Хорошее мероприятие это: 25 советов, как организовать мероприятие и не облажаться

25 советов, как организовать мероприятие и не облажаться

Опубликовано 17 сентября 2018

Мероприятие — лучший способ сбора средств, повышения узнаваемости вашей организации, а также приятное времяпрепровождение (если все организовано хорошо). В фильме «Криминальное чтиво» (Pulp Fiction) Квентина Тарантино есть один занимательный герой — мистер Уинстон Вульф. Он абсолютно незаменим, ведь Вульф способен продумать и организовать любое действие за небольшой отрезок времени. Четкая и спланированная организация — это залог успеха любого мероприятия. Поэтому делимся с вами простыми, но такими нужными советами по организации мероприятия.

«Подготовка мероприятия на стадии «ах, да, точно, скоро мероприятие!»

1. Не в ЦА! — эту фразу хотя бы раз слышали все, кто хоть раз сталкивался с рекламой и терпел неудачу. А еще это пункт №1 во всех занятиях по маркетингу и event-сфере — нужно четко понимать целевую аудиторию вашего мероприятия. Начните с определения ЦА, и со всеми остальными пунктами все станет проще и понятнее.

2. Нам нужен список! Вы обязательно похвастаетесь своей невероятной памятью позже в кругу друзей, а для подготовки мероприятия непременно нужен блокнот (например, в электронном виде). В списке вы должны отразить все, что потребуется для event’a: от освещения и транспорта до салфеток и бумаги в принтере.

3. Ответ на вопрос: Зачем? Вы должны знать ответ на этот вопрос не только для директора вашего НКО или потенциальных доноров, а в первую очередь для себя. Этот вопрос должен вызывать у вас недоумение и желание ответить: «Как зачем? В смысле зачем?». Не стесняйтесь ставить для себя и крупные цели, например, получить несколько грантов, ведь так вы будете действовать увереннее и разумнее.

4. «Друзья мои, тут Бритни Спирс приезжает. Мы не сможем.» По возможности сверяйтесь с афишей и погодными сводками на выбранную дату, чтобы потенциальные гости вашего мероприятия не пропустили его или не ходили с кислыми минами по вашему фуршету, расстраиваясь, что не попали куда-то еще. С погодой сложнее, ведь мы призываем вас планировать все заранее, но, используйте здравый смысл: концерт на открытом воздухе в конце августа — не самая лучшая затея.

5. ПЛАН Б! Будьте заранее готовы, что все необратимо поменяется. Придет больше или меньше людей, изменится место действия, подведет кейтеринг-партнер — да мало ли что еще. Это абсолютно нормально и происходит почти всегда, поэтому не стоит бояться — адаптируйтесь. Постарайтесь в составленный ранее список внести все, что может пойти не так, и подготовить запасной вариант. Сломается аудио-система, заболеет конферанс, пойдет дождь, рухнет сайт для пожертвований — у вас уже есть две запасные колонки, знакомый ведущий, набор зонтиков и дождевиков, а также запасной онлайн-кошелек. Классно же?

«Бухгалтер, милый мой бухгалтер…»

6. Калькулятор — наш друг. Казалось бы, такой простой и очевидный пункт, но отчего-то многие project-менеджеры упорно откладывают моменты подсчетов. Финансовый план — это то, что нужно составить раньше всего. Там вы должны подсчитать все затраты, возможный заработок в виде пожертвований, гранты от фондов и спонсоров. Конечно, найти спонсоров мероприятия — это самый лучший и простой вариант. Если со спонсорами не получается, то стоит объявить предварительную продажу билетов, чтобы хотя бы примерно понимать, сколько придет людей и сколько денег вы получите. Отправятся ли деньги с билетов в фонд вашего НКО или на что-то конкретное — уже решать вам.

7. Снимайте розовые очки. Занижайте бюджет и финансовые цели, ведь потратите вы, скорее всего, больше, а заработаете меньше, чем запланировали. Лучше потом обрадоваться, чем подсчитывать потери.

8. Попросите у людей. Мы уже рассказывали, что краудфандинг — наш друг, товарищ и брат. Почему бы не устроить краудфандинговую кампанию по сбору денег на ваше мероприятие? Обычно люди с радостью вносят пожертвования, а потом приходят посмотреть, на что были потрачены их кровные.

«Приходите, ну, пожалуйста…»

9. Реклама. Реклама, реклама, реклама… и еще раз реклама.

10. Зачем? Наш любимый вопрос, помните? Теперь настало время ответить на него для тех, кого вы хотите увидеть на вашем мероприятии. Емко отразите в рекламном сообщении, зачем к вам, собственно, приходить.

11. Друзья не придут… если их не позвать. Не будьте так уверены, что ваши друзья точно придут без предварительного уведомления. Не стесняйтесь напоминать о себе, а если в вашем event’e участвуют спикеры — попросите их проинформировать о мероприятии и свою аудиторию через доступные им каналы.

12. СМИритесь. Масс-медиа — ваши друзья. Если у вас уже есть свой пул журналистов — заручитесь их поддержкой. Помните, о вашем НКО говорят устами представителей СМИ, а значит, с журналистами нужно уметь общаться. Следите за качеством изданий, которые о вас пишут или снимают видеосюжеты, ведь в этом есть прямая связь с вашей репутацией (и репутацией вашего мероприятия)

13. Социальные сети. Весь мир сейчас в соцсетях. Если упоминаний о вашем мероприятии нет в Фейсбуке, Твиттере, Инстаграме или Вконтакте, то считайте, что вашего event’a просто не существует. У вас также должен быть свой хэштег мероприятия (желательно запоминающийся). Не стесняйтесь проплачивать рекламу в соцсетях, ведь она работает лучше, а стоит дешевле.

14. Видео с котиками. Нет, необязательно, конечно, с котиками, но свой след на платформе YouTube вы непременно должны оставить. Воспринимайте ее как отдельную площадку для рекламы вашего мероприятия, которая при должном применении может оказаться лучшей среди прочих. Снимайте видео-приглашения, процесс подготовки — в общем, все, что может оказаться интересным вашим зрителям.

15. Блогеры! Скоро этот пункт будет объединен с пунктом «СМИ», но пока о нем нужно говорить отдельно. Некоторые блогеры давно обогнали по популярности самые известные телеканалы, и с этим нужно считаться. Видеоблогеры очень охотно идут на контакт с НКО, поэтому не упустите шанс познакомиться с кем-нибудь, кто может быть интересен вашей аудитории, либо наоборот — вы можете быть потенциально интересны его подписчикам.

16. Онлайн-регистрация или никакой вообще. Регистрация на мероприятие может понадобиться в разных ситуациях. Если она вам все же нужна, то используйте онлайн-сервисы (электронную почту, Google Docs и так далее) и социальные сети. Любой другой способ — это неудобно и в 95% случаях отпугивает потенциальных посетителей.

Поделим пьесу по ролям

17. Все в одиночку… это плохо. Даже если ваш НКО состоит из двух человек, распределите обязанности. Как вы уже понимаете, чем больше в вашей организации людей, тем больше усилий должно быть вовлечено в проект. Не стесняйтесь делегировать полномочия, нагружать и просить поучаствовать. Когда за все отвечает один человек — это либо голливудский фильм, либо все идет очень тяжело.

18. Любите спонсоров. Нисколько не стесняйтесь уделять больше внимания тем, кто напрямую помогает вам средствами — будь то гранты от фондов или просто жертвователи больших сумм. Даже если и ваши, и их помыслы целиком состоят из искренности и добродетели, почувствовать себя особенным хочется каждому. Это, в свою очередь, сподвигнет других пожертвовать вам больше.

19. «Вам понравилось?» Будьте готовы к хорошим, а особенно к плохим отзывам о вашем мероприятии. Более того, сами просите оставить для вас фидбэк, даже если вы и так знаете, что прошло хорошо, а что вам не очень удалось. Любая критика способна помочь, а любая похвала воодушевляет на новые подвиги.

20. В свет софитов! Соберите все свои манеры, природное обаяние и лучезарную улыбку и выходите с этим к публике. Или учитесь прятаться, ведь есть два варианта организаторов мероприятий: «Санта-Клаусы», которые творят добро и счастье, при этом оставаясь невидимыми, и «Депутаты», которые стараются сделать все, так сказать, от первого лица. Выбирайте близкий вам вариант и вперед!

21. «Все хорошо?» Не стесняйтесь спрашивать у гостей, нравится ли им все происходящее на данный момент. Так вы сможете держать руку на пульсе и устранять какие-либо недочеты (например, убавить мощность кондиционера), о которых гости зачастую стесняются говорить на самом мероприятии, зато любят в красках рассказать о них после.

22. «Вы прирожденный оратор!» Риторическая подготовка в жизни не помешает никогда. Если вы стесняетесь говорить на публике или вовсе не умеете, запишитесь на пару уроков риторического мастерства и ораторского искусства. Проверено, что каких-то два занятия многократно увеличивают вашу лингвистическую привлекательность (а вместе с ней и природную).

23. Приоденьтесь! Да, это очевидный пункт, в котором мы ненавязчиво просим вас не являться на ваш event в спортивном костюме, если только мероприятие изначально этого не подразумевает.

24. Не нервничайте! Хм, нам, конечно, это легко говорить, но хотя бы постарайтесь. Попробуйте сами проникнуться вашим событием, несмотря на то, что вы знаете о нем абсолютно все. Тем более, нервозность имеет свойство передаваться, лучше этого не допускать.

25. Готово, вы восхитительны!

Любое мероприятие — это стресс. Особенно для НКО, которые привыкли существовать без большого количества средств. Но то, что можно выжать из одного event’a, с легкостью перекрывает все возможные финансовые и эмоциональные потери. Поэтому если вы еще не решились — решайтесь, а если уже решили — дерзайте! Удачи!

10 советов по организации успешного мероприятия

Инструменты

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

—

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

Вы должны включить Javascript в вашем браузере для оптимальной работы сайта и отображения разделов полностью.

Как организовать успешное мероприятие – 10 советов по организации идеального мероприятия

Планировать мероприятие сложно. Период.

Планирование мероприятия и организация небольшой встречи с участием всего пяти человек может оказаться непростой задачей, особенно если вы впервые.

Затем представьте, что вы планируете масштабный концерт с известным ди-джеем в качестве хедлайнера и 100 000 посетителей. Вы можете себе представить головную боль?

Однако, несмотря на то, что планирование мероприятия может быть сложной задачей, оно также может быть захватывающим и стоящим. Кроме того, как только вы освоитесь, планирование мероприятий — это не совсем высшая математика, и если вы знаете секреты, даже планирование масштабного мероприятия может быть легкой задачей.

Здесь мы поделимся этими секретами, и, хотя каждое событие, безусловно, уникально, в этом руководстве мы предложим несколько действенных советов и лучших практик, которым вы можете следовать для любого события.

С учетом вышесказанного, вот некоторые из наиболее важных советов, которые вы можете попробовать прямо сейчас, чтобы организовать успешное мероприятие:

1. Начните как можно раньше

Золотое правило планирования мероприятия: начинайте планировать как можно скорее как вы можете .

Если ваше мероприятие относительно большое (т.е. более 500 участников), то в действительности вы должны начать планировать мероприятие как минимум за четыре месяца, а в идеале за шесть месяцев.

Даже для небольших мероприятий планируйте мероприятие как минимум за месяц.

Мероприятие, как мы знаем, может включать в себя множество различных движущихся частей, поэтому, планируя заранее, вы получите больше вариантов для различных элементов мероприятия: варианты места проведения, варианты спикеров/талантов, варианты спонсорства, варианты маркетинга и т. д. на.

Чем больше у вас вариантов, тем выше шанс, что вы сможете это осуществить, и точка.

2. Определите цель и задачи вашего мероприятия

Прежде чем взяться за планирование мероприятия, очень важно ответить на самый важный вопрос: 

Почему вы вообще проводите это мероприятие? .

Какова цель мероприятия? В некоторых случаях это может быть очень очевидно, но в других случаях это может быть не так.

Основываясь на цели мероприятия, вы можете решить, какой тип мероприятия вы собираетесь организовать, но особенно это поможет определить цели события.

Если, например, это мероприятие планируется в поддержку запуска нового продукта, то цели могут быть следующими: 

• 1000 социальных сетей отслеживают страницу нового продукта в социальных сетях
• 1000 взаимодействий и взаимодействий в социальных сетях
• 1000 предзаказов на запущенный продукт

И так далее.

Ставьте цели с помощью количественных показателей, чтобы вы могли измерять свой прогресс в их достижении, а также в обеспечении того, чтобы ваша команда достигла их.

3. Заблаговременно определите свой бюджет

Мы упоминали о важности планирования вашего мероприятия как можно раньше, но особенно важно как можно раньше оценить свой бюджет.

Ваш бюджет будет определять множество различных элементов вашего мероприятия, поэтому, хотя вам не обязательно иметь все в камне, важно, по крайней мере, иметь предварительную оценку вашего бюджета, прежде чем планировать что-либо еще.

Некоторые из важнейших элементов, которые вы должны включить в свой бюджет: 

• Место проведения: как стоимость аренды, так и необходимая страховка. Для виртуальных событий вы можете пропустить это.

• Питание: все расходы, связанные с едой и напитками

• Украшение: говорит само за себя

• Развлечения: спикеров, талантов, исполнителей, экспонентов и так далее. Также учитывайте расходы на проезд и проживание.

• Маркетинг: подумайте, как вы собираетесь продвигать свое мероприятие и по каким каналам

• Программное обеспечение: программное обеспечение для управления мероприятиями, программное обеспечение для продажи билетов на мероприятия, CMS и т. д.

• Затраты на оплату труда: сотрудников и волонтеров, включая их проживание
• Непредвиденные обстоятельства: очень важно. Запланируйте не менее 20 % своего бюджета на непредвиденные обстоятельства, чтобы избежать неожиданностей в пути

После того, как вы найдёте поставщиков, обязательно обновите бюджет, указав свои фактические расходы. Это поможет вам оценить эффективность вашего мероприятия.

4. Определите свою целевую аудиторию

Еще один очень важный фактор, который следует учитывать на раннем этапе, — определить и понять , кто является вашей целевой аудиторией.

Вы можете определить свою целевую аудиторию на основе целей и задач вашего мероприятия или наоборот: определить цели мероприятия на основе вашей целевой аудитории.

Тем не менее, постарайтесь собрать как можно больше информации о ваших целевых посетителях: демографические данные, поведение и особенно то, что мотивирует вашу аудиторию потенциально посетить ваше мероприятие.

С другой стороны, также попытайтесь определить потенциальные препятствия, которые могут помешать им зарегистрироваться на ваше мероприятие и/или выбрать конкурирующие мероприятия.

5. Выбор идеального места проведения

Для мероприятия с личным участием выбор места может буквально решить или разрушить ваш успех.

Если это повторяющееся мероприятие, то дата мероприятия может быть уже установлена, поэтому ваши варианты места проведения также могут быть ограничены. Однако, если это совершенно новое мероприятие и/или у вас есть достаточно места для маневра, чтобы выбрать дату мероприятия, вам следует учитывать следующие факторы: 

• Опять же, если это большое событие, убедитесь, что у вас есть по крайней мере 4-6 месяцев, чтобы спланировать его, чем больше, тем лучше.
• В большинстве случаев избегайте периодов школьных каникул, так как в это время места, как правило, дороже
• Обратите внимание на национальные и религиозные праздники
• Согласуйте даты с вашими ключевыми спикерами, VIP-гостями и другими ключевыми участниками

После того, как вы определились с датой мероприятия (по крайней мере, с приблизительными сроками), вы можете приступить к поиску потенциальных площадок.

Вот несколько соображений при выборе идеального места для вашего мероприятия: 

• Размер: зависит от количества участников, которых вы планируете пригласить. Также подумайте, нужны ли вам отдельные комнаты в зависимости от типа вашего мероприятия.

• Место: , если это местное мероприятие, то место проведения должно быть достаточно близко к домам или местам работы целевых посетителей. Если вы планируете привлекать посетителей из других городов/стран, убедитесь, что место проведения находится достаточно близко к аэропорту и станции 9. 0046

• Парковка: имеет ли место достаточно большую парковку и/или достаточно легко добраться на общественном транспорте

• Доступность: выберите факторы доступности, такие как туалеты для всех полов, доступные входы/лифты, переводчики и другие факторы.

• Страховка: требуется ли вам приобрести дополнительную страховку, которая может увеличить общую стоимость

• Акустика: акустическое состояние помещения, особенно важное для проведения конференций и основных выступлений
• Расходы: говорят сами за себя, но также учитывайте скрытые расходы и возможные сборы за отмену бронирования.

6. Создайте письменный план мероприятия

После того, как вы оценили свой бюджет и установили хотя бы примерный график проведения мероприятия, вам следует разработать письменный план мероприятия в качестве дорожной карты для его успеха.

Наличие комплексного плана мероприятий значительно поможет вам в управлении вашей командой и координации волонтеров, а также может помочь в поиске талантов и спонсоров.

План мероприятия должен охватывать следующие элементы мероприятия: 

• Место проведения
• Логистика
• Управление питанием
• Спикеры/таланты
• Ведущие
• Расписание/график
• Развлечения
• План продвижения
• Управление регистрацией (программное обеспечение для регистрации событий, оплата событий, отслеживание, регистрация на месте)
• Спонсорский план и управление
• Обязанности волонтера

В зависимости от вашего мероприятия вы также можете добавить дополнительные элементы в план мероприятия, и вам также следует рассмотреть возможность разработки подробного графика/расписания, сопровождающего план мероприятия.

Не забывайте обо всех деталях, таких как необходимые контракты, страховые полисы, разрешения и логистика каждого отдельного элемента. Если вы проводили предыдущие мероприятия, особенно с похожими типами, вы также можете использовать прошлые данные и документацию при создании этого плана мероприятий.

Даже если ваша команда довольно мала, или даже если вы планируете провести мероприятие самостоятельно, не недооценивайте важность наличия написан план , который может сильно помочь в жонглировании различными элементами мероприятия и распределении ответственности.

7. Создайте сильный бренд

Одна из ключевых задач при проведении мероприятия — выделить его среди конкурентов.

Таким образом, не стоит недооценивать важность уникального и легко запоминающегося названия события. Определите общую тему мероприятия, а затем проведите мозговой штурм, чтобы найти сильное название бренда, учитывая:

• Каково уникальное ценностное предложение вашего мероприятия (УЦП)? Что отличает его от других мероприятий в вашей нише?
• Каковы цель и задачи мероприятия? (Как мы обсуждали выше)
• Каковы основные составляющие вашего мероприятия?
• Проверьте названия других событий, особенно ваших прямых конкурентов
• Убедитесь, что название события легко произносится и запоминается, но в то же время уникально
• Создайте сильный и уникальный логотип, сопровождающий название мероприятия
• Не обязательно, но вы также можете создать слоган для своего мероприятия, короткий, но уникальный слоган, описывающий суть вашего мероприятия

8.

Создайте свою команду по проведению мероприятий

Если вы планируете мероприятие исключительно самостоятельно, то можете пропустить этот пункт. Однако всегда лучше разделить нагрузку с другими, даже если это относительно небольшое мероприятие.

Команда мероприятия не должна быть слишком большой, но крайне важно назначить менеджера мероприятия/менеджера проекта (если это не вы) для руководства и наблюдения за всей командой.

Назначьте роли и обязанности для разных людей в вашей команде. Если это довольно небольшая команда, вы можете позволить одному человеку выполнять несколько ролей.

Вот некоторые общие роли в команде мероприятия:

• Управление площадкой: управление всем, что связано с площадкой, в том числе общение со спикерами и спонсорами на площадке

• Спикеры/таланты: обеспечение талантов и управление их потребностями

• Кейтеринг: обработка продуктов питания и напитков

• Реклама/маркетинг: как вы собираетесь продвигать свое мероприятие

• Управление персоналом/волонтерами: управление кадровым аспектом вашего мероприятия

Назначая роли разным членам команды, вы обеспечиваете ответственность каждого члена команды мероприятия и, таким образом, можете повысить производительность и увеличить шансы на успех мероприятия.

Наличие надежной платформы управления мероприятиями, такой как Eventtia, также поможет вам управлять всей командой, делегировать задачи и отслеживать прогресс каждого члена команды в соответствии с их обязанностями.

9. Поиск спонсоров

Составьте список целевых спонсоров, которых вы хотели бы поддержать на своем мероприятии.

Для каждой из этих компаний лучше всего провести тщательное исследование. Помните, что спонсорство — это двусторонняя сделка . Вы также должны попытаться выяснить, как они могут извлечь выгоду из вашего мероприятия, вместо того, чтобы сосредотачиваться исключительно на вашей выгоде.

Попробуйте привлечь спонсоров, которые: 

• уже спонсировали мероприятие, поэтому понимают ценность спонсирования мероприятия
• Имеет схожую с вашей целевую аудиторию, не обязательно идеально подходит, но наличие общих клиентов может определенно помочь
• Предлагайте дополнительные услуги к тому, что предлагает ваш бизнес/мероприятие

На основе ваших исследований создавайте персонализированные предложения с индивидуальными спонсорскими пакетами. Не бойтесь проявлять творческий подход и предлагать уникальные спонсорские преимущества, когда это возможно.

10. Создание маркетингового плана

Независимо от того, насколько хорошо вы спланировали свое мероприятие: найдите лучшее место, выступите с лучшим в отрасли спикером, наилучшее развлечение и т. д., ваше мероприятие обречено на провал, если вы сможете не обеспечить достаточное количество посетителей.

Крайне важно также подумать о том, как вы собираетесь продвигать свое мероприятие, а в маркетинге событий лучше всего разделить свои маркетинговые усилия на несколько этапов: 

• Перед запуском: вы можете запустить кампании «сохраните дату». в социальных сетях, маркетинге по электронной почте и других каналах, чтобы начать создавать шумиху для вашего мероприятия

• «Ранняя пташка»: продажа билетов «ранней пташки» для повышения осведомленности, а также для обеспечения денежного потока

• Объявление хедлайнера: объявление основного докладчика или хедлайнера

• Дополнительное объявление: анонсирование других спикеров, привлекательные темы сессий и т. д.

• Последний звонок: последний шанс получить раннюю цену

• Закрытие регистрации: окончание регистрации

• После мероприятия: кампании « спасибо», отправка опросов после мероприятия и т. д.

Вы можете использовать различные каналы продвижения вашего мероприятия: реклама, маркетинг в социальных сетях, рассылка пресс-релиза о мероприятии, маркетинг по электронной почте и т. д.

Однако наилучший подход заключается в разработке маркетинговых мероприятий на основе ваших целевых посетителей: их поведения в Интернете, того, как они узнают о новых событиях, какие каналы они посещают и т. д. Итак, опять же, проведите тщательное исследование рынка и соберите как можно больше информации.

Хотя планирование и организация успешного мероприятия может быть непростой задачей, 10 советов, которые мы поделились выше, могут стать для вас прочной основой при планировании следующего успешного мероприятия.

Прежде всего, секрет успешной организации мероприятия заключается в глубоком понимании ваших целевых посетителей: чем лучше вы понимаете, как вы можете принести им пользу, тем больше вероятность того, что вы сможете разработать для них «идеальное» мероприятие, и тем выше будет шанс на успех.

 

10 советов по организации успешного мероприятия

Если вы когда-либо организовывали мероприятие, то знаете, что не все идет по плану и вам приходится сталкиваться с различными проблемами. Когда я организовывал свое первое мероприятие, мне рассказали о правиле смешной утиной морды. Это правило гласит, что снаружи вы должны выглядеть спокойно и умиротворенно. Но на самом деле вы энергично гребете ногами под водой, чтобы удержаться на плаву. Однако об этом никто не должен узнать. Я по сей день считаю, что это самое ценное правило.

Организация мероприятия — непростая задача. Но я могу выделить 10 ключевых моментов, которые вы должны иметь в виду, чтобы все прошло хорошо.

1. Определите назначение и формат

Это кажется довольно очевидным, но стоит критически подойти к этому вопросу. Максимально конкретно сформулируйте свою цель: хотите ли вы донести знания до участников; выразить благодарность партнерам; собрать средства на проект или подарить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: его концепция, сроки и продолжительность, распределение ролей внутри команды, планировка зала, кейтеринг и звук.

Старайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Взгляните на «неконференцию», ПечаКуча, формат TED, тематические бранчи, онлайн-мероприятия, мероприятия под открытым небом. Важно то, что ваш формат помогает достичь цели мероприятия.

2. Уделите достаточно внимания планированию

План должен включать логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный для всей команды, где каждый участник сможет видеть задачи других и общую картину. Сначала подготовьте список основных задач, а затем максимально подробно изложите их в виде конкретных шагов, которые необходимо выполнить. В плане важно обозначить временные рамки: время, необходимое для выполнения задачи. Его часто недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидали.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, такие программы, как Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Даже простой Excel не подведет.

3. Составьте свой бюджет с учетом непредвиденных ситуаций

Посмотрите список задач и отразите их в своем бюджете. Также стоит подумать о запасе на случай непредвиденных ситуаций. Например, у меня на работе был случай, когда в день пленэра пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и перевозить все оборудование и мебель. О таких вещах лучше подумать заранее и быть готовым к ним финансово.

Как вариант, вы можете использовать этот шаблон бюджета, адаптировать его или создать свой собственный.

4. Дьявол кроется в деталях

Если вы хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как они будут регистрироваться, кто и как будет приветствовать участников, какая музыка будет играть, есть ли у вас интересный фотоуголок, как выглядят ваши презентации и как одета ваша команда, что делать в перерывах.

Например, при регистрации участникам может быть предложено посетить краткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информационное видео.

Попробуйте удивить людей и создать вау-эффект, превзойти их ожидания в самых обычных вещах. Это именно то, что создает ощущение события.

5. Проверить местоположение и иметь план B

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе выбора. В самый неожиданный момент может оказаться, что в холле не работает кондиционер, нет туалетов для инвалидов или техника не проходит через дверь. Поэтому проверяйте такие вопросы заранее.

Однажды я провел конференцию на 50 человек, и через час после начала мероприятия владелец помещения попросил освободить место без объяснения причин. В итоге мы провели часовую тренировку с участниками в соседнем парке, пока не нашли новое место. Вы можете думать, что с вами такой ситуации не случится, но всегда лучше иметь план Б.

6. ​​Распределить обязанности

Очень важно распределять задачи между участниками команды не только на этапе подготовки, но и во время мероприятия. Распределите обязанности по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то – за приветствие спикеров, кто-то – за оборудование, питание, общение с прессой и т. д. У каждого человека должна быть своя зона, которую он должен нести ответственность на протяжении всего времени проведения мероприятия.

Дайте каждому члену команды документ с назначенными обязанностями, чтобы каждый человек знал, к кому обращаться по любому конкретному вопросу.

7. Расскажите аудитории о мероприятии

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения события. Тип мероприятия, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определяют ваш маркетинговый подход. При выборе медиа-партнеров ориентируйтесь на тех, кто нацелен на вашу аудиторию. Лучше иметь несколько партнеров, но целевых, чем рассказывать о событии всем и каждому.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что он краток и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Обратите внимание на сервис

Убедитесь, что ваша команда следует правилу утиной морды. Будьте дружелюбны к участникам, спикерам и партнерам. Постарайтесь решить их проблемы или вопросы и оправдать их ожидания, даже если вы устали и не все идет по плану. В конце концов, люди помнят то, как с ними обращались, и атмосферу, а не то, что оратор говорил на сцене.

9. Провести финальную проверку за 24 часа до мероприятия

Убедитесь, что вы проинформировали участников о том, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли понимают свои задачи и обязанности и готово ли пространство. Для этого вы можете составить контрольный список, подобный этому.

Аналогичный чек-лист можно составить для проверки подготовки в день мероприятия: все ли на месте, работает, делается в срок.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пусть она будет у каждого члена команды и волонтеров. Кроме того, дайте всем основной контактный телефон для связи друг с другом в случае чрезвычайной ситуации.

10. Запросить отзыв

Вероятно, вы будете уставшими и счастливыми после мероприятия, но вам будет сложно дать объективную оценку тому, как все прошло. Вот почему попросите участников заполнить печатную форму оценки в конце мероприятия или онлайн-форму, когда они вернутся домой. Попросите их оценить различные аспекты мероприятия: логистику, спикеров, локации и работу организаторов. Эта информация поможет вам избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших мероприятий.