефон со связью и интернетом, зарядник, запасной ноутбук, удлинитель, переходники HDMI на все возможные разъёмы, стикеры, скотч, несколько зажигалок, канцелярский нож, лейкопластырь и болеутоляющие таблетки на случай, если разболится голова.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Что отличает хорошее мероприятие от действительно отличного?

Что отличает хорошее мероприятие от действительно отличного? — Lancashire Business View

Lancashire Business View

25 июня 2014 г.

Advice

Lancashire Business View

25 июня 2014 г.

Мишель Тейлор, директор по продажам Preston Mar riott, делится 12 советами.

Подготовьтесь, спланируйте и изучите свое мероприятие. Учитывайте мельчайшие детали — планирование отличного мероприятия в деталях. Имейте четкую цель и понимание того, чего вы хотите достичь, и ориентируйтесь на правильную аудиторию. Прислушайтесь к тому, чего хотят ваши посетители — спросите их перед началом мероприятия. Опыт начинается еще до начала события; предоставить четкую информацию о месте, времени и повестке дня. Порадуйте их, прежде чем они придут! Предоставьте дополнительный контент как до, так и после мероприятия. Убедитесь, что все чувствуют себя желанными гостями и включены в течение всего мероприятия. Сделайте ваше мероприятие интересным; используйте разные методы для привлечения аудитории. Сделайте ваше мероприятие интерактивным и по-настоящему вовлеките людей. Придерживайтесь повестки дня — это то, чего ожидают люди и на чем основываются их планы. Подарите участникам что-нибудь на память о вашем мероприятии — подарок или сертификат. Убедитесь, что ваши участники уходят с чувством, что они важны для вашего бизнеса, и их посещение было полезным. Попросите оставить отзыв после вашего мероприятия. Позвольте вашим посетителям рассказать вам, что сделало ваше мероприятие ЗАМЕЧАТЕЛЬНЫМ!

Последние новости

LBV Hub

Охватите 50 000 членов бизнес-сообщества Ланкашира

Разместите свои новости

Разместите свои события

Разместите свои предложения

Профиль компании 900 03

Социальный охват

Охват журнала

Регистрация

Мероприятия

LBV110 Май/июнь Стартовое мероприятие

Нетворкинг

18 мая 2023

LBV110 Май/июнь Стартовое мероприятие

Музей Уитакерс, Россендейл, ВВ4 6РЕ

16:00 — 18:00

Lancashire Net Zero Carbon Conference

Networking

28 июня 2023

Lancashire Net Zero Carbon Conference

The Wellbeing Farm , Edgworth, BL7 0BY

08:30 — 13:00 12 мая 2023 г. 10:00 — 15:00

Достижение большего с помощью денег: ваши варианты выхода на пенсию

Семинары LBV Hub

17 мая 2023

Достижение большего с помощью денег: ваши варианты выхода на пенсию

PM+M, New Century House, Greenbank Technology Park, Challenge Way , Blackburn, BB1 5QB

08:00 — 10:00

Учебный курс для вашего бизнеса

Семинары LBV Hub

24 мая 2023

Учебный курс для вашего бизнеса

9000 2 Футбольный клуб Бернли, Бернли, BB10 4BX

08:30 — 14:00

Просмотреть все события

Рекламируйте у нас

Достигнув 50 000 участников, наши печатные, цифровые и событийные платформы предлагают фантастический способ поднять свой бизнес-профиль и помочь вам расти.

Подробнее

Подписаться

Еженедельный бюллетень новостей

Полное имя

Должность

Компания

Сектор

СекторАэрокосмическая промышленностьСельское хозяйство и ферма ingБизнес-поддержкаСтроительствоЦифровые технологии и креативОбразование и навыкиЭнергетикаИнженерияЭкологияФинансовые услугиЕда и напиткиЗдоровье и благополучиеКадры и подбор персоналаИТ и технологииЮридические услугиЛогистикаПроизводствоМаркетинг и PRСМИНе для ПрибыльПечатьНедвижимостьГосударственный секторРозничная торговляТуризм и отдыхТранспорт и автомобили

Выберите один

• Авиакосмическая промышленность
• Сельское хозяйство и сельское хозяйство
• Поддержка бизнеса
• Строительство
• Цифровые технологии и творчество
• Образование и навыки
• Энергетика
• Машиностроение
• Экология
• Финансовые услуги
• Еда и напитки
• Здоровье и благополучие
• Управление персоналом и подбор персонала
• ИТ и технологии
• Юридические услуги
• Логистика
• Производство
• Маркетинг и связи с общественностью
• СМИ
• Некоммерческие цели
• Печать
• Недвижимость
• Государственный сектор
• Розничная торговля
• Туризм и отдых ure
• Транспорт и автомобили

Электронная почта

Телефон

Подписка получать еженедельный обзор деловых новостей, советов и событий LBV прямо на ваш почтовый ящик, а также другую актуальную информацию о журнале. Вы можете отказаться в любое время. Пожалуйста, нажмите здесь, чтобы ознакомиться с нашей политикой конфиденциальности.

Как организовать успешное мероприятие – 10 советов по организации идеального мероприятия

Планировать мероприятие сложно. Период.

Планирование мероприятия и организация небольшой встречи с участием всего пяти человек может оказаться непростой задачей, особенно если вы впервые.

Затем представьте, что вы планируете масштабный концерт с известным ди-джеем в качестве хедлайнера и 100 000 посетителей. Вы можете себе представить головную боль?

Однако, несмотря на то, что планирование мероприятия может быть сложной задачей, оно также может быть захватывающим и стоящим. Кроме того, как только вы освоитесь, планирование мероприятий — это не совсем высшая математика, и если вы знаете секреты, даже планирование масштабного мероприятия может быть легкой задачей.

Здесь мы поделимся этими секретами, и, хотя каждое событие, безусловно, уникально, в этом руководстве мы предложим несколько действенных советов и лучших практик, которым вы можете следовать для любого события.

С учетом сказанного, вот несколько наиболее важных советов, которые вы можете сразу же попробовать при организации успешного мероприятия:

1. Начинайте как можно раньше

Золотое правило планирования мероприятий: начинайте планировать как можно раньше. как вы можете .

Если ваше мероприятие относительно большое (т.е. более 500 участников), то в действительности вы должны начать планировать мероприятие как минимум за четыре месяца, а в идеале за шесть месяцев.

Даже для небольших мероприятий планируйте мероприятие как минимум за месяц.

Мероприятие, как мы знаем, может включать в себя множество различных движущихся частей, поэтому, планируя заранее, вы получите больше вариантов для различных элементов мероприятия: варианты места проведения, варианты спикеров/талантов, варианты спонсорства, варианты маркетинга и т. д. на.

Чем больше у вас вариантов, тем выше шанс, что вы сможете это осуществить, и точка.

2. Определите цель и задачи вашего мероприятия

Прежде чем взяться за планирование мероприятия, очень важно ответить на самый важный вопрос: 

Почему вы вообще проводите это мероприятие? .

Какова цель мероприятия? В некоторых случаях это может быть очень очевидно, но в других случаях это может быть не так.

Основываясь на цели мероприятия, вы можете решить, какой тип мероприятия вы собираетесь организовать, но особенно это поможет определить цели 902:00 события.

Если, например, это мероприятие планируется в поддержку запуска нового продукта, то цели могут быть следующими: 

• 1000 социальных сетей отслеживают страницу нового продукта в социальных сетях
• 1000 взаимодействий и взаимодействий в социальных сетях
• 1000 предзаказов на запущенный продукт

И так далее.

Ставьте цели с помощью количественных показателей, чтобы вы могли измерять свой прогресс в их достижении, а также в обеспечении того, чтобы ваша команда достигла их.

3. Заблаговременно определите свой бюджет

Мы упоминали о важности планирования вашего мероприятия как можно раньше, но особенно важно как можно раньше оценить свой бюджет.

Ваш бюджет будет определять множество различных элементов вашего мероприятия, поэтому, хотя вам не обязательно иметь все в камне, важно, по крайней мере, иметь предварительную оценку вашего бюджета, прежде чем планировать что-либо еще.

Некоторые из важнейших элементов, которые вы должны включить в свой бюджет: 

• Место проведения: как стоимость аренды, так и необходимая страховка. Для виртуальных событий вы можете пропустить это.
• Кейтеринг: все расходы, связанные с продуктами питания и напитками
• Украшение: говорит само за себя
• Развлечения: спикеров, талантов, исполнителей, экспонентов и так далее. Также учитывайте расходы на проезд и проживание.
• Маркетинг: подумайте, как вы собираетесь продвигать свое мероприятие и по каким каналам
• Программное обеспечение: программное обеспечение для управления мероприятиями, программное обеспечение для продажи билетов на мероприятия, CMS и т. д.

• Затраты на оплату труда: сотрудников и волонтеров, включая их проживание
• Непредвиденные обстоятельства: очень важно. Запланируйте не менее 20 % своего бюджета на непредвиденные обстоятельства, чтобы избежать неожиданностей в пути

После того, как вы найдёте поставщиков, обязательно обновите бюджет, указав свои фактические расходы. Это поможет вам оценить эффективность вашего мероприятия.

4. Определите свою целевую аудиторию

Еще один очень важный фактор, который следует учитывать на раннем этапе, — определить и понять , кто является вашей целевой аудиторией.

Вы можете определить свою целевую аудиторию на основе целей и задач вашего мероприятия или наоборот: определить цели мероприятия на основе вашей целевой аудитории.

Тем не менее, постарайтесь собрать как можно больше информации о ваших целевых посетителях: демографические данные, поведение и особенно то, что мотивирует вашу аудиторию потенциально посетить ваше мероприятие.

С другой стороны, также попытайтесь определить потенциальные препятствия, которые могут помешать им зарегистрироваться на ваше мероприятие и/или выбрать конкурирующие мероприятия.

5. Выбор идеального места проведения

Для мероприятия с личным присутствием выбор места может буквально решить или разрушить ваш успех.

Если это повторяющееся мероприятие, то дата мероприятия может быть уже установлена, поэтому ваши варианты места проведения также могут быть ограничены. Однако, если это совершенно новое мероприятие и/или у вас есть достаточно места для маневра, чтобы выбрать дату мероприятия, вам следует учитывать следующие факторы: 

• Опять же, если это большое событие, убедитесь, что у вас есть по крайней мере 4-6 месяцев, чтобы спланировать его, чем больше, тем лучше.
• В большинстве случаев избегайте периодов школьных каникул, так как в это время места, как правило, дороже
• Обратите внимание на национальные и религиозные праздники
• Согласуйте даты с вашими ключевыми спикерами, VIP-гостями и другими ключевыми участниками

После того, как вы определились с датой мероприятия (по крайней мере, с приблизительными сроками), вы можете приступить к поиску потенциальных площадок.

Вот несколько соображений при выборе идеального места для вашего мероприятия: 

• Размер: зависит от количества участников, которых вы планируете пригласить. Также подумайте, нужны ли вам отдельные комнаты в зависимости от типа вашего мероприятия.
• Место: , если это местное мероприятие, то ваше место должно быть расположено достаточно близко к домам или рабочим местам ваших целевых посетителей. Если вы планируете привлекать посетителей из других городов/стран, убедитесь, что место проведения находится достаточно близко к аэропорту и станции 9.0124
• Парковка: имеет ли место достаточно большую парковку и/или достаточно легко добраться на общественном транспорте
• Доступность: выберите факторы доступности, такие как туалеты для всех полов, доступные входы/лифты, переводчики и другие факторы.
• Страховка: требуется ли вам приобрести дополнительную страховку, которая может увеличить общую стоимость
• Акустика: акустическое состояние помещения, особенно важное для проведения конференций и основных выступлений
• Расходы: говорят сами за себя, но также учитывайте скрытые расходы и возможные сборы за отмену бронирования.

6. Создайте письменный план мероприятия

После того, как вы оценили свой бюджет и установили хотя бы примерный график проведения мероприятия, вам следует разработать письменный план мероприятия в качестве дорожной карты для его успеха.

Наличие комплексного плана мероприятий значительно поможет вам в управлении вашей командой и координации волонтеров, а также может помочь в поиске талантов и спонсоров.

План мероприятия должен охватывать следующие элементы мероприятия: 

• Место проведения
• Логистика
• Управление питанием
• Спикеры/таланты
• Ведущие
• Расписание/график
• Развлечения
• План продвижения
• Управление регистрацией (программное обеспечение для регистрации событий, оплата событий, отслеживание, регистрация на месте)
• Спонсорский план и управление
• Обязанности волонтера

В зависимости от вашего мероприятия вы также можете добавить дополнительные элементы в план мероприятия, и вам также следует рассмотреть возможность разработки подробного графика/расписания, сопровождающего план мероприятия.

Не забывайте обо всех деталях, таких как необходимые контракты, страховые полисы, разрешения и логистика каждого отдельного элемента. Если вы проводили предыдущие мероприятия, особенно с похожими типами, вы также можете использовать прошлые данные и документацию при создании этого плана мероприятий.

Даже если ваша команда довольно мала, или даже если вы планируете провести мероприятие самостоятельно, не недооценивайте важность наличия написан план , который может сильно помочь в жонглировании различными элементами мероприятия и распределении ответственности.

7. Создайте сильный бренд

Одна из основных задач проведения мероприятия — выделить его среди конкурентов.

Таким образом, не стоит недооценивать важность уникального и легко запоминающегося названия события. Определите общую тему мероприятия, а затем проведите мозговой штурм, чтобы найти сильное название бренда, принимая во внимание:

• Каково уникальное ценностное предложение вашего мероприятия (УЦП)? Что отличает его от других мероприятий в вашей нише?
• Каковы цель и задачи мероприятия? (Как мы обсуждали выше)
• Каковы основные составляющие вашего мероприятия?
• Проверьте названия других событий, особенно ваших прямых конкурентов
• Убедитесь, что название события легко произносится и запоминается, но в то же время уникально
• Создайте сильный и уникальный логотип, сопровождающий название мероприятия
• Не обязательно, но вы также можете создать слоган для своего мероприятия, короткий, но уникальный слоган, описывающий суть вашего мероприятия

8. Создайте свою команду по проведению мероприятий

Если вы планируете мероприятие исключительно самостоятельно, то можете пропустить этот пункт. Однако всегда лучше разделить нагрузку с другими, даже если это относительно небольшое мероприятие.

Команда мероприятия не должна быть слишком большой, но крайне важно назначить менеджера мероприятия/менеджера проекта (если это не вы) для руководства и наблюдения за всей командой.

Назначьте роли и обязанности для разных людей в вашей команде. Если это довольно небольшая команда, вы можете позволить одному человеку выполнять несколько ролей.

Вот некоторые общие роли в команде мероприятия:

• Управление местом проведения: управление всем, что касается места проведения, в том числе сопровождение спикеров и спонсоров на месте проведения мероприятия
• Спикеры/таланты: обеспечение талантов и удовлетворение их потребностей
• Кейтеринг: обращение с едой и напитками
• Реклама/маркетинг: как вы собираетесь продвигать свое мероприятие
• Управление персоналом/волонтерами: управление кадровым аспектом вашего мероприятия

Назначая роли разным членам команды, вы обеспечиваете ответственность каждого члена команды мероприятия и, таким образом, можете повысить производительность и увеличить шансы на успех мероприятия.

Наличие надежной платформы управления мероприятиями, такой как Eventtia, также поможет вам управлять всей командой, делегировать задачи и отслеживать прогресс каждого члена команды в соответствии с их обязанностями.

Составьте список целевых спонсоров, которых вы хотели бы поддержать на своем мероприятии.

Для каждой из этих компаний лучше всего провести тщательное исследование. Помните, что спонсорство — это двусторонняя сделка 90 199 90 200. Вы также должны попытаться выяснить, как они могут извлечь выгоду из вашего мероприятия, вместо того, чтобы сосредотачиваться исключительно на вашей выгоде.

Попробуйте найти спонсоров, которые: 

• уже спонсировали мероприятие, поэтому понимают ценность спонсирования мероприятия
• Имеет схожую с вашей целевую аудиторию, не обязательно должно идеально подходить, но наличие общих клиентов определенно может помочь
• Предлагайте дополнительные услуги к тому, что предлагает ваш бизнес/ваше мероприятие

На основе ваших исследований создавайте персонализированные предложения с индивидуальными спонсорскими пакетами. Не бойтесь проявлять творческий подход и предлагать уникальные спонсорские преимущества, когда это возможно.

10. Создание маркетингового плана

Независимо от того, насколько хорошо вы спланировали свое мероприятие: найдите лучшее место, лучший спикер в отрасли, лучшее развлечение и т. д., ваше мероприятие обречено на провал, если вы не можете обеспечить достаточное количество посетителей.

Крайне важно также подумать о том, как вы собираетесь продвигать свое мероприятие, а в маркетинге мероприятий лучше всего разделить маркетинговые усилия на несколько этапов: в социальных сетях, маркетинге по электронной почте и других каналах, чтобы начать создавать шумиху для вашего мероприятия

«Ранняя пташка»: продажа билетов «ранняя пташка» для повышения осведомленности, а также для обеспечения денежного потока

Объявление хедлайнера: объявление основного докладчика или хедлайнера

Дополнительное объявление: объявление о других спикерах, привлекательных темах сессий и т. д.

Последний звонок: последний шанс получить раннюю цену

Закрытие регистрации: окончание регистрации

После мероприятия: кампании « спасибо», отправка опросов после мероприятия и т. д.

Вы можете использовать различные каналы для продвижения вашего мероприятия: реклама, маркетинг в социальных сетях, рассылка пресс-релиза о мероприятии, маркетинг по электронной почте и так далее.

Однако лучше всего планировать маркетинговые мероприятия на основе целевых посетителей: их поведения в Интернете, того, как они узнают о новых событиях, какие каналы посещают и т. д. Итак, опять же, проведите тщательное исследование рынка и соберите как можно больше информации.

Подведение итогов

Несмотря на то, что планирование и организация успешного мероприятия может быть непростой задачей, 10 основных советов, которые мы поделились выше, могут стать для вас прочной основой при планировании следующего успешного мероприятия.