Организовать корпоратив: Как организовать корпоратив

Содержание

Как организовать корпоратив

Этот вопрос встает перед каждым руководителем или менеджером по персоналу минимум раз в год. Крупные компании могут позволить себе обратиться в event-агентство и заказать праздник «под ключ». Но как же быть фирмам поменьше, финансовые возможности которых ограничены? Чаще всего их сотрудникам приходится брать все хлопоты по проведению мероприятия на себя. Не за горами любимый праздник россиян — Новый год, а значит, по всей стране будут греметь вечеринки, в том числе и корпоративные. Подготовка к такому событию занимает немало времени, поэтому стоит начать ее заранее, а не за неделю до дня «X». Ведь выбор подходящего места, программы и меню, музыки и артистов — задача не из легких! Чтобы праздник удался на славу, мы решили составить для вас небольшую памятку.

Шаг первый. Определитесь с количеством участников, датой и бюджетом торжества. От этого будет зависеть вся дальнейшая подготовка.

Шаг второй. Выберите тему корпоратива. Вариантов множество! От кругосветного путешествия до бала-маскарада, от дискотеки 90-х до вручения Оскара. При выборе в первую очередь стоит ориентироваться на возраст сотрудников и, конечно, на их пожелания. Ведь важно, чтобы на празднике все чувствовали себя комфортно. Если времени до заветного дня еще много, можете даже ненавязчиво провести опрос среди коллег и узнать их предпочтения по тематике вечеринки.

Шаг третий. Найдите подходящий ресторан или банкетный зал. Помогут в этом сайты служб бронирования, например «Ресторанный рейтинг» или «Рестоклаб». Основные критерии отбора: удобство месторасположения, вместимость, стоимость банкетного меню. Посмотрите фотографии, почитайте отзывы и (обязательно!) съездите лично в выбранные заведения, ведь даже самые качественные фотографии не могут до конца передать атмосферу места. В случае с рестораном — уточните у администрации, сколько будет стоить его закрытие, если вы остановитесь на банкетном зале — выясните, какова стоимость аренды. Узнайте, можно ли заказать алкоголь, если нет — есть ли пробковый сбор (и какой!). Поинтересуйтесь, есть ли сервисный сбор за обслуживание и сколько процентов он составляет, чтобы в дальнейшем это не для вас оказалось неприятным сюрпризом. Многие рестораны включают сервисный сбор в общий счет за мероприятие. Если выбор сделан, забронируйте зал и внесите предоплату, заключите договор с заведением.

Шаг четвертый. Выберите ведущего — посмотрите видео с мероприятий, почитайте отзывы. Плюсом будет наличие праздничного реквизита. Расскажите, какая тематика вам нравится, какие идеи хотелось бы воплотить в жизнь. Спустя какое-то время ведущий предложит вам сценарий. Если вам все понравится, смело заключайте договор и вносите предоплату, чтобы забронировать дату.

Шаг пятый. Закажите артистов и шоу (танцевальное, фаер-шоу и так далее), если это необходимо. Исполнителей вам может порекомендовать ведущий.

Шаг шестой. Как правило, за полторы-две недели до праздника, Вам нужно будет встретиться с банкетным менеджером и утвердить меню. Постарайтесь учесть вкусы всех сотрудников, в том числе вегетарианцев. Что касается алкоголя, то следует купить или заказать в заведении алкоголь нескольких видов, но в умеренном количестве. Тем более, если следующий день за корпоративом рабочий.

Шаг седьмой. Решите вопрос с трансфером. Будут ли сотрудники добираться сами? Если да, то узнайте, как проще всего это сделать и сообщите информацию коллективу. Если до места проведения мероприятия “своим ходом” добраться сложно, необходимо организовать трансфер от офиса или ближайшей к нему станции метро и обратно. Обратитесь в транспортную компанию, предварительно почитав о ней отзывы, и заключите договор.

Шаг восьмой. Сообщите коллегам о предстоящем корпоративном вечере на совещании и продублируйте информацию по электронной почте. Напишите дату, время, место, как добраться до заведения, тематику вечера, дресс-код.

Шаг девятый. Подготовьте сувениры для конкурсов и необходимый реквизит, если об этом просил ведущий. Также стоит задуматься о подарках и грамотах для коллег.

Шаг десятый. Постарайтесь сделать так, чтобы как можно больше сотрудников пришло на корпоратив. Например, расскажите им, что на празднике состоится розыгрыш ценных призов. Иногда руководители даже применяют штрафные санкции в случае неявки на корпоратив, но такие «драконовские» меры чаще всего излишни. Люди, как правило, и сами хотят повеселиться и отметить с коллегами окончание года.

Шаг одиннадцатый. За несколько дней до мероприятия созвонитесь с менеджером ресторана или банкетного зала, ведущим, артистами, представителем транспортной компании и убедитесь, что ваши договоренности в силе.

Шаг двенадцатый. Накануне мероприятия проследите, чтобы в ресторан привезли алкоголь и другие напитки, если у Вас есть такая договоренность с заведением.

Итак, все готово к празднику.

Желаем Вам отличного корпоративного вечера в компании довольных коллег!

как правильно организовать мероприятие — Офтоп на vc.

Ах, эта прекрасная предновогодняя пора. Время годовых отчетов, горящих дедлайнов, лихорадочной суеты и мигающих гирлянд, способных вызвать приступ эпилепсии даже у здорового человека. Сезон корпоративов и свежего урожая статей с советами о том, как образцово повеселиться и не опозориться.

6878 просмотров

Период выбрасывания денег на мероприятия, которые не влекут за собой никаких долгосрочных выгод и мало кому нравятся. Каких ошибок нужно избегать, чтобы провести эффективное корпоративное мероприятие?

Теоретически корпоратив — это эффективный управленческий инструмент. В идеальном мире он должен помочь новичкам быстрее влиться в коллектив и сплотить всех сотрудников. Дать понять работникам, что они являются неотъемлемой частью успеха бизнеса. А главное — замотивировать на трудовые подвиги.

Реальность сильно отличается. На деле корпоративные мероприятия иногда открывают портал в ад. Их проведение приводит к постыдным эпизодам, громкой нецензурной брани, а порой даже к рукоприкладству.

И все это работодатель оплачивает из своего кармана.

Какой корпоратив эффективен для работодателя?

Тот, что организован не просто для галочки. В основе хорошего мероприятия — решение определенных бизнес-задач. Праздник ради праздника — это путь в никуда. У корпоратива должна быть цель. Если у вашей компании ее нет и ничего кроме «спасибо» сотрудникам вы сказать не хотите, лучше порадуйте их премией. Сервис по поиску работы Superjob выяснил, что большинство россиян (74 %) при наличии выбора предпочли бы деньги.

Как вариант, можно подарить работникам дополнительный выходной. Поверьте, они оценят его выше банального банкета. Так вы действительно повысите лояльность сотрудников к фирме, а еще избежите ряда проблем и негативных последствий, которые обычно возникают во время и после проведения корпоративов. Если все же планируете организовать мероприятие для коллектива, делайте это правильно. Ниже несколько мыслей на заданную тему.

Мысль 1: проведите опрос среди сотрудников

Полезно узнать представление вашего персонала об идеальном корпоративе. Для этого можно провести анонимный опрос, используя такой инструмент, как Google Forms или Survey Monkey, например. Сотрудники должны быть вовлечены в процесс планирования. Это даст почувствовать, что их мнение ценится. Позвольте им контролировать хотя бы один аспект мероприятия, будь то еда, музыка, культурная программа или время проведения корпоратива.Когда вы спрашиваете у работников, что они хотят, а затем предоставляете им это, то повышаете уровень удовлетворенности и лояльности. Не забудьте в конце вечера или на следующий день собрать обратную связь. Это позволит учесть ошибки и сделать следующее мероприятие еще более эффективным. Поверьте, сотрудники будут благодарны за все ваши усилия и старания.

Мысль 2: не делайте корпоратив принудительным

Когда компания устраивает мероприятие вне рабочего времени, посещение должно быть добровольным. Если кто-то из сотрудников откажется приходить на корпоратив, просто пожелайте счастливых праздников. Положите на стол поздравительную открытку или небольшой подарок. Не стоит воспринимать отсутствие работника на мероприятии как личную обиду. Многие руководители оценивают таким образом лоялен ли сотрудник, трудолюбив или что-то еще. Это неверная позиция. Кому-то не с кем оставить ребенка, кто-то запланировал на это время поездку к родственникам, а у кого-то просто слишком ревнивый супруг.

Что касается самого корпоратива, на нем тоже не нужно заставлять персонал принимать участие во всех придуманных вами активностях, таких как игры, конкурсы или викторины. Не давите. Пусть участвуют только, если к этому готовы. Признайте, что не все любят развлечения подобного рода.

Мысль 3: не устраивайте мероприятие в офисе

Ваши сотрудники проводят на работе, как минимум, треть суток. Их мозг научился ассоциировать офисное пространство с профессиональной деятельностью и всеми эмоциями, которые ее сопровождают. Гиперответственным людям будет тяжело расслабиться и отвлечься, они просто не смогут забыть о рабочих задачах и горящих проектах. Также есть опасность наделить офис неформальными ассоциациями. Воспоминания о фривольных танцах коллег будут в будущем мешать рабочему процессу.

Если же организовать выездное мероприятие не получается, сделайте все возможное, чтобы визуально изменить привычное пространство. Постарайтесь убрать мебель, спрячьте офисное оборудование за украшениями, включите праздничную музыку, поменяйте освещение — преобразуйте место проведения корпоратива так, чтобы сотрудники смогли увидеть его по-новому.

Мысль 4: не отнимайте личное время

Если вы собираетесь провести по-настоящему успешный корпоративный праздник, подумайте о том, чтобы организовать его в рабочее время. Почему? Во-первых, это гарантирует, что все будут присутствовать. Во-вторых, не затронет личные планы вашего персонала. К примеру, перед Новым годом большинство людей испытывают стресс, балансируя между семейными мероприятиями, школьными собраниями и покупками подарков близким. Ничто так не омрачает настроение, как корпоратив в нерабочее время, на которое были запланированы совершенно другие занятия.

Мысль 5: скажите «спасибо» лично

Корпоратив в шикарном месте с интересной и продуманной программой — это хорошо. Но главная задача — поблагодарить и оценить персонал. Помимо общепринятой торжественной речи со сцены, имеет смысл подойти к сотрудникам, чтобы лично выразить признание за вклад в работу. Поинтересуйтесь также тем, что происходит в их жизни. Если кто-то переживает не лучшие времена, уточните, нужна ли какая-либо помощь со стороны компании или нет. Это хороший способ показать своим работникам, что вы заботитесь о них.

ПослесловиеЕсть масса людей, которые терпеть не могут корпоративы. И тому могут быть множество причин, например, неудачный прошлый опыт посещения подобных мероприятий. Готовы поделиться личными историями? Можете вспомнить самый запоминающийся или самый дикий корпоративный праздник?

Пишите в комментариях свои истории, уверен, что жизнь намного интересней любых, даже самых смелых фантазий.

Например, однажды на корпоративном празднике в компании, где я раньше работал, один из гостей мероприятия ушел в реку.

Дяденька просто встал из-за стола, пошел навстречу речной волне и исчез. По началу никто не понял, что происходит и останавливать ходока не стали. Ну, пошел человек на берег и пошел. Кто ж знал, что он в воду полезет.

Дело было к вечеру. Обратно товарищ не возвращался, на телефон не отвечал. Я, организовывавший этот праздник жизни, HR, СБ, руководство компании и коллектив бухгалтерии в полном составе были в шоке. Волосы медленно приобретали благородный седой цвет и готовились покинуть наши затылки. К ночи к нам приехали ребята из МЧС и мы как в мультфильме «Ежик в тумане» кричали в слепую ночь: — Лошадка…

Ночь была бессонной, мысли черными, перспективы бледными. Все это продолжалось до момента, пока дядя не пришел на работу. Отдохнувший и довольный. Оказалось, что человек доплыл до соседнего берега и пошел домой пешком. Телефон товарища, естественно, не пережил встречи с водоемом и приказал долго жить, поэтому он был вне зоны доступа. С тех пор, для корпоративных HR мероприятия рядом с водой были табу.

P.S. С наступающим! Имперского чада кутежа и дичайшего угара всем нам в Новом году, например.

Упрощенное руководство по планированию корпоративных мероприятий

Вы планируете организовать мероприятие для своей компании? Вы знаете, с чего начать? Что важно при организации корпоратива? В этой статье я отвечу на эти вопросы и проведу вас через процесс планирования корпоративного мероприятия.

Что такое корпоратив?

Запуск нового продукта, мероприятие, посвященное достижениям вашего отдела маркетинга или продаж, или командный пикник на природе — все это примеры корпоративных мероприятий.

Корпоративное мероприятие, организованное компанией, может быть сосредоточено на ее сотрудниках (мероприятия по созданию команды, корпоративные встречи) или на ее клиентах (торговые выставки, мероприятия по оценке клиентов, запуск продуктов). Первое — отличный способ оценить своих сотрудников и дать им понять, что их ценят в организации. Ведь сотрудники – это самый ценный ресурс для любой компании.

Корпоративные мероприятия имеют важное значение для компаний, поскольку они предоставляют возможности для появления новых идей на рабочем месте. Кроме того, они могут быть веселыми и одновременно информативными, помогая поднять моральный дух сотрудников и способствовать формированию команды.

При планировании корпоративного мероприятия будьте готовы столкнуться с особыми проблемами, такими как бюджетные ограничения, низкая посещаемость и т. д.

Планирование успешного корпоративного мероприятия сделанный. Вот что нужно понять и позаботиться перед организацией корпоративного мероприятия —

Предварительное планирование мероприятия

1. Постановка целей и задач Тип и цель вашего мероприятия.

Выясните, о чем будет ваше корпоративное мероприятие и какова его цель. Будь то командный пикник, командное совещание или что-то еще, правильная цель поможет вам провести все гладко.

В центре внимания должны быть люди, которые его посещают, поэтому вы должны помнить об их желаниях и ожиданиях. Составьте список вещей, которые ожидают ваши гости, и обязательно включите их в свое мероприятие.

2. Установите бюджет мероприятия

После того, как вы определили цель своего мероприятия, пришло время определить бюджет.

При определении бюджета вы должны учитывать все возможные расходы, связанные с мероприятием. Установите ограничения на свой бюджет, чтобы ограничить себя от перерасхода.

Минимизируйте свои расходы и договаривайтесь о ценах везде, где это возможно. Это поможет вам значительно сэкономить при распределении ресурсов.

3. Составьте список гостей

После планирования бюджета и определения цели пришло время составить список гостей, которых вы хотите пригласить (если это мероприятие для конкретного клиента), или создать привлекательный пригласительный билет для ваших сотрудников. (если это внутреннее событие).

Предварительное определение аудитории поможет вам правильно выбрать необходимое оборудование и услуги.

Создавайте уникальные и инновационные открытки, которые выглядят невероятно, и раздавайте их своим посетителям. Если ваша цель — привлечь или развлечь клиентов, разошлите приглашения за одну-две недели до мероприятия.

4. Выберите место

Теперь, когда вы закончили со списком гостей, следующим заданием будет выбор места. Главное – выбрать место, которое сделает мероприятие незабываемым.

При этом помните о своем бюджете. Выберите место, которое понравится вашей целевой аудитории, которое оценят ваши сотрудники. Кроме того, у вашего места проведения должна быть тема, отражающая цель мероприятия.

Выберите подходящую дату, избегая значительных праздников, и забронируйте место проведения заранее, чтобы избежать каких-либо осложнений в последнюю минуту.

5. Тратьте время на маркетинг

Если ваше мероприятие является внешним, вам необходимо потратить время и деньги на его маркетинг и рекламу. Но это не значит, что вам не нужно рекламировать его, если ваше мероприятие является внутренним. Очень важно вызвать волнение у всех ваших посетителей до того дня, когда оно состоится, чтобы создать популярное мероприятие.

Используйте социальные сети для продвижения вашего мероприятия и используйте такие каналы, как создание контента и маркетинг по электронной почте, чтобы вызвать волнение среди посетителей до самого дня мероприятия. Существует множество бесплатных сервисов электронного маркетинга, а также различные инструменты автоматизации социальных сетей для управления вашими учетными записями в социальных сетях.

Вы также можете нанять организаторов корпоративных мероприятий, которые помогут вам продвигать ваше мероприятие и помогут вам в процессе его управления.

Мероприятия с последовательными маркетинговыми кампаниями всегда будут уникальными и более привлекательными.

6. Сделайте все приготовления

После того, как все вышеперечисленное сделано, пришло время сделать все необходимые приготовления к предстоящему событию.

Выберите название и тему для вашего мероприятия и подготовьте все необходимое оборудование и вещи. Если вы планируете церемонию награждения, такие предметы, как подарки, призы, сувениры и сертификаты, должны быть подготовлены заранее. Также не забудьте правильно расставить необходимые вещи, такие как колонки, микрофоны, камеры, стулья, столы, проекторы и т. д.

Решите, какие мероприятия вы будете включать в свое мероприятие, и сообщите о них своим сотрудникам и руководству. Очень важно иметь деятельность, в которой участвуют все ваши сотрудники.

Если вы позаботитесь обо всем этом, ваше мероприятие пройдет гладко и без проблем.

В день мероприятия

7. Отслеживание и оценка

Следите за бюджетом вашего мероприятия, целями, местом проведения и другими факторами, связанными с ним, и следите за тем, чтобы обо всем позаботились. Вы также должны отслеживать все расходы, которые были понесены во время мероприятия. Это один из важнейших аспектов организации корпоративного мероприятия.

Кроме того, оцените успех вашего мероприятия, определив, нравится оно вашим посетителям или нет. Если нет, примите обратную связь и примите необходимые меры, чтобы поднять настроение присутствующим.

8. Собирайте и делитесь идеями

Корпоративное мероприятие — идеальная площадка для сбора и обмена отличными идеями.

Во время мероприятия найдите способы получить от участников идеи по улучшению вашей компании или продуктов.

Некоторые из ваших сотрудников могут провести опрос или взять интервью у участников во время мероприятия, чтобы узнать, что они думают об этом. Это поможет вам включить инновационные идеи в будущие сообщения в блоге или другой контент.

9. Поощряйте участие

Поощряйте участие среди ваших посетителей и побуждайте их веселиться и отдыхать. Когда ваши гости довольны, ваше мероприятие обязательно пройдет успешно.

Если это запуск продукта, то убедитесь, что каждый посетитель принимает участие в демонстрации. Если это командное мероприятие, такое как пикник, убедитесь, что каждый сотрудник участвует в проводимых мероприятиях.

Чтобы все были вовлечены, вы должны провести инновационное и захватывающее мероприятие. Также, если это внутрикорпоративное мероприятие, стоит выделить время, чтобы поблагодарить своих сотрудников.

10. Сеть и установление соединений

Назначьте специального человека, который встретит каждого гостя у двери. Корпоративное мероприятие — идеальное место для встречи с потенциальными клиентами и установления контактов с людьми.

Познакомьте своих сотрудников с гостями и познакомьте всех. Это откроет возможности для новых отношений и связей.

Кроме того, позаботьтесь о том, чтобы ваши посетители хорошо провели время, и не забудьте хорошо провести время сами.

Ретушь после мероприятия

11. Последующая деятельность после мероприятия

Лучший способ завершить успешное корпоративное мероприятие — провести последующее наблюдение после его окончания.

Поблагодарите всех людей за участие в вашем мероприятии, отправив электронные письма. Если вы очень заняты, используйте готовый контент и электронные письма. Кроме того, электронные письма после мероприятия — хороший способ продвижения новых продуктов и услуг.

Установите связи в социальных сетях, чтобы создать репутацию компании и привлечь клиентов. Проведите опрос среди посетителей, чтобы узнать их мнение о мероприятии. Это поможет вам провести лучшее мероприятие в следующий раз.

Заключение

Хотя это может показаться сложной задачей, планирование корпоративного мероприятия может быть веселой и легкой задачей, если вы понимаете, что нужно сделать, и позаботитесь об этом соответствующим образом. Если все запланировано заранее, процесс планирования становится более простым, и все идет гладко.

Вы должны быть творческими, организованными и изобретательными при планировании корпоративного мероприятия. Следите за всеми финансами и ресурсами и следите за тем, чтобы в вашем мероприятии не было недостатков. Ваше мероприятие должно вызвать волнение у посетителей, чтобы они все пришли на него.

Выполнение всех шагов, описанных в этой статье, включая последующий процесс, поможет вам организовать крутой корпоратив. Итак, используйте это руководство по планированию корпоративных мероприятий и организуйте корпоративное мероприятие, которое обязательно будет успешным.

Как спланировать корпоратив

Места

Вы здесь:

Аренда помещения в Лондоне
Блог

В Интернете можно найти сотни статей и блогов, рассказывающих о том, насколько сложной и утомительной является организация корпоративной вечеринки. Не нам.

Разделение процесса планирования мероприятия на достижимые задачи поможет вам оставаться сосредоточенным и выполнять свою миссию по организации отличной вечеринки по одной задаче за раз. Да, это большая работа. Да, есть о чем подумать, но при правильном планировании и нашем удобном чек-листе организация корпоративной вечеринки в Лондоне тоже может быть веселой и полезной.

Каким бы ни был ваш опыт, этот контрольный список должен дать вам базовую основу и уверенность в планировании идеальной корпоративной вечеринки.

Всегда проверяйте отзывы прошлых лет, прежде чем планировать корпоративную вечеринку. Это даст вам представление о том, чего ожидают от вас коллеги и как это улучшить.

Что такое корпоративные мероприятия?

Корпоративные мероприятия классифицируются как любые случайные, социальные или деловые мероприятия, которые организуются и финансируются бизнесом. Корпоративные мероприятия могут охватывать множество различных типов событий. Две основные цели корпоративного мероприятия — продвигать или рекламировать компанию, принимающую его, или укреплять чувство связи между ее сотрудниками. Примеры корпоративных мероприятий могут включать:

Летние вечеринки
Рождественские вечеринки

Спортивные дни
Церемонии награждения
Выставки
Выставки
Тимбилдинговые мероприятия

Начните планировать корпоративную вечеринку как можно скорее

Планирование корпоративной вечеринки требует длительного ожидания ответов и подтверждения от других. Поэтому приступайте к процессу планирования как можно скорее.

Вы конкурируете с другими компаниями за лучшие места и развлечения
Отправка приглашений до того, как сотрудники начнут брать на себя обязательства
Дайте себе больше времени, чтобы проработать мелкие детали
Раннее планирование означает меньшую вероятность того, что что-то пойдет не так
Меньше стресса

Составьте списки

Списки — лучшая вещь на свете для планирования корпоратива. Они не только помогают разбить процесс планирования корпоративной вечеринки на управляемые задачи. Они также помогают вам отслеживать, сколько вы уже достигли и сколько еще осталось сделать.

Сделайте свой список разумным, устанавливая сроки и применяя матрицу Эйзенхауэра к каждой задаче:

Несрочные, но важные
Срочно, но не важно
Срочно и важно
Ни срочное, ни важное

Матрица Эйзенхауэра поможет вам определить порядок выполнения каждой из ваших задач.

Создайте группу по организации мероприятий

Если в вашей компании еще нет группы по организации мероприятий, самое время ее создать. Выберите людей с разными навыками из всей компании. Ваша команда может помочь вам во всем: от распределения бюджета до приглашения и даже уборки после него. Много рук облегчают работу, а наличие хорошей команды по проведению мероприятий может помочь вам справиться с задачей намного быстрее.

Посмотрите в лицо будущему квадрату, сделайте глубокий вдох и начнем…

Как спланировать корпоратив пошагово

Установка бюджета

В самом верху вашего списка срочных и важных дел должна стоять установка бюджета. Выяснить, сколько денег вы должны потратить как можно раньше, очень, очень важно. И это окажет самое большое влияние на тип корпоративной вечеринки, которую вы организуете.

Если деньги, доступные для мероприятия, подлежат обсуждению, возможно, стоит напомнить кошелькам, что существует налоговая льгота на развлечения персонала в размере 150 фунтов стерлингов + НДС в год.

Распределите бюджет

Решая, как распределить бюджет, исходите из того, что наиболее важно для вашей компании, культуры и ожиданий ваших коллег.

Всегда держите немного денег в резерве на случай, если вы понесете непредвиденные расходы по пути.

Назначить дату

Залы в Лондоне быстро заполняются, особенно во время сезона вечеринок. Так что подтверждение даты должно быть следующим, что вы сделаете. Традиционно четверги — самые популярные дни для корпоративов в Лондоне, так как они не отнимают личного времени. Пятницы занимают второе место. Тем не менее, не игнорируйте дни в начале недели, они, как правило, дешевле и предлагают больше гибкости, когда дело доходит до выбора места. Все зависит от культуры вашей компании (и считаете ли вы, что Дебс из бухгалтерии будет счастлива сортировать платежную ведомость с похмелья!).

Быстрый и простой способ установить дату — создать что-то вроде опроса-каракуля с несколькими начальными датами на выбор. Отправьте ссылку на опрос по электронной почте, чтобы вы могли почувствовать предпочтительную дату и получить представление о числах. Не забудьте указать дату RSVP в своих электронных письмах, чтобы не ждать ответов, и обязательно отправьте электронное письмо с сохранением даты, как только вы выбрали дату.

Убедитесь, что выбранная вами дата подходит вашему генеральному директору, членам правления и любым VIP-персонам, которых вы планируете пригласить.

Решите, что это за вечеринка

Когда дело доходит до решения, какую вечеринку вы устраиваете, вот основные моменты, которые следует учитывать…

Высокое или низкое воздействие?
День, ночь или и то, и другое?
На заказ или в упаковке?
Еда, танцы или и то, и другое?
Общий или эксклюзивный?
+1с?
Билеты или бесплатно?

Как найти место для корпоратива

Запишитесь на прием к координатору мероприятий в понравившихся вам местах.

На что обратить внимание при выборе места проведения:

При выборе места крайне важно сделать правильный выбор. Неважно, насколько вы организованы или какое замечательное развлечение вы забронировали, если место проведения не соответствует определенным требованиям, оно провалит мероприятие. Ниже приведены хорошие отправные точки для начала поиска:

Вместимость — подходит ли место для вашего списка гостей?
Местоположение — доступно ли, подходит для такси и общественного транспорта? Если нет, вам, возможно, придется подумать об аренде автобусов или даже о ночлеге.
Помещения — является ли система громкой связи современной и функционирующей? Вам может потребоваться оборудование для выступлений, презентаций и живых выступлений.
Гибкость – будет ли место проведения адаптировать свои пакеты в соответствии с вашими потребностями?

Вопросы организатору мероприятия:

Будет ли организована уборка?
Какие продукты питания вы можете производить?
Какие напитки можно заказать в баре?
Какое оборудование входит в стоимость?
Каковы условия отмены?
Вы предлагаете альтернативу для помещений? (если на открытом воздухе)
Включает ли предложение все, что вам нужно?

Обязательно узнайте у залов, сколько других групп они уже забронировали и насколько они велики, когда бронируете общий пакет услуг.

Выбери тему

Тематическая корпоративная вечеринка — это не только нарядное платье. Тема задает тон вашей вечеринке и должна относиться к приглашениям, еде, музыке и украшениям. В Сенатском доме нашей любимой темой всегда будет 19.20 лет, но есть масса идей, за которые можно ухватиться. После того, как вы выбрали, составьте список всего, что вы могли бы связать с выбранной темой, и попробуйте применить его к своей вечеринке.

Декорации

Отличный способ максимизировать ваш бюджет, когда дело доходит до декорирования, состоит в том, чтобы сосредоточить внимание на центральных точках в зале, таких как вход, бар и столы.

Еда

В зависимости от того, какой тип места вы выбрали, вам нужно будет решить, использовать ли собственное питание (что обойдется намного дешевле) или нанять сторонних поставщиков общественного питания. Если ваше заведение славится хорошей едой, мы рекомендуем вам использовать их, это будет самый простой и эффективный способ справиться с кейтерингом.

При выборе еды для вашего мероприятия обязательно продумайте:

Будет ли это комплексное меню или гостям нужно будет выбирать заранее?
Питание для особых диетических потребностей
Как бы вы хотели, чтобы еда подавалась — будут ли закуски раскладываться или разноситься официантами? Это сидячая еда или шведский стол?

Всегда просите попробовать меню при использовании поставщиков общественного питания, особенно если вы заказываете еду для большой группы людей.

Напиток

Когда дело доходит до организации напитков для вашего корпоратива, первое, что нужно сделать, это решить, будете ли вы заказывать напитки заранее или платить за то, что выпито на ночь. Предварительный заказ дает вам больше контроля над своим бюджетом, но вы рискуете не заказать достаточное количество товаров для всех. Если вы предлагаете открытый бар, убедитесь, что меню блюд обильное и содержит много углеводов.

Раздача напитков

Существует три основных способа обеспечить более честную раздачу напитков на корпоративе:

Оформите ваучеры с напитками, чтобы заранее раздать их гостям
Иметь набор бутылок на стол
Пригласить официантов, разносящих напитки и доливающих их по мере необходимости

Музыка

Когда дело доходит до музыки, у вас есть несколько вариантов: нанять диджея или живую группу или составить плейлист. Что бы вы ни решили делать, обязательно свяжитесь с местом проведения, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое оборудование.

Отправьте предложенный плейлист ди-джею, чтобы найти музыку на любой вкус.

Развлечение

Выберите развлечение, которое соответствует теме и месту проведения вашей вечеринки. Вам доступны сотни вариантов: от поющих официантов и столиков в казино до приготовления коктейлей и фотобудок

Выступления и награждения

Если у вас запланированы выступления и награждения, позаботьтесь о том, чтобы они были запланированы заранее. И то, и другое всегда лучше делать рано вечером, чтобы не было слишком шумно.

Вам необходимо организовать:

Спикеры и их выступления
Микрофоны для динамиков
наград/призов – убедитесь, что их можно где-нибудь безопасно оставить!
Репетиция

Всегда делайте речи и награды короткими, чтобы не прерывать вечеринку слишком долго.

Добавьте что-нибудь еще

Представьте свою вечеринку с точки зрения гостя. Есть ли что-то еще, что вы можете сделать, чтобы сделать это событие еще более особенным? Простые вещи, которые вы могли бы добавить к мероприятию, это…

Бесплатная гардеробная
Специальные напитки по прибытии (стоять в очереди в гардероб гораздо веселее с мохито!)
Максимально улучшите туалетные принадлежности (свежие цветы, красивые бумажные полотенца и т. д.)

Если вы ожидаете большое количество гостей, позаботьтесь о том, чтобы кто-то был рядом, чтобы управлять ими, когда они приходят и уходят. Вы можете организовать ступенчатое время прибытия, чтобы у вас не было слишком много людей, стоящих в очереди или ожидающих на морозе.

Фотография

Да, у всех нас есть доступ к Instagram, но наличие профессионального фотографа на мероприятии гарантирует, что вы получите качественные фотографии, чтобы запечатлеть ночь.

Охрана

Если вам нужна охрана на корпоративе, закажите приветливый персонал, который будет рад вашим гостям.

Транспорт

Решите, нужна ли вам организация транспорта на ваше мероприятие и обратно. Если вы организуете тренеров, убедитесь, что они забронированы на подходящее время, чтобы ваши коллеги не были вынуждены уйти раньше или остаться без дела.

Несмотря на то, что мы живем в эпоху Убера, важно по-прежнему помнить о пути домой, особенно в Лондоне. Перед мероприятием рекомендуется собрать номера местных такси и информацию о последних поездах и автобусах.

Создать маршрут

Ваш маршрут поможет обеспечить бесперебойную работу ночью. Он должен включать полную разбивку события, включая имена контактных лиц и информацию для всех участников. Запланируйте время для опозданий и запланируйте достаточно времени для подачи еды.

Отправьте копию маршрута всем, кто участвует в проведении мероприятия, включая поставщиков, управляющих площадками и артистов.

Приглашения

Вот наши главные советы по организации приглашений:

Выбирая время прибытия, убедитесь, что у гостей достаточно времени, чтобы уйти с работы и подготовиться к вечеринке
Получите приглашения, оформленные в соответствии с вашей темой
Решите, будут ли ваши приглашения отправлены по электронной почте или распечатаны
Попросите свой комитет или представителей помочь доставить приглашения
Убедитесь, что ваша дата RSVP оставляет вам достаточно времени, чтобы согласовать меню с кейтерингом/заведением
Будьте готовы гоняться за людьми для RSVP
Контрольный список того, что включить в приглашения на корпоратив

Если вы организуете корпоративную вечеринку с билетами, убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы продавать билеты своим коллегам.

Планы рассадки

Теперь у вас есть определенное количество гостей, и самое время организовать план рассадки, если вы собираетесь пообедать. Это может быть сложной задачей, но это стоит усилий. Вы можете либо организовать столы по командам, либо смешать своих коллег, чтобы стимулировать общение. Убедитесь, что план стола легко найти в зале, и распечатайте карточки для расстановки столов.

В этот день не забудьте…

Приходите пораньше
Встретьтесь с организатором мероприятий и убедитесь, что все идет так, как вы ожидаете
Дважды проверьте место проведения
Представьтесь поставщикам/артистам до начала вечеринки, чтобы они знали, к кому обращаться, если у них возникнут вопросы или проблемы

Управление мероприятием

Держите маршрут при себе и помните, что после всего этого предварительного планирования вечеринка вам тоже понравится!

Запросить отзыв

Не забудьте попросить оставить отзыв после вечеринки, чтобы узнать, что понравилось гостям и что можно улучшить в следующем году.