Профессия организатор праздников: Ваши запросы похожи на автоматические. Подтвердите, что вы человек

Обязанности организатора мероприятий: будьте готовы ко всему!

Главная > Блог > Ивент менеджер > Обязанности организатора мероприятий: будьте готовы ко всему!

Каждый event manager (Киев) – это многофункциональный солдат, который выполняет различные задачи, необходимые для подготовки, проведения высококачественного мероприятия. Организатор – профессия, которая подразумевает эффективную организацию собственного рабочего процесса, управление людьми, – и все это для достижения максимального результата для заказчика. Каковы же обязанности организатора мероприятий? Об этом подробно будет рассказано в статье!

Организатор мероприятий: обязанности при подготовке ивентов

Обязанности организатора мероприятий достаточно разнообразны, порой неординарны. Каждый event manager, который подает резюме на должность организатора ивентов, должен быть готов к нон-стопу, постоянной многозадачности, выполнению заданий, которые нужны были еще «на вчера».

Можно назвать следующие основные обязанности организатора мероприятий:

• Разработка концепции, написание основного, резервного сценариев, генерация новый идей, поиск путей их наилучшего воплощения.
• Составление смет, вычисление расходов, необходимых для организации, проведения мероприятия.
• Подбор локации, достижение договоренностей с работниками, подписание контрактов при необходимости.
• Составление отчетов по результатам проведенного мероприятия, произведение оценки эффективности ивента.
• Привлечение подрядчиков (рестораны, отели, службы по логистике), управление их работой, осуществление координации, контроля.
• Работа с документами, бухгалтерией, техникой.
• Постоянное согласование по различным вопросам, связанных с организацией конференций/деловых встреч/научных форумов и других мероприятий.

Обязанности организатора мероприятий могут быть более широкими в зависимости от агентства, в котором работает event manager, запросов клиента, типа праздника.

Вакансия менеджер по организации мероприятий: как получить желанную должность?

Узнали про обязанности организатора мероприятий и загорелись желанием стать частью команды специалистов ARENA CS? Мы подскажем, как стать хорошим организатором, получить желанную должность. Есть два варианта, которые могут идеально подойти всем соискателям:

1. Подать резюме на должность помощника ивент менеджера. Вы организатор мероприятий без опыта? Тогда этот вариант идеально подойдет именно вам! Работа в престижном агентстве на этой должности поможет освоить все обязанности организатора мероприятий, получить необходимый опыт, попрактиковаться в подготовке различных ивентов.
2. Окончить курсы по подготовке ивент менеджеров. Благодаря курсам каждый студент сможет изучить кухню ивент менеджмента «изнутри», узнать обо всех аспектах работы в компании на различных должностях. Курсы помогут понять, каковы обязанности организатора мероприятий, и как правильно выполнять работу для достижения всех поставленных целей.

Вы готовы к работе на все 100%? Тогда не стоит откладывать судьбоносное решение на потом, – выбирайте один из предложенных вариантов и начинайте свой путь в страну ивент менеджмента!

По всем вопросам относительно GREAT EVENT SCHOOL обращайтесь:

Юлия Гуляева

Директор GREAT EVENT SCHOOL

[email protected] 22.07.2019

Организатор праздников | Про профессии.ру

Профессия организатор праздников

Как же приятно окунуться в атмосферу праздника, будь то детский День Рождения или Новый Год. Но что делать, если нет сил организовывать все самим?

Читайте также: Профессия психолог

На помощь приходит инвентор, или же организатор корпоративных, развлекательных или же деловых мероприятий.

Профессия инвентора довольно сложная и, порой, скрупулезная, хотя многие считают что это не так.

Обязанности организаторов праздников

В обязанности организаторов праздников входит введение в курс дела клиента от самой первой встречи  и до самого мероприятия, что бывает непросто, так как к каждому клиенту нужно подобрать свой подход, а также угодить с расценками и удовлетворить с получаемым результатом.

Читайте также: Профессии, связанные с природой

Еще нужно искать новых клиентов и при этом рассылать презентации готовых праздников «старым». 

Следующий шаг состоит в презентации в офисе клиента. Придется участвовать в тендерах, готовить  предложения, разрабатывать новые концепции.

Нужно успевать делать красочные презентации в PowerPoint для демонстрации клиентам.

Читайте также: Профессиональное собеседование

В лучшем случае это завершается заключением договора с клиентом. После этого следует написание сценария, копирайтинг концепций, а также сценарных текстов, рерайтинг, и придумывание всевозможных слоганов.

Следующим шагом является подбор площадок для действия, всех опций, подрядчиков, артистов, аниматоров.

Составляется смета мероприятий, летних тимбилдинговых, включая спортивных программ, свадеб, детских праздников, пиар-акций, фестивалей и многих других. Также в профессию входит координация мероприятий и завершается написанием отчетов по проведённым мероприятиям для сайта  компаний, заказавших услуги.

Читайте также: Постоянный рабочий драйв. Из личного опыта

Организаторы детских праздников

Для проведения детских праздников  существуют множество отдельных организаций. Они специализируются только на важных днях в жизни ребенка, чаще всего до 13-14 лет. Организации такого типа сделают праздник любой сложности, который будет интересно посмотреть даже взрослым:) У них бывает огромнейший выбор шоу-программ, аниматоров, клоунов, ростовых кукол, имеются торты а заказ, различной формы надувные шары и многое другое.

Как же стать организатором праздников?

Для того, чтобы стать организатором праздников, нужно понимать, что при определенных навыках все достигается с опытом. Нужно иметь определенный талант. Талант работы с аудиторией, с публикой. Умение держать внимание, заинтересовать зрителей. Но, чтобы занять свое место под солнцем, прежде всего можно начать с будущих конкурентов. Посмотреть, как они принимают заказ у клиента, что спрашивают, что прописывают в договоре, какую цену берут и многое другое. Пригодится все! Можно попробовать создать свое агентство по организации праздников, но вы должны быть уверены, что ваша команда состоит из опытных психологов и отличных организаторов. Очень важным фактором окажется умение убеждать людей. Нужно подумать также и о расположении офиса — отличным местом послужит здание поблизости от бизнесцентра или элитного комплекса для удобства будущих клиентов.

Курсы организаторов праздников

Для обучения организации праздника можно выбрать курсы.Обычно этой профессии уделяют порядка 100 часов. 30 часов из которых будут аудиторные занятия (теория), а 70 — практика. Курсы организаторов праздников нацелены на формирование у студентов представления и знаний о грамотной организации праздников, а также других массовых  мероприятий в коллективе. В программу курса входят изучение профессиональной организации различных праздников. Акцентируют внимание на изучении всех составных корпоративного мероприятия: мест проведения, оформления, питания, программы, праздничного бюджета, а также  как избежать проблем и сделать эти события действительно классными, веселыми и удивительными.

Основная задача организатора праздника — провести его и сделать незабываемым! А с приобретением знаний и  накоплением опыта можно достичь невероятного успеха!

Читайте также: Профессия сваха. Из личного опыта

Возможно Вас заинтересуют:

• Работа организатором
• Свадебный ведущий
• Организатор свадеб
• Профессия ведущий
• Тамада — стиль жизни или состояние души
• Свадебный ведущий. Из личного опыта
• Режиссер праздников. Из личного опыта
• Как стать ведущим
• Как стать актером
• Зарплата ведущих

Описание работы планировщика мероприятий

| Кадровые решения LinkedIn

Образец должностной инструкции планировщика мероприятий

В [Компании X] мы верим в идеально спланированные и восхитительно детализированные мероприятия. Мы ищем опытного организатора мероприятий, который будет управлять производством от концепции до завершения, помогая поддерживать нашу репутацию в области незабываемых событий. Идеальный кандидат страстный, творческий, внимательный к деталям и преданный делу обеспечения превосходного обслуживания клиентов на каждом шагу. Эта роль требует эксперта во всех аспектах планирования мероприятий, совещаний и конференций, включая сдерживание расходов, поиск места проведения, логистику оборудования, настройку помещения и передовой опыт. Этот человек также должен обладать отличными лидерскими качествами и способностью делегировать обязанности, чтобы соответствовать ожиданиям в отношении качества. Лучший кандидат для нашей компании — это организатор мероприятий, который может управлять ежедневными деталями и использовать масштабное мышление, чтобы обеспечить действительно уникальные впечатления.

Цели этой роли

• Управлять всеми аспектами планирования мероприятий, соблюдать строгие сроки и оставаться в рамках бюджета
• Развивать и строить отношения с поставщиками, площадками и другими отраслевыми контактами при разработке и реализации творческих и логистических аспектов всех событий
• Будьте в курсе (или опережайте кривую) тенденций в планировании, дизайне и производстве мероприятий, а также заранее выявляйте и решайте операционные проблемы
• Разработайте процедуры и обучите персонал их выполнению
• Постоянно соблюдайте правовые нормы, правила страхования, здравоохранения и техники безопасности

Обязанности

• Координируйте свои действия с внутренним персоналом, клиентами и поставщиками для установления требований к мероприятию , а также служить связующим звеном с руководителями высшего звена, государственными служащими и лидерами отрасли на протяжении всего процесса планирования
• Находить ресурсы, посещать объекты и проводить встречи перед мероприятием, чтобы помочь персоналу принять решение о планировании мероприятия
• Планирование и обеспечение логистики для всех мероприятий, включая переговоры по контракту, списки гостей, подготовку места проведения, презентационные материалы, безопасность, питание, развлечения, транспорт, оборудование, декор и маркетинговые материалы ; управлять подготовкой на месте, производством и разбивкой мероприятий; и обеспечить последовательное обслуживание высокого уровня на всех этапах
• Создание и поддержание всеобъемлющей базы данных отраслевых контактов, поставщиков и мест проведения
• Устранение любых проблем, возникающих в день мероприятия

Требуемые навыки и квалификация

• Подтвержденный успех в планировании или координации мероприятий
• Сильные межличностные и коммуникативные навыки
• Опыт создания и поддержания деловые отношения
• Отличные организационные навыки, включая многозадачность, тайм-менеджмент и внимание к деталям
• Способность справляться с давлением и быстро принимать правильные решения

Предпочтительные навыки и квалификация

• Степень бакалавра (или эквивалент) в области организации мероприятий или смежных дисциплин
• Опыт работы в области маркетинга или связей с общественностью
• Знание программного обеспечения EMS или Cvent для управления мероприятиями
9001 3 Гибкость для внутренних или международных поездок , по необходимости

Интеллектуальное сопоставление открытых вакансий с квалифицированными кандидатами с помощью LinkedIn Jobs

Узнать больше

Продукты

Решения

Ресурсы

Клиенты

Шаблон описания вакансии планировщика мероприятий

 

Этот шаблон описания вакансии планировщика мероприятий оптимизирован для размещения на онлайн-досках вакансий или страницах вакансий и прост в настройке. Не стесняйтесь изменять это описание вакансии в соответствии с потребностями вашей компании, независимо от того, нанимаете ли вы организатора мероприятий, координатора или менеджера.

В обязанности планировщика мероприятий входит:

• Планирование мероприятий, дизайн и производство в установленные сроки
• Работа с клиентами для выявления их потребностей и обеспечения удовлетворенности клиентов
• Организационные помещения и детали, такие как декор, питание, развлечения, транспорт, расположение, список приглашенных, специальные гости, оборудование, рекламные материалы и т. д.

Опубликуйте это описание работы планировщика мероприятий, подписавшись на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable и нанимайте лучше и быстрее.

 

Краткое описание работы

Мы ищем успешного и увлеченного организатора мероприятий, который будет проводить мероприятия от концепции до завершения. В обязанности координатора мероприятий входит обеспечение превосходного обслуживания клиентов и организация памятных мероприятий, отвечающих ожиданиям по качеству.

Обязанности

• Планирование, дизайн и производство мероприятий при управлении всеми элементами реализации проекта в установленные сроки
• Поддерживать связь с клиентами для выявления их потребностей и обеспечения их удовлетворенности
• Проводить исследования рынка, собирать информацию и обсуждать контракты до закрытия любых сделок
• Предоставление отзывов и периодических отчетов заинтересованным сторонам
• Предлагать идеи по улучшению предоставляемых услуг и качества мероприятий
• Организация помещений и управление всеми деталями мероприятия, такими как декор, питание, развлечения, транспорт, местоположение, список приглашенных, специальные гости, оборудование, рекламные материалы и т. д.
• Обеспечение соблюдения страховых, юридических обязательств, обязательств по охране труда и технике безопасности
• Определение потребностей в персонале и координация их деятельности
• Сотрудничать с отделами маркетинга и PR для продвижения и популяризации мероприятия
• Заблаговременно обрабатывать любые возникающие проблемы и устранять любые возникающие проблемы в день мероприятия
• Проведение оценок до и после мероприятия и отчет о результатах
• Исследование рынка, выявление возможностей проведения мероприятий и создание интереса  

Требования и навыки

• Подтвержденный опыт работы планировщиком или организатором мероприятий
• Впечатляющее портфолио ранее проведенных мероприятий (свадьбы, встречи, вечеринки, корпоративы)
• Отличные навыки тайм-менеджмента и коммуникативные навыки
• Навыки продаж и способность строить продуктивные деловые отношения
• Возможность независимого управления несколькими проектами
• Владение MS Office
• Готов предоставить рекомендации от предыдущих клиентов
• BS в управлении событиями или в смежных областях

Часто задаваемые вопросы

Чем занимается организатор мероприятий?

Организаторы мероприятий делают все, от выбора мест до найма кейтеринговых и развлекательных мероприятий, чтобы гарантировать идеальное взаимодействие всех движущихся частей. Кроме того, они отвечают за создание опыта и воплощение видений в реальность.

Каковы обязанности и ответственность организатора мероприятий?

Организатор мероприятий отвечает за координацию всех движущихся частей, связанных с обеспечением бесперебойного проведения мероприятий, включая выбор места проведения, услуги общественного питания и найм исполнителей. Они планируют и согласовывают все детали до мероприятия и занимаются логистикой.

Что отличает хорошего организатора мероприятий?

Хороший организатор мероприятий амбициозен и оптимистичен, обладает сильными навыками убеждения, соответствующими их мотивационной природе. У них отличное лидерство, бюджетирование, многозадачность и навыки ведения переговоров.

С кем работает организатор мероприятий?

Организаторы мероприятий могут работать в различных отраслях, таких как свадьбы или конференции, и они могут работать независимо или в компании. Обычно они работают напрямую с координатором мероприятий или менеджером по гостеприимству.