Встреча гостей на мероприятии: Организация встречи гостей на мероприятии в Москве, цена

Встреча и сопровождение гостей мероприятия: спикеров, партнеров

Поговорим о том, как устроены встреча и сопровождение гостей мероприятия: спикеров, партнеров.

Когда вы приходите в незнакомое место, к незнакомым людям — вы чувствуете себя неуютно. Далеко не каждый может самостоятельно расположиться, быть как дома, разобраться, что к чему. Поэтому встрече всех, кто прибыл на ваше мероприятие, нужно уделить должное внимание.

Для гостей должна быть организована логичная и интуитивно понятная зона встречи и регистрации. Указатели должны привести их в нужное место, показать, куда идти. Волонтеры и ваши коллеги, стоящие в зоне встречи, должны поздороваться, улыбнуться, объяснить алгоритм попадания внутрь (предъявление билета, поиск имени в списках, прохождение электронной регистрации), показать, где находятся гардероб, залы и приветственный кофе. Если стоек регистрации несколько (по первой букве фамилии, или по категории билета, или по формату участия: партнер, участник, VIP), эту информацию надо, во-первых, сообщать заранее в рассылке, а во-вторых, громко объявлять непосредственно в зоне встречи, чтобы своевременно распределять потоки и не давать людям стоять лишнее время не к своей стойке.

Во время мероприятия волонтеры и члены вашей команды, помимо всего остального, должны постоянно мониторить и предупреждать вопросы участников. Дружелюбно и с улыбкой они помогают найти нужный зал, отвечают на вопросы, решают возникающие проблемы. И в ситуации, когда вопрос находится вне зоны их компетенции, всегда знают, к кому обратиться за поиском решения.

Встречей партнеров занимается, как правило, отдельный сотрудник. Застройка партнерских зон (в зависимости от сложности и размера) может начаться за несколько дней до мероприятия или утром в день события. Задача того, кто отвечает за партнеров, — своевременно встречать представителей компаний, провожать их на место, все показывать и давать необходимую информацию, помогать в процессе и всегда быть на связи, решать вопросы, возникающие при застройке, в процессе работы на мероприятии и при демонтаже.

Встреча и сопровождение гостей и выступающих доверяется отдельному человеку, главный рабочий инструмент которого — телефон. Телефон не должен разрядиться и на его счету не должны закончиться деньги. Этот член вашей команды заранее уточняет, что все спикеры прилетели, приехали, их везет предварительно заказанное вами такси, они не проспали, не забыли и не улетели в Москву вместо нужного вам Екатеринбурга. Когда спикер приезжает, сопровождающий отводит его в комнату отдыха, показывает, где можно оставить вещи, где находится зал, где можно побыть в тишине, а где — выпить кофе. И во время пребывания на площадке спикер знает, что именно с этим членом вашей команды он может оперативно решить все возникающие вопросы.

 

Автор: Наталия Франкель

Читайте больше в книге Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

 

Читайте другие материалы блога

Инструктаж команды перед мероприятием: брифинг, памятки, телефоны

Зонирование пространства мероприятия

Регистрация участников мероприятия на входе

Теги: партнеры, волонтеры, встреча

Задайте вопрос команде!

Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»

Сценарий мероприятия «Встреча гостей» — Разное

Главная / Дошкольное образование / Разное

Скачать

24. 44 КБ, 827418.docx Автор: Иванова Ольга Владимировна, 31 Мар 2015

сценарий разработан для группы девочек детского дома — конкурс «Девичьи посиделки»: встреча гостей, чаепитие, игры — тема «Этикет»

Автор: Иванова Ольга Владимировна

Похожие материалы

ТипНазвание материалаАвторОпубликован
документ Сценарий мероприятия «Встреча гостей»Иванова Ольга Владимировна
31 Мар 2015
документ Сценарий внеурочного мероприятия «Встреча гостей»Динмухаметова Кадрия Рафгатовна31 Мар 2015
документ Сценарий мероприятия «Вечер встречи. Встреча с юностью, встреча с детством»Золотухина Валентина Владимировна1 Апр 2015
документ Разработка внеклассного мероприятия «Встреча школьных друзей» Сценарий сценки «Опять двойка» Орехова Тамара Сергеевна31 Мар 2015
документ Сценарий мероприятия для детей младшего школьного возраста «Встреча зимы»Воронцова Ирина Алиевна6 Июн 2015
документ Сценарий экологического праздника «Месяц май — гостей встречай!»Мазниченко Лариса Владимировна21 Мар 2015
документ Конспект мероприятия «Встреча с интересными людьми «Встреча с библиотекарем».
Старшая группа
Куликова Любовь петровна15 Апр 2015
разное Сценарий внеклассного мероприятия «Спасибо, Азбука»»Михина Наталья Борисовна1 Апр 2015
разное Сценарий мероприятия «Наполним музыкой сердца!»Сандакова Светлана Станиславна20 Мар 2015
разное Сценарий внеклассного мероприятия «Пусть наступит завтра»Парфенова Елена Геннадьевна21 Мар 2015
разное
Сценарий праздничного мероприятия «День матери»Сурина Екатерина Викторовна31 Мар 2015
разное Сценарий мероприятия «Последний звонок»Башарова Айгуль Мухаметовна6 Апр 2015
разное Сценарий внеклассного мероприятия «Чистая Вода»Парфенова Елена Геннадьевна5 Апр 2015
документ Сценарий новогоднего праздника «Снежок зовёт гостей» (Первая младшая группа)Грязнова Наталья Владимировна22 Дек 2015
документ Сценарий праздника для детей подготовительной группы «Детский сад встречает гостей!»Гилазетдинова Резеда Камилевна30 Янв 2016
документ Сценарий открытого мероприятия «Вредные привычки и их последствия» Сценарий открытого мероприятия «Вредные привычки и их последствия»Цишева Заира Аслановна1 Апр 2015
разное Сценарий концерта «Встреча с творческими коллективами ДШИ»Богомолова Лариса Ивановна 20 Мар 2015
документ Сценарий «Встреча Нового года»Елена Александровна Сорокина21 Мар 2015
документ Сценарий «Встреча птиц»Барнева Наталья Петровна21 Мар 2015
документ Сценарий выпускного праздника»Мери Поппинс, встреча друзей»Миллер Наталья Борисовна31 Мар 2015
документ Сценарий физкультурного досуга «Встреча зимы!»Фоминова Елена Юрьевна31 Мар 2015
документ Сценарий «Встреча Знамени Победа»Талалаев Александр Алексеевич1 Апр 2015
документ Сценарий праздника «Встреча весны»Ольховая Ольга Юрьевна1 Апр 2015
документ Сценарий «Встреча с ветеранами педагогического труда»Митякина Наталья Васильевна8 Апр 2015
документ сценарий «Встреча школьных друзей»Косолапова Валентина Геннадьевна25 Апр 2015
документ Сценарий праздника » Встреча весны»Первухина Вероника Альфонасовна9 Апр 2016
документ Встреча гостей на V межрайонной конференции «Русская и зарубежная словесность на перекрестке культур».Кондрашова Людмила Николаевна2 Мар 2016
презентация, документ Презентация районного спортивного мероприятия в предверии Олимпиады СОЧИ 2014 «Встреча с Олимпийским чемпионом по плаванию Евгением Лагуновым»Осадчий Валерий Владимирович21 Мар 2015
документ Сценарий внеклассного мероприятия «Спасибо, Азбука»»Михина Наталья Борисовна1 Апр 2015
документ Сценарий мероприятия «Эрзянь кель»Тюрина Ирина Степановна20 Мар 2015
документ Сценарий профориентационного мероприятия «День Открытых дверей» Соловьева Екатерина Николаевна20 Мар 2015
документ Сценарий интегрированного мероприятия «Путешествие в страну Искусств»Татару Евгения Ивановна20 Мар 2015
документ Сценарий мероприятия «Путешествие в страну Огородию»Миронова Мария Витальевна20 Мар 2015
документ Сценарий мероприятия «По дороге безопасности»Брызгалова (Корнеева) Елена Сергеевна
20 Мар 2015
документ Сценарий мероприятия для старшеклассников «Хэллоуин»Антонян Дарья Александровна20 Мар 2015
документ сценарий мероприятия «Твоя безопасность»Нина Федоровна Крупина20 Мар 2015
документ Сценарий открытого районного мероприятия «День Конституции РФ»БЕЛИКОВА ОЛЕСЯ АЛЕКСАНДРОВНА20 Мар 2015
документ Сценарий мероприятия «Семейный праздник»Маршалова Инара Валентиновна20 Мар 2015
документ Сценарий мероприятия «Школа светофорных наук»Щелкунова Алевтина Васильевна20 Мар 2015
документ Сценарий мероприятия к конкурсу «Безопасное колесо»Канаева Татьяна Васильевна20 Мар 2015

4 совета по удовлетворению потребностей гостей особого мероприятия

Джонатан Морс 22 октября 2008 г.

Поделиться:

Особые события наполнены воспоминаниями на всю жизнь. Каждый гость хочет, чтобы его свадьба, годовщина, день рождения, выпускной, выход на пенсию или семейное торжество прошли гладко и оставили приятные воспоминания у всех, кто его посещает. Чтобы помочь вам в организации особых мероприятий, мы собрали четыре основных совета по их успешному планированию.
1. Начните планировать заранее
Одной из худших ошибок, которую может совершить любой гость при планировании особого мероприятия, является прокрастинация. Откладывание деталей за несколько дней до события — верный путь к катастрофе. Поощряйте гостей начинать планировать свое мероприятие заранее, а не ждать неделю до начала планирования.
Будьте любезны с гостями. Обеспечьте физический доступ к помещениям, чтобы помочь им спланировать декорации, рассадку и даже список гостей. Предоставьте своим гостям упакованные формы, которые включают контрольные списки и руководства по планированию общих специальных мероприятий, таких как свадьбы.
Вы также можете заблаговременно сообщить правила и положения своего ресторана, чтобы избежать недопонимания и внесения изменений в последнюю минуту из-за проблем с соблюдением требований. Это улучшает отношения с гостями и создает приятные впечатления для всех участников.

2. Делегирование задач
Делегирование задач имеет решающее значение для крупных мероприятий. Умный менеджер частного ресторана берет эту информацию и использует ее в интересах ресторана. Предоставление ресурсов, помогающих гостям делегировать задачи, показывает, что внимание к деталям и индивидуальное обслуживание являются приоритетом для вашего ресторана.
Предоставьте планировщик делегаций или устные инструкции для гостей вашего частного ужина на основе следующей модели.
Планирование делегирования
Делегирование начинается с сортировки задач по категориям. Задачам присваивается буква А, В или С в зависимости от важности задачи. Например, заказ пастора или мирового судьи на свадьбу будет задачей А, а заказ свадебного торта — задачей Б. Задачи A жизненно важны для мероприятия, задачи B важны, а задачи C являются необязательными тонкостями. Это помогает обеспечить своевременное выполнение всех жизненно важных задач.
Затем рассортируйте все задачи по временной шкале. Это поможет определить, когда следует обратиться за наибольшей помощью. Скорее всего, вам понадобится много помощников в день мероприятия, но также могут быть временные рамки, когда рабочая нагрузка слишком велика для одного человека. Заблаговременное планирование помогает избежать критических моментов в последнюю минуту и ​​измотанных нервов.
3. Будьте организованными
Организация может в одиночку определить успех или провал любого специального мероприятия. Неорганизованное планирование и исполнение часто приводят к упущению деталей, неожиданным помехам и недовольству гостей и участников.
Если вашим гостям помогают несколько человек, рассмотрите возможность использования онлайн-заказа на банкет, чтобы держать всех в курсе и на одной странице. Использование онлайн-формата обеспечивает мгновенный доступ с любого компьютера или мобильного телефона с выходом в Интернет. Это особенно полезно в загруженные дни и часы непосредственно перед большим событием.

4. Сохраняйте спокойствие
При планировании особого мероприятия легко увязнуть в деталях и упустить из виду настоящую цель особого дня. Когда возникают непредвиденные проблемы, призывайте гостей сохранять спокойствие и постарайтесь не допустить, чтобы несущественные детали и проблемы создавали стресс и конфликты. Возможности для релаксации, такие как тихая музыка, приглушенный свет и теплая улыбка, могут превратить суетливую атмосферу в приятную обеденную атмосферу.

Эти четыре совета, как сделать любое особенное мероприятие успешным, закладывают основу для создания особых воспоминаний на всю жизнь. Мы даём советы — вы дарите волшебство. Помогая вашим гостям организовывать специальные мероприятия, наполненные смехом, воспоминаниями и весельем (все качества для успешного специального мероприятия), вы гарантируете удовлетворение гостей и поощряете повторные сделки.

17 Новые правила гостевого этикета на мероприятиях

Когда дело доходит до встреч и сетевых мероприятий, некоторые правила этикета выдерживают испытание временем (да, вы должны носить этот бейдж). Но с преобладанием персональных устройств, а также со все более напряженным графиком, из-за которого становится все труднее принять участие в мероприятии, есть некоторые серые зоны в отношении того, что приемлемо, а что кажется грубым. Мы связались с пятью экспертами по этикету, чтобы получить их советы о том, как вести себя с достоинством в качестве гостя на встречах и приемах. Вот как направить гостей к соответствующему поведению.

1. Уточните время начала
Никогда не оставляйте гостей в раздумьях о том, во сколько им прийти, чтобы они не выглядели грубыми. «Если нет чрезвычайной ситуации, опоздание никогда не приемлемо», — говорит эксперт по этикету Дайан Готтсман из Техасской школы протокола. Будьте готовы встретить гостей на несколько минут раньше, но только на несколько. «Как правило, гости должны приходить не более чем на 10 минут раньше. На 15 минут раньше — слишком рано, потому что это заставляет людей, устраивающих встречу, чувствовать себя обязанными принять вас, плюс им нужно найти, где вам сесть, предложить вам кофе и др.», — говорит она. «Однако, если вы спикер, вам нужно прибыть на 30 минут раньше, настроить, проверить свою технику и быть готовым начать вовремя».

2. Сообщите гостям о дресс-коде
Для гостей мероприятия «ваш дресс-код должен напоминать стиль одежды клиента, с которым вы встречаетесь», — говорит Готтсман. «Если вы на яхте, одевайтесь небрежно. Если вы находитесь в корпоративном зале заседаний в консервативной среде, одевайтесь соответственно. Это показывает уважение к вашему клиенту». Констанс Хоффман, владелица Social & Business Graces Inc., советует и мужчинам, и женщинам надевать куртки с большими карманами на нетворкинг-мероприятия. Один карман должен быть предназначен для входящих визиток; другой, на исходящие карты.

3. Возложить на гостей ответственность за R.S.V.P.
Дайте гостям разумное время для ответа на приглашение на мероприятие, но ожидайте, что они ответят в течение нескольких дней после его получения. «В противном случае, похоже, [они] ждут более выгодного предложения», — говорит Готтсман. А для гостей: «После того, как вы взяли на себя обязательство, вы не можете отказаться. Было бы ужасно грубо пытаться посетить несколько вечеринок, просто «заглядывая» на каждую. Хозяин подготовился заранее и ожидает вашего участия».

4. Разрешить использование личных устройств на собраниях
Во время собрания «совершенно приемлемо делать заметки на планшете», — говорит эксперт по этикету Жаклин Уитмор. «Люди делают заметки в электронном виде, потому что это быстрее, чем от руки. Так что, пока гости не проверяют Facebook или не играют в Candy Crush, все в порядке». Если у гостей есть смартфон, им следует оставлять его с включенной вибрацией в карманах, а не на столе, где он будет шуметь и отвлекать других участников встречи. И не позволяйте гостям принимать личные звонки в зале заседаний. «Если гости ожидают важного звонка, они должны выйти за пределы собрания, чтобы ответить на него, и быть краткими».

5. Поощряйте гостей соблюдать порядок
После того, как вы сели на встречу, участники не должны разбрасывать свои бумаги в пространстве соседей, советует тренер по имиджу и этикету Кей Хантер. И когда они уходят, они должны «убрать все банки, стаканы и салфетки».

6. Попросите гостей говорить громче — вежливо — если они не слышат говорящего
«Мы все были в такой ситуации, когда микрофон плохо работает, и вы не слышите говорящего», — говорит Уитмор. . «Обычно кто-то выпаливает: «Мы вас не слышим». Хотя для гостей приемлемо сообщить говорящему, что его или ее не слышно, Уитмор предлагает делать это немного тактичнее и использовать имя говорящего. «Например, если бы мой друг Джим говорил, я бы сказал: «Извините, Джим. Мы не слышим вас сзади. Не могли бы вы отрегулировать громкость микрофона?»

7. Не допускайте в конференц-залы еду извне
Если это не обед или завтрак, на котором все едят, гости не должны «приносить [свою] еду и есть в одиночестве», — говорит Уитмор. «Это очень неудобно, и это также непрофессионально. Как вы можете разговаривать и взаимодействовать с другими участниками встречи, если вы едите и все ваши мысли сосредоточены на чизбургере? Кроме того, он пахнет».

8. Поощряйте гостей есть перед мероприятием
На нетворкинг-мероприятии можно немного перекусить — для этого и существуют поставщики провизии, — но старайтесь избегать ситуаций, когда главная цель гостей — наесться закусками. «Возьмите что-нибудь перед уходом или перекусите в закусочной по дороге на мероприятие», — предлагает Лаура Шварц, автор руководства по нетворкингу 9.0078 Ешь, пей и добьешься успеха. «Конечно, на вечеринке будет много еды, но зачем вам стоять у буфета и есть всю ночь, когда вы можете встречаться с людьми и получать новые аккаунты вместо шведских фрикаделек?»

9. Возьмите на себя инициативу в заказе алкоголя (или нет)
На деловом обеде или ужине гости обычно «следуют примеру хозяина», прежде чем заказать алкоголь, говорит Готтсман. Если хозяин не предлагает алкогольный напиток, гости не должны спрашивать.

10. Разрешите гостям давать чаевые обслуживающему персоналу
«Индустрия услуг работает много часов — на ногах», — говорит Шварц. Если гости спрашивают о подходящей сумме чаевых, Шварц предлагает посоветовать им давать чаевые в размере одного или двух долларов за напиток и 5 долларов за услуги парковщика.

11. Поощряйте общение
«У Джеки Кеннеди было правило в Белом доме», — говорит Шварц. «На светские мероприятия вас, конечно, приглашали с гостем, но когда вы переступали порог столовой, вы и ваш гость сидели за разными столами. Сколько раз мы приводили друга в качестве гостя на мероприятие, а потом всю ночь разговаривал только с ними?»

12. Расскажите гостям о Namerick
«Когда вы встречаете кого-то, немедленно используйте его имя в разговоре», — говорит Шварц. «Это не только помогает вам запомнить имя, но и заставляет другого человека чувствовать себя важным, когда вы его произносите, и он на самом деле будет уделять вам больше внимания. приложение для того, кого зовут Namerick».

15. Предложите бирки с именами
Конечно, бирки с именами также помогают гостям запомнить имена. Если гостю нужна помощь, чтобы прикрепить бирку с именем: «Бейджи с именами размещаются справа от вас», — говорит Хоффман. «Когда люди протягивают руку, чтобы пожать вашу, линия взгляда находится справа от другого человека».

16. Не монополизируйте чье-либо время
На сетевом мероприятии сообщите гостям, что есть «максимум 10 минут» для разговора с одним гостем, говорит Хантер. Когда гостям нужно закончить разговор, Хоффман предлагает им «попытаться представить этого человека другому, чтобы никого не оставить в покое».

17. Предложите сдать пальто
«Последнее, чего хотят гости, — это встретиться с кем-то на вечеринке, когда кажется, что они действительно уходят.