Как организовать идеальное выездное мероприятие
Мы поговорили с Юлией Арикянц, вдохновителем и создателем проекта ART STREAM, экспертом в сфере организации мероприятий с 20-летним опытом. Она поделилась с нами необычным подходом, который помогает ей проводить масштабные мероприятия легко и без стресса. Читайте!
Быть успешным организатором мероприятий стремится каждый MICE-специалист. Однако многие только мечтают о масштабных и высокобюджетных событиях «межпланетного» уровня. Таких, где члены команды понимают друг друга с полувзгляда, все службы на площадке работают строго по тайм-плану, монтаж конструкций завершается за два часа до дедлайна.
У исполнителя с заказчиком полное взаимопонимание, а неоплаченных счетов, разумеется, нет. Руководителю проекта вполне хватает времени на то, чтобы между делом, не спеша, выпить чашечку кофе или позвонить близким.
Дальнейшая реализация проекта — сплошное наслаждение! Ни одной накладки, аудитория в восторге, а итоговый KPI бьет все рекорды компании.
Да, это мероприятие мечты!
Я почти 20 лет работаю в сфере организации мероприятий и у меня, безусловно, бывали дни, когда между чашкой кофе в 6 утра и следующим глотком воды проходили целые сутки. Безумный взгляд, охрипший голос.
Но несколько последних лет все идет по другому сценарию: я спокойно и с удовольствием встречаю гостей на проектах; с улыбкой управляю мероприятием с пультовой, а иногда и дистанционно. Позволяю себе высыпаться на выездном мероприятии и знаю, что всё идёт по плану.
Разве такое возможно? Да!
Предлагаю нестандартный подход к организации идеального выездного мероприятия. Не будем вдаваться в подробности и погружаться в сметы, нюансы поведения тендеров, креативные полеты и особенности межкультурных коммуникаций. Рассмотрим только первые шаги на пути к мечте.
Международный фестиваль Tomorrowland5 первых шагов к идеальному мероприятию
1. Возьмите ежедневник, планер или блокнот, то, что больше нравится.
2. В качестве ориентира выберете мероприятие, которое считаете идеальным. То, к чему хочется стремиться. Формат, бюджет, уровень реализации, состав и профессионализм команды — мыслите масштабно.
Для меня идеальное мероприятие — это международный фестиваль Tomorrowland. Для вас, возможно, Международная конференция глав государств или Церемония вручения кинопремии Оскар. Сделайте мудборд с фотографиями этого события.
Международный фестиваль Tomorrowland3. Определитесь, какое мероприятие вы хотите организовать. Продумайте формат, тематику, количество участников, бюджет, наполнение и другие подробности.
4. Выпишите в блокнот все этапы подготовки мероприятия.
Не скупитесь на подробности, опишите: команду проекта, особенности коммуникаций, разверните каждый этап реализации вашей идеи. В заключении не стесняйтесь, опишите шквал восторженных аплодисментов, а чуть ниже — церемонию вручения (вам, разумеется) профессиональной премии.
Я настаиваю на том, что писать нужно от руки, этот процесс помогает сформировать новую реальность.
5. Обозначьте первые 5 шагов, которые необходимо сделать для реализации проекта вашей мечты.
Поверьте, вышеописанные 5 шагов приблизят вас к идеальному мероприятию. А если вы продолжите нестандартно мыслить и смело визуализировать свои желания, то поразитесь, тому, как быстро сбываются ваши самые, казалось бы, нереальные MICE-мечты.
Но об этом мы поговорим позже в рамках нового проекта ART of MICE от MICE ORCHESTRA.
Юлия Арикянц, CEO MICE TIME, Бельгия
Ссылка скопирована
Успех в полях: 10 советов, как грамотно организовать выездное мероприятие для сотрудников | by Giveback
Выездное мероприятие — очень важная вещь. Плохо организованное, скучное и бессмысленное, оно может надолго расстроить сотрудников и лишить их мотивации. Зато правильно спланированное, интересное и осмысленное, такое мероприятие даст долгий заряд креативности, энергии и сплоченности для всех участников. Чтобы ваше событие стало именно таким, нужно учесть ряд моментов.
- Прежде всего, у вашего события должна быть цель. От нее уже будет зависеть место, формат, наполнение и прочее. Сблизить сотрудников, повысить их вовлеченность, подвести итоги проекта, просто отдохнуть — определитесь, чего вы хотите.
- Далее, у события должны быть тема, то есть внешняя форма. Кулинарный мастер-класс, урок рисования, керамики, гравюры, танцев — выбирайте. А, может, ваши сотрудники будут варить мыло или свечи, делать игрушки или скворечники, сажать деревья или проходить квест? Выбранная тема должна хорошо соотноситься с изначальной целью и не противоречить склонностям и увлечениям людей. Форма очень важна, без нее будет хаос.
Помните — то, что хорошо сработает для 20 человек, не подойдет группе из ста.
- Если у вас нет опыта, уверенности или идей, найдите правильного партнера. Профессионалы хорошо знают методики организации выездных мероприятий, умеют предусматривать массу разных мелочей и тонкостей, о которых вы можете даже не догадываться.
Вам помогут сформулировать цель и придумать идеи (они должны быть именно вашими, отвечающими ценностям компании), поделятся опытом и решат все технические моменты.
Здесь как с ремонтом — лучше во все вникать на всех этапах организации процесса, тогда не будет неприятных сюрпризов.
- Не забудьте (и не бойтесь) привлечь к участию в мероприятии руководителей. О том, зачем это нужно и как это грамотно сделать, читайте в нашем отдельном материале.
- Если ваше мероприятие предполагает ночевку, заранее подумайте про размещение людей. Если нет бюджета на одноместное расселение, дайте людям заранее выбрать, кто с кем будет жить. Подумайте, смогут ли сотрудники брать с собой членов семьи и детей? А животных? Любой вариант имеет свои плюсы и минусы — главное, заранее продумать, как это встраивается в вашу цель и тематику, и предупредить сотрудников.
- Продумайте меню и напитки. Учтите вегетарианцев, веганов, людей с пищевой аллергией и непереносимостью глютена (это не шутка, для таких целей есть смысл разослать всем анкету, чтобы сразу представлять общую картину, и планировать меню исходя из нее).
- Заранее предупредите сотрудников про форму одежды. Будь это квест, какие-то активности на природе, лепка из глины или посадка пионов, люди должны быть подготовлены.
- Составляя программу, продумайте баланс групповых мероприятий и свободы. Не стоит начинать совместную деятельность сразу по приезду или в 9 утра. Дайте сотрудникам время на отдых, они вам будут благодарны.
- Важно предусмотреть нештатные ситуации — начиная от плохой погоды, заканчивая врачом и возможностью самостоятельно выбраться из места проведения мероприятия, если оно за городом.
На случай ненастья всегда нужно иметь план Б, который должен быть продуман не хуже основного плана.
- Хорошо, если ваше событие организовано с помощью специальной платформы, где у каждого сотрудника есть доступ к расписанию, карте, контактам организаторов и прочей важной информации. Там же люди могут заранее оставлять пожелания, а также делиться впечатлениями про прошествии события.
Этот небольшой чеклист поможет вам избежать основных ошибок. Что бы вы ни придумали, помните о людях: им должно быть физически комфортно и интересно. Если на каждом этапе планирования вы будете помнить об этих двух вещах, успех вашему выездному мероприятию гарантирован.
Организация мероприятий — мероприятия на открытом воздухе
Независимо от того, планируете ли вы профессиональное мероприятие, корпоративное мероприятие или благотворительный сбор средств, позвольте компании Outdoor Events позаботиться обо всех деталях мероприятия, оставив вам драгоценное время, чтобы сосредоточиться на своих клиентах и спонсорах.
От однодневных игр в гольф и благотворительных мероприятий до лучших профессиональных туров — вы можете рассчитывать на то, что компания Outdoor Events поможет вам справиться со всеми аспектами вашего мероприятия, начиная с этапа планирования перед турниром и заканчивая подведением итогов после турнира.
Сосредоточьтесь на укреплении и построении отношений с клиентами, предоставив нам планирование, организацию и исполнение! На открытом воздухе мероприятия предоставят все необходимые услуги для координации и содействия вашему мероприятию, включая следующее:
Планирование и разработка мероприятий
Выбор места
Аранжировки по продуктам и напиткам
Маркетинговые материалы
Управление и эксплуатацию мероприятий
Турнирные и спонсорные подарки, включая награду за мероприятия
.
Онлайн и регистрация на месте
Стратегии спонсорства
Tournament & Play Format
Страхование конкурса гольфа
Вывески и баннеры
Golf Apparel
SIVE и LIV 19история года.
Мероприятия по сбору средств
2020 Synovus Toast of the Town в пользу Симфонического оркестра Колумбуса
Бег с препятствиями в Callaway Благотворительность искусству
Celebrity Classic 2019 в пользу лауреата премии Джона Б. Амоса в Онкологическом центре Джеймса Бхарда2
- 90ttt Beard Aflac Culinary Experience
Мелани Удин, бывшая чемпионка US Open в смешанном парном разряде, стала знаменитостью на мероприятии Celebrity Classic 2019, организованном в пользу Пьемонтского онкологического центра Джона Б. Амоса
Управление спонсорством
Управление гостеприимством на чемпионате PGA 2018 в Сент-Луисе, штат Миссури
Управление гостеприимством на RSM Classic 2019 на острове Сент-Саймонс, Джорджия
4ons 9000 для конференции в отеле Broadmoor Resort в Колорадо-Спрингс, штат КолорадоУправление гостеприимством на Кубке Райдера 2016
Персонализированные подарки клиентам на чемпионате PGA 2014 в Луисвилле, Кентукки
Управление гостеприимством на RSM Classic 2018 на острове Сент-Саймонс, штат Джорджия
Корпоративные мероприятия
Мероприятие в честь сотрудников
Развлекательная поездка для клиентов в Торри Пайнс в Ла-Холле, Калифорния
Дэвис Лав III беседует с гостями в Синусе Шале на RSM Classic 2016
Мероприятие по ребрендингу в Пенсаколе, Флорида
Мероприятие по ребрендингу в Тифтоне, Джорджия
Руди Джулиани выступает с речью на частном ужине в Колорадо-Спрингс, Колорадо
Турнирные операции на мероприятии A Military Tribute в Greenbrier (ранее Greenbrier Classic) PGA TOUR Event в Уайт-Сульфур-Спрингс, Западная Вирджиния
Турнирные операции на чемпионате Walmart Northwest Arkansas Championship LPGA
Ручная установка таблицы лидеров на чемпионате SAS PGA TOUR Турнир чемпионов в Кэри, Северная Каролина
Турнирные операции на Meijer LPGA Classic в Гранд-Рапидс, Мичиган
Ручная установка таблицы лидеров на A Military Tribute в Greenbrier (ранее Greenbrier Classic) в Уайт-Салфур-Спрингс, Западная Вирджиния
Турнирные операции на турнире Chubb Classic (ранее ACE Group Classic) PGA TOUR Champions в Неаполе, Флорида 2014 Тойота Техас Басс Классик
Очень приятно работать с опытными и профессиональными сотрудниками Outdoor Events для ежегодного сбора средств Симфонического оркестра Колумбуса Synovus Toast of the Town.
— Эрик Томас, исполнительный директор симфонического оркестра Колумбуса.Благодаря их вниманию к деталям, новаторскому видению и стремлению проводить высококачественные мероприятия наш сбор средств продолжает расти и стал фаворитом среди местных болельщиков. Мы связываем это с личным вниманием, которое компания Outdoor Events проявляет к продавцам, посетителям и нашей организации.
10 факторов, которые следует учитывать при планировании мероприятия на открытом воздухе
Когда мы говорим о длительном влиянии пандемии на индустрию мероприятий, мы часто думаем о первоначальном переходе к виртуальным и последующему переходу к гибридным мероприятиям по мере ослабления медицинских ограничений. Однако проблемы со здоровьем, связанные с пандемией, также привели к увеличению спроса на мероприятия на открытом воздухе, особенно в теплые месяцы года.
А ваши мероприятия будут проходить на улице? Многие мероприятия могут проходить как снаружи, так и внутри, в том числе корпоративные собрания, встречи руководителей и общественные мероприятия для крупных конференций — подумайте об обедах на свежем воздухе, нетворкинге и живых развлечениях.
Поскольку погода начинает нагреваться, вот 10 практических соображений при планировании вашего следующего мероприятия на открытом воздухе или элементов гибридного мероприятия на открытом воздухе.
1. Имейте запасной планЗвучит достаточно просто, но этот принцип часто игнорируется. Даты дождя для мероприятий на открытом воздухе раньше были обычной практикой. Из-за сложности согласования графиков они потеряли популярность. Возможно, пришло время возродить эту практику, поскольку ничто так не портит настроение, как промокшие дни на свежем воздухе.
Один из подходов к запасному плану — гибкая повестка дня. Запланируйте компонент на открытом воздухе на утро или, в случае многодневного мероприятия на открытом воздухе, запланируйте его на День 1. Если Мать-Природа не сотрудничает, вы можете перенести части на открытом воздухе на вторую половину дня или другой день.
2.Планируете личное мероприятие с мероприятиями на свежем воздухе?
Загрузите бесплатную электронную книгу «Дизайн впечатлений: полное руководство по созданию незабываемых мероприятий» и узнайте, как спланировать незабываемое мероприятие, соответствующее целям вашего мероприятия!
Выберите место с крытыми и открытыми площадками
Отличными примерами являются открытые площадки с шале, крытым амфитеатром или зрительным залом. Зарезервируйте это место и используйте его как запасной вариант на случай дождя.
Несколько раз моя компания планировала ужины на пляже для корпоративных мероприятий в солнечных местах. К сожалению, отели и курорты не умеют «крутиться на копейке». Дважды нам удавалось выбрать крытые площадки без четвертой стены. Это обеспечило прекрасный вид на улицу, поэтому участники получили лучшее из обоих миров и остались сухими. – Энн Торнли-Браун, специалист по ретритам для руководителей
От составления бюджета и планирования до настройки платформы для проведения мероприятий и создания рекомендаций по гигиене на месте – используйте этот шаблон контрольного списка, чтобы не пропустить ни одного шага.
3. Запросите информацию о комендантском часе и получите разрешенияВ зависимости от близости к жилым районам в некоторых местах на открытом воздухе может быть введен комендантский час, чтобы ограничить неудобства для местных жителей.
4. Обязательно предусмотрите защитное укрытиеОбязательно узнайте о комендантском часе и создайте буфер в своем мероприятии на открытом воздухе. Если вы отстаете от графика, вам, возможно, придется завершить мероприятие до того, как будет завершена вся повестка дня. Также убедитесь, что вы изучаете, нужно ли вам получать разрешение на проведение вашего мероприятия на открытом воздухе.
Выражение «бежать в укрытие» часто используется для обозначения реакции на внезапный ливень. В жаркие дни или в местах с экстремальными температурами, например в пустыне, обеспечение укрытия и защиты от солнца так же важно.
Рассмотрите навесы над столами или навесом. Помните, шатры нельзя заказывать в последнюю минуту. Организаторы мероприятий должны заказывать их заранее, они должны быть настроены и готовы к работе.
Для мероприятий в жаркую погоду (особенно тех, которые связаны с алкоголем) важно обеспечить достаточное количество питьевой воды для посетителей.
6. В переходные сезоны попросите участников подготовиться к изменениям погодных условийЧтобы свести к минимуму воздействие вашего мероприятия на окружающую среду, откажитесь от одноразовых пластиковых бутылок с водой. Вместо этого предусмотрите множество заправочных станций и включите фирменную бутылку с водой в свою сумку для сувениров. Вы можете предложить это своим спонсорам для получения дополнительного дохода.
Например, весной и осенью напомните им, что погода может резко измениться, поэтому попросите принести ботинки, теплые куртки, шапки, рукавицы, запасные носки и полиэтиленовый пакет для мокрой одежды.
7. Держите под рукой аварийный комплектПри планировании мероприятий на открытом воздухе это увеличивает количество вещей, которые могут пойти не так. Так что будьте готовы к неожиданностям. Загляните в магазин за доллар и купите дополнительный солнцезащитный крем, средство от насекомых, After Bite, зонтики и дождевики.
8. Выберите занятия, которые будут хорошо работать вне зависимости от того, проводятся ли они в помещении или на улице.Напомните участникам взять с собой дополнительную пару носков и полиэтиленовый пакет для мокрой одежды. Держите под рукой эпи-ручку на случай, если кого-то ужалит насекомое.
Нет ничего хуже, чем вовлечь группу в занятие, а затем отменить его. Например, компания, организующая мероприятия на открытом воздухе, объединяющие покупателей и поставщиков, включила в программу конкурс «замок из песка». Участники очень ждали этого. Когда пошел дождь, он был отменен, и замена в помещении не была такой привлекательной. При тщательном планировании можно было бы найти подход, чтобы провести это мероприятие в помещении, или можно было бы выбрать мероприятие, которое в меньшей степени зависело бы от погоды.
Благодаря тщательному планированию организаторы мероприятий могут избежать многих ловушек, связанных с мероприятиями на открытом воздухе, и гарантировать, что все отлично проведут время.
9. Попросите участников немедленно сообщить о любом дискомфорте и быть готовыми изменить свой планОднажды весной я организовал мероприятие, в ходе которого разжигали костер на открытом воздухе. Было достаточно тепло, но, к сожалению, к вечеру, когда мы добрались до костра, земля была сырой. Участников попросили надеть ботинки и теплые носки, но, несмотря на наши напоминания, многие пришли только в кроссовках. Вместо того, чтобы выносить это, когда так много людей не были готовы, лучше было дать людям возможность сменить мокрую обувь и носки и отправиться в гостиную с камином, который мы зарезервировали в качестве резервного. – Энн Торнли-Браун специалист по ретритам для руководителей
Все эти советы будут работать в тандеме, чтобы сохранить мероприятия на открытом воздухе и гарантировать, что участники получат удовольствие от мероприятия и пойдут домой в отличном настроении.
10. Проверьте, доступно ли ваше место для всехЭто не то, что часто фигурирует в списках, но важно учитывать всех ваших посетителей и их потребности в доступности.