Корпоратив на природе сценарий: Корпоратив на природе: 5 лучших сценариев | Центр отдыха "Целинбург", Калининградская область

Содержание

Сценарий корпоратива на природе в СПБ и Лен.обл «Город мастеров»

Попробуйте что-то новое и освойте пару ремесел

Сценарий корпоратива на природе «Город мастеров» это уникальный шанс попробовать в своей жизни что-то новое, познать различные виды ремёсел, которые в повседневной жизни зачастую оказываются в стороне от нас. Здесь найдётся широкий спектр мастер-классов, которые всем придутся по душе. Данный сценарий корпоратива на природе великолепно подходит для большой компании с различными увлечениями, предпочтениями и возрастом ее сотрудников.

Любители экстрима смогут научиться управлять различными видами техники, а фанаты новых технологий смогут не только увидеть, но и попробовать на собственном опыте чудеса современной науки. Любителям подручных ремёсел также будет уделено достойное внимание. Город мастеров это уникальный сценарий корпоратива на природе, который позволит каждому участнику не только насладиться отдыхом, но и провести время с пользой.

Сценарий корпоратива на природе по своей структуре

Сценарий корпоратива на природе «Город мастеров» подразумевает собой полезный и интересный отдых. На большом стенде у входа на площадку находится расписание работы мастер классов и описание каждого из них. Участники в свободном режиме могут посещать представленные активности.

Каждые 20 минут ведущий объявляет об окончании мастер-классов и приглашает всех гостей посетить новые активности. Все мастер-классы работают параллельно.

Крио лаборатория

Данный мастер-класс насыщен массой зрелищных и интересных химических опытов. При этом все трюки безопасны. Программа включает в себя опыты с сухим льдом, жидким азотом, получение искусственного снега с использованием его на площадке, создание радуги, изменение физического состояния блюд.

Seqway

Участники смогут научиться управлять и маневрировать таким транспортным средством как seqway.

Чеканка монет

Каждый желающий сможет обучиться технологии холодной чеканки и изготовить для себя индивидуальную монету. На отчеканенные монеты сразу можно нанести любое изображение: пожелание, символику праздника, логотип компании.

Изготовление магнитов

Мастера данной локации расскажут, как делаются магнитики в разных техниках, покажут примеры из полимерной глины и фетра. Выбрав материал, вы начнете создание своего собственного эксклюзивного магнитика.

Мастер-класс по декупажу

Все участники мастер-класса почувствуют себя дизайнерами, создающими шедевры из, казалось бы, обычных вещей. Такие произведения искусства могут стать отличным подарком, сделанным своими руками и от чистого сердца.

Секреты фокусников

Мастер-класс секреты фокусника позволит вам окунуться в мир чудес и иллюзии, приподнять завесу тайн по созданию фокусов. На протяжении мастер-класса вы почувствуете себя настоящими волшебниками и магами, научитесь делать уникальные фокусы с помощью профессионального фокусника, который секретами мастерства.

Создание калейдоскопа

Мастера расскажут о калейдоскопах, кто их придумал и почему эта игрушка популярна до сих пор. Ведущие мастер-классов откроют гостям секреты изготовления калейдоскопов. А когда все участники правильно соберут приборы, мастера помогут задекорировать калейдоскопы так, чтобы они были не только красивыми и удивительными внутри, но и снаружи. На выбор гостей предоставляется яркая разноцветная ткань, кожаные и замшевые шнуры, стразы и бусины, блестки и специальные быстросохнущие краски.

Фотобудка Магия воспоминаний

Любое интересное и значимое событие всегда хочется запечатлеть. С фотобудкой Магия воспоминаний каждый участник сможет в течение 20-30 секунд получить красочное фото прямо с места события. Одновременно могут сфотографироваться до 20 человек, используя различный реквизит. На каждой фотографии автоматически может отображаться логотип компании.

Рисование 3d ручкой

В течение мастер-класса любой желающий сможет освоить 3D-ручку и порисовать разноцветным пластиком прямо в воздухе. Этим чудо-прибором из мира высоких технологий можно быстро нарисовать любой полезный предмет или необычное украшение

Изготовление шоколадных конфет

Кулинарный мастер-класс по изготовлению шоколадных конфет порадует всех сладкоежек! Не секрет, что самые вкусные конфеты — те, что мы приготовили собственными руками, а не купили в магазине. Шоколадные поделки можно съесть самому, а можно подарить своим близким. Вряд ли кто-то останется равнодушным.

Кофейная картина

Перед мастер-классом наши маcтера подготавливают общее полотно. На мастер-классе гостям рассказывается, как создается картина из кофейных зерен различной степени обжарки, после чего гости приступают к заполнению полотна зернами.

Большие игры

Новый формат интерактивных игр, великолепно подходящий под сценарий корпоратива на природе. Лучшие командные настольные игры собраны в один пакет. Игры позволяют выработать командный дух, развивают логику и коммуникационные навыки. И, конечно же, это новинка для всех сотрудников компании.

Музыкальный мастер-класс

Это и активный корпоративный отдых, и необычный творческий тимбилдинг, и то, что участники мастер-класса будут вспоминать ещё очень долго. Всё проходит на одном дыхании, вовлекая всех участников в творческую деятельность. В мастер-классе принимают участие профессиональные музыканты и звукорежиссёры.

Что входит в программу:

Для своего корпоративного мероприятия вы можете выбрать от восьми мастер-классов из списка.

Мастер-классы
Работа ведущего
Полиграфия
Сувенирная продукция

Аренда звукового оборудования и работа DJ
Работа инструкторов-аниматоров
Разметка и подготовка территории
Аренда/доставка/монтаж/демонтаж оборудования и инвентаря
Фирменный баннер
Работа фотографа
Силиконовые браслеты с логотипом компании
Выступление кавер-группы

Пакет Лайт

249 000

Работа ведущего
Аренда звукового оборудования и работа DJ
Работа инструкторов-аниматоров
Полиграфия
8 мастер-классов
Сувенирная продукция

Заказать

Пакет Стандарт

349 000

Работа ведущего
Аренда звукового оборудования и работа DJ
Работа инструкторов-аниматоров
Полиграфия
10 мастер-классов
Сувенирная продукция
Фирменный баннер

Работа фотографа

Заказать

Пакет Премиум

499 000

Работа ведущего
Аренда звукового оборудования и работа DJ
Работа инструкторов-аниматоров
Полиграфия
13 мастер-классов
Сувенирная продукция
Фирменный баннер
Работа фотографа
Силиконовые браслеты с логотипом компании
Выступление кавер-группы

Заказать

Преимущества сценария корпоратива на природе:

Сценарий корпоратива на природе «Город мастеров» имеет свои преимущества. Все гости могут посещать только интересные им активности. Никто не заставляет участвовать гостей в том, что им не нравится. На всех локациях работают только профессиональные исполнители. Данный сценарий корпоратива на природе обладает мотивирующими кейсами. Даже при свободном посещении локаций у нас имеются бесплатные дополнения по механики мероприятия, которые мотивируют участников. Посмотреть фото подобных мероприятий вы можете в нашем

портфолио

Узнайте больше о сценарииУчтем пожелания, внесем коррективы и сформируем сценарий

Перезвоните мне

Корпоратив на природе : самый экологичный сценарий

Экологичный корпоратив на природе – это не просто субботник. Действительно интересный сценарий корпоратива получился у компании Ralf Ringer, коллектив которой отлично провел время и при этом оказал серьезную помощь окружающей среде. Предлагаю вдохновиться их примером и предложить начальству тоже сыграть в Чистые Игры!

23 сентября 2017 года сотрудники Ralf Ringer ( https://ralf. ru) собрались в парке «Лосиный Остров», чтобы очистить его от залежей мусора. Но не в форме обычной уборки, а в виде яркого интересного соревнования. Организовать такое событие помог проект «Чистые Игры» (https://cleangames.ru).

Этот корпоратив на природе строился по следующему сценарию: участники разделились на 40 команд по 4-5 человек в каждой. Целью игры был сбор мусора на территории, которую заранее определили организаторы. Необходимо было не просто покидать отходы в мешки, но разделять мусор по видам: стекло, пластик, металл и т.д. Участники наполняли мешки выброшенной одноразовой посудой, стеклянными бутылками, обертками от всевозможной еды, а также крупногабаритным мусором в виде железных труб, покрышек, строительных материалов. Находили даже одежду, обувь и игрушки! Ни один предмет не остался лежать на земле, ведь команда, которая соберет больше всех мусора, выигрывала соревнование!

И кстати, на этом корпоративе не только не возбранялось, но даже приветствовалось семейное участие! В частности, на соревновании было много детей, которые также собирали мусор, учились отличать материалы для переработки и, конечно, надолго усвоили, что мусорить в лесу нельзя. Ведь лучшее воспитание происходит через игру, а уроки – через практику, верно?

Результаты соревнования оказались впечатляющими! Коллектив Ralf Ringer собрал 316 мешков мусора, каждый по 120 литров и общим весом более 2,5 тонн!

Из них:
120 мешков – стекло
81 мешок – пластик
79 мешков – смешанный мусор
36 мешков – металл
25 мешков – батарейки
+ 5 автомобильных покрышек

Организаторы из «Чистых Игр» посчитали, что в среднем 1 человек убрал почти 20 кг мусора. Вряд ли такой успех кто-то бы повторил, не участвуй он в азартной игре с собственными коллегами! Поэтому такой вид уборки представляется мне наиболее эффективным, а помощь окружающей среде – реальной и моментальной. Не говоря уже о пользе такого корпоратива на природе для самих участников, которые получили здоровую физическую нагрузку, подышали лесным воздухом, зарядились положительными эмоциями, сплотились и отдохнули от рабочих задач. Вряд ли бы людям удалось добиться всего этого на банкете! Поэтому советую взять такой экологичный корпоратив на природе и его сценарий на заметку всем офисным сотрудникам и руководителям. Для организации обращайтесь к «Чистым Играм», они уже несколько лет проводят подобные мероприятия по всей России и за её пределами.

Поделиться ссылкой:

Яркие идеи для корпоратива на природе

Корпоратив – это всегда событие. Причины для этого могут быть самые разные: календарные праздники, юбилей генерального директора или заключение крупного контракта. Вне зависимости от важности мероприятия, подготовка и организация корпоратива – дело крайне ответственное. Редакция журнала «Camp.ru» подготовила 5 идей для яркого корпоратива на природе.

Пикник

Красивая природа, уютная беседка со скамейками и столиками, устойчивый гриль или костер с потрескивающими поленьями, посиделки с гитарой или активные развлечения – это популярные варианты для создания благоприятной атмосферы.

Большинство из этих мест расположены у воды и леса, что тоже открывает массу удовольствия.

И самое главное – в любой момент вы можете сменить вид деятельности или отвлечься от игр на природу для плотного ужина.

Наверняка в вашей команде обязательно найдется пара человек, готовых приготовить на гриле или шашлык из мяса и овощей. Кроме того, пикник, с точки зрения непринужденного общения, может помочь вам не только лучше узнать своих коллег, но и присоединиться к уже сформировавшемуся коллективу.

Кулинарный поединок

Cook-off — это нестандартная идея для корпоратива и отличный конкурс. Это формат развлечения, который захватывает азарт и позволяет раскрыться каждому участнику. Вы можете позвать в команду одного профессионального повара , который будет контролировать каждый шаг и поделится несколькими кулинарными секретами. Конечно, можно управлять собственными силами и организовать обмен опытом, а организационные детали этого процесса можно потом вынести в рабочую офисную среду.

Спортивные развлечения

Где еще найти большую сплоченность, как не в спортивной команде? Этот отдых подходит для турбаз со всеми условиями для активного отдыха и самостоятельных вылазок на природу.

Открывает десятки вариантов, от футбола и пляжного волейбола до мастер-классов по йоге. Очень популярны такие мероприятия, как веревочные курсы и школа выживания.

В первом случае вам предлагается пройти препятствие сверху. Организаторы этих заездов разрабатывают маршруты таким образом, чтобы все участники принимали активное участие в процессе и совместно разрабатывали алгоритмы прохождения игры.

Школа выживания, однако, влечет за собой погружение в условия дикой природы на несколько дней и попутно учимся выживать без благ цивилизации. Оба этих варианта направлены на поднятие командного духа и сплочение коллектива.

Экскурсии и мастер-классы

Организация корпоративов на природе, часто как место для размещения выбранной территории базы отдыха. Современные загородные туристические комплексы, расположенные в исторических местах или заповедниках. И, конечно же, лучше не упускать возможность узнать больше о местных достопримечательностях и красотах.

Предлагаем найти в сценарии праздника место для экскурсии или мастер-класса. Некоторые хостелы предлагают и то, и другое одновременно! Так, например, посетив места рыбалки, вы сможете почувствовать себя настоящим рыбаком и получить пару полезных советов.

Концерт и дискотека под открытым небом

Здесь условия и формат ограничены только вашей фантазией и бюджетом. Вы можете арендовать палатку и вызвать музыкантов , которые будут развлекать коллег весь вечер и можно посидеть в павильоне и устроить шоу талантов.

Это позволит вам по-новому взглянуть на людей, с которыми вы работаете. К тому же этот вариант влечет за собой хорошие новости для представительниц прекрасного пола: в отличие от пикника, где приветствуется удобная одежда, здесь приветствуются красивые наряды – пора показать себя во всей красе.

Идей для идеального корпоратива может быть великое множество – не стоит ограничиваться: проявите фантазию и постарайтесь сделать праздник по-настоящему запоминающимся!

Руководство для организаторов мероприятий по планированию корпоративных мероприятий| TravelPerk

Планирование корпоративных мероприятий требует огромных усилий.

Вы хотите вдохновлять внутренних и внешних заинтересованных лиц, оставляя неизгладимое положительное впечатление. Успешные мероприятия эффективно управляют людьми, датами, идеями, числами и многим другим, но

как вы гарантируете, что ничего не пропустите?

Спойлер: комплексный подход к управлению корпоративными мероприятиями.

Если вы создаете дорожную карту мероприятия или просто изучаете, с чего начать следующее деловое мероприятие, это руководство по планированию корпоративного мероприятия для вас.

Вы научитесь справляться с повседневными задачами, внедрять лучшие практики, создавать обязательные контрольные списки и даже управлять стратегиями взаимодействия после мероприятия — все, что вам нужно для создания потрясающих мероприятий.

В этой статье мы подробно рассмотрим:

Что такое планирование корпоративных мероприятий?
Корпоративы по формату
Корпоративные мероприятия по типу
Проблемы планирования корпоративных мероприятий
5С планирования корпоративных мероприятий
6 шагов для органичного корпоратива
Планирование корпоративных мероприятий: контрольный список для успеха

Давайте углубимся и узнаем, что нужно для успешного проведения корпоративных мероприятий.

Что такое планирование корпоративных мероприятий?

Планирование корпоративных мероприятий включает в себя организацию деловых мероприятий для взаимодействия с клиентами, сотрудниками и другими заинтересованными сторонами. Общие причины для проведения корпоративных мероприятий включают в себя:

Для информирования сотрудников или общественности о новых инициативах и предложениях
Для поощрения сотрудников за их вклад в развитие и успех компании
Чтобы отпраздновать вех с клиентами, сотрудниками и другими участниками
Для объявления организационных изменений и возможных последствий
Для облегчения совместной работы и налаживания связей между различными бизнес-командами

Будь то корпоративное мероприятие для клиентов или внутренний обучающий семинар – конечной целью является объединение людей и помощь в развитии деловых отношений.

Корпоративы по формату

У процветающих компаний обычно на горизонте несколько событий. Вы можете разделить их на следующие типы, в зависимости от их размера.

1. Небольшие события

Небольшие мероприятия принимают небольшие группы до 250 человек и могут быть гибкими с местом проведения или мероприятиями. Общие примеры включают учебные дни, семинары или конференции отдела.

Требования к планированию небольших мероприятий:

Обед : в зависимости от ваших потребностей, это может быть заказ еды или приглашение поставщика провизии.
Транспорт : вам необходимо обеспечить, чтобы посетители могли добраться до места проведения мероприятия и обратно, особенно при приеме внешних заинтересованных лиц.
Прохладительные напитки : поддерживайте водный баланс и бодрость в течение дня.
Онлайн-регистрация : убедитесь, что посетители могут легко получить доступ к информации о мероприятии, такой как время и место.
Сессии в группах : вам нужно будет организовать пространство — онлайн или лично — для проведения секционных сессий.
Аудиовизуальное оборудование : найдите место, которое может удовлетворить ваши технические потребности для презентаций и выступлений.
Планирование маршрута основной сцены : позволяет посетителям следить за основными событиями, такими как время выступлений и вопросы и ответы.

На некоторых небольших мероприятиях может быть двадцать человек в день обучения, или это может быть 150 человек, посещающих микшер компании. В любом случае организаторы мероприятия должны подготовить и разместить всех участников.

2. Мероприятия среднего размера

Мероприятия среднего масштаба включают конференции или саммиты руководителей с участием до 1000 человек. Такие мероприятия опираются на технологии для создания и выполнения хорошо отлаженных планов и собирают вместе сотрудников со всей организации, ценных клиентов и руководителей высшего звена.

В дополнение к требованиям для небольших мероприятий, требования к планированию мероприятий среднего размера включают:

Инструктаж перед мероприятием : все устроятся с вводом в курс дела и инструктажем.

Развлечения после мероприятия : корпоративные мероприятия часто представляют собой смесь бизнеса и удовольствия — позаботьтесь о том, чтобы гости развлекались в течение всего времени, проведенного на вашем мероприятии.
Сообщения перед мероприятием: будь то спонсоры или посетители, вам нужен способ быстро и легко сообщать об изменениях и обновлениях, связанных с мероприятием.
Размещение в гостинице и транспорт: если к вам приезжают гости издалека, вам необходимо организовать размещение и транспорт для мероприятия.
Мобильное приложение для мероприятий : приложение для мероприятий позволяет информировать гостей о любых обновлениях, а также управлять списками гостей и билетами.

3. Крупные мероприятия

Крупные корпоративные мероприятия сложны, и с ними может быть невероятно сложно справиться. Эти мероприятия часто проходят в течение нескольких дней и привлекают тысячи посетителей.

Всестороннее планирование событий жизненно важно для успешного управления этими событиями. Типичными примерами являются многодневные конвенции, бизнес-конференции, церемонии награждения и торговые выставки.

В дополнение к требованиям для небольших и средних мероприятий, требования к планированию крупных мероприятий включают:

Управление докладчиками: позволяет эффективно находить, бронировать и управлять основными докладчиками для вашего корпоративного мероприятия.
Управление делегатами: держите заинтересованные стороны довольными, предоставляя делегатам первоклассный опыт.
Регистрация на мероприятие: для крупных мероприятий вам понадобится упрощенный способ принятия регистрации на мероприятие и управления ею.
Кадровое обеспечение: вам нужно внимательно следить за своими кадрами, чтобы никогда не сбиться с ног.
Бронирование авиабилетов и гостиничных номеров: крупных мероприятий часто означают резервирование полных этажей отеля для ожидаемых гостей. Вам нужен способ управлять этими бронированиями и обеспечивать бесперебойную работу.

Крупные мероприятия требуют месяцев планирования и точной координации. Вам нужно подготовиться к этим событиям с достаточным количеством времени, чтобы спланировать и воплотить свои идеи, иначе вы рискуете, что что-то пойдет не так.

Теперь, когда мы рассмотрели мероприятия разного масштаба, которые вы можете проводить, давайте взглянем на различные типы корпоративных мероприятий.

Корпоративные мероприятия по типу

Существует множество различных типов корпоративных мероприятий, некоторые из них более распространены, чем другие. Вот некоторые типы событий, с которыми вы можете столкнуться в корпоративном мире:

Выставки: укрепляют имидж компании как лидера отрасли и помогают привлечь потенциальных клиентов. Выставки — это отличный способ собрать ключевых игроков в вашей отрасли для обсуждения отраслевых тенденций и цифр.
Выпуск новых продуктов: выпускают новые продукты, чтобы привлечь внимание клиентов и средств массовой информации. Отличным примером этого являются Apple Events, где компания собирает лидеров отрасли и прессу, чтобы узнать о новых продуктах и функциях.
Мероприятия поощрения: отмечают сотрудников событиями, чтобы мотивировать и ценить сотрудников.
Мероприятия по укреплению команды: организуют мероприятия в помещении и на открытом воздухе, чтобы повысить уверенность и моральный дух сотрудников. Это может быть крупное выездное мероприятие или небольшой выездной тимбилдинг.
Семинары и конференции : приглашают докладчиков для расширения знаний сотрудников или внутренних заинтересованных сторон по конкретным темам. Это может быть отличным способом привлечь сотрудников к определенной теме.
Собрания совета директоров и акционеров: собирает членов совета директоров и акционеров для анализа эффективности бизнеса и принятия важных решений. Профессиональное мероприятие помогает убедить начальство в том, что все идет гладко.
Организационные торжества: отмечают важные вехи или годовщины, такие как финансовые достижения и вехи компании. Например, вы можете захотеть отпраздновать десять лет существования вашей компании ярким мероприятием для всех заинтересованных сторон.

Проблемы планирования корпоративных мероприятий

Планирование корпоративных мероприятий выводит ваши мероприятия на новый уровень, но при этом возникает немало проблем.

Ваше мероприятие может провалиться, несмотря на ваши сверхчеловеческие организаторские способности. Вот почему организаторам корпоративных мероприятий необходимо предвидеть неожиданное и подготовиться к нему соответствующим образом.

Давайте рассмотрим распространенные проблемы планирования корпоративных мероприятий, с которыми вы не хотите сталкиваться.

Недоукомплектованные мероприятия

Нет большей проблемы, чем нехватка персонала для мероприятия. Нехватка персонала увеличивает рабочую нагрузку в день мероприятия и заставляет вашу команду изо всех сил пытаться оправдать ожидания посетителей.

Подумайте о вашем мероприятии и ожидаемом количестве участников, а также о том, сколько сотрудников требуется, чтобы гарантировать, что вы никогда не собьетесь с ног. Четко определите роли и обязанности — управление вашими мероприятиями должно быть похоже на управление вашей компанией.

Когда дело доходит до укомплектования персоналом, вы хотите ошибиться в сторону осторожности — если вы не уверены, будьте великодушны. Если вы проводили прошлые мероприятия, вспомните, как они были укомплектованы — не было ли у вас слишком мало или слишком много персонала на мероприятии? Свяжитесь с компанией, занимающейся организацией мероприятий, чтобы найти персонал для вашего мероприятия — они могут посоветовать оптимальные уровни персонала.

Придерживайтесь бюджета вашего мероприятия

Бюджетирование событий может настроить вас на успех или неудачу при планировании личного, виртуального или гибридного мероприятия. Бюджет — это проблема, которая беспокоит даже самых опытных организаторов мероприятий: затраты быстро увеличиваются, и, прежде чем вы это заметите, вы взорвете бюджет.

Все постоянно меняется, и перед событием у вас могут быть дополнительные требования. Например, затраты поставщиков могут увеличиться в зависимости от фактических затрат, или вы можете столкнуться с непредвиденными расходами. Вот почему разумно сохранять свои расходы скромными и предусмотреть в бюджете резервный фонд.

Вы даже можете проанализировать предыдущие исследования и данные, чтобы определить конкретные расходы в каждом случае. Например, сравните статьи бюджета жизненного цикла мероприятия, такие как место проведения, еда, напитки, проезд, проживание, оплата выступающих, персонал и маркетинг, с теми, что были на ваших предыдущих мероприятиях.

Вы также можете использовать специальное программное обеспечение для управления корпоративными мероприятиями, чтобы планировать бюджеты мероприятий, создавать бюджетные отчеты и определять общую рентабельность инвестиций (ROI). Эти инструменты помогут вам отслеживать расходы и гарантировать, что вы принимаете бюджетные решения.

Бюджетирование мероприятий стало проще

Поиск подходящего места

Правильное место проведения имеет решающее значение для успеха мероприятия.

Вы хотите, чтобы ваше место проведения соответствовало мероприятию, но вам часто нужно обеспечить место, прежде чем начинать планировать. Места проведения требуют много предварительного уведомления, поэтому очень важно, чтобы вы были организованы с самого начала.

Вы хотите рассмотреть несколько факторов, прежде чем выбрать место, например:

Расположение: . Могут ли участники удобно добраться до места проведения? Доступен ли он для всех сотрудников?
Доступность: доступно ли место в запланированные даты? Можно ли забронировать его на все мероприятие?
Вместимость: Соответствует ли зал ожидаемому количеству посетителей?
Бюджет: Соответствует ли стоимость места вашему бюджету мероприятия? Предлагают ли они какие-то специальные тарифы для масштабных мероприятий?
Охрана и безопасность: Соблюдаются ли на объекте стандартные протоколы охраны и безопасности? Будут ли гости в безопасности во время мероприятия?

Нет простого способа найти идеальное место, но есть несколько способов убедиться, что вы не пытаетесь найти место в последнюю минуту:

Подготовьте список мест , как только вы поймете, какое мероприятие вы хотите провести, и какое место вам нужно для этого. Подумайте, какие другие мероприятия проходили на других площадках и что говорят об этом опыте участники.
Напишите запросы предложений (RFP) на основе вашего понимания целей и требований мероприятия. Не забудьте добавить требования к бюджету и сроки подачи запроса предложений. Вы также можете использовать инструмент поиска мест для фильтрации мест и отправки им запросов RFP один за другим. Вы получите гораздо больше информации непосредственно из источника, чем в Интернете. Кроме того, заведениям нужен ваш бизнес — они могут предложить дополнительные услуги, чтобы завоевать ваше расположение.
Оцените RFP на основе того, насколько хорошо они соответствуют вашим требованиям. Учитывайте также планировку площадок и оперативность менеджеров площадок. Если ответ на некоторые места занимает несколько недель, вы, вероятно, также столкнетесь с проблемами со связью в дальнейшем.

Если вы гибко выбираете даты проведения мероприятий, ищите места с сезонными ценами. Вы можете получить более выгодную сделку, поскольку некоторые заведения предлагают более низкие цены в определенное время года.

Вовлечение посетителей и общение

Надежный план взаимодействия с посетителями является ключом к тому, чтобы превзойти их ожидания. Вот почему так важно учитывать вашу потенциальную аудиторию и понимать ее предпочтения.

Также нужно избегать информационной перегрузки, которая может быстро отвлечь участников. Вот несколько способов убедиться, что ваши посетители остаются вовлеченными в течение всего мероприятия.

Организуйте пленарные заседания с привлекательными докладчиками, чтобы обеспечить участие делегатов и высокую вовлеченность посетителей. Вы также можете организовать обсуждения за столом или вопросы и ответы в реальном времени, чтобы участники были вовлечены в мероприятие.
Создавайте интерактивный контент для секций конференции с целевым и интерактивным контентом, чтобы держать всех в напряжении.
Создайте сетевые возможности , чтобы убедиться, что у участников достаточно способов подключения. Общение с другими людьми в своей области является главным преимуществом для сотрудников, когда речь идет о корпоративных мероприятиях.

Вы хотите учиться на основе отзывов — используйте технологические инструменты для проведения опросов в режиме реального времени и сбора данных , которые помогут вам скорректировать приоритеты. Таким образом, вы сможете продолжать учиться, организуя все больше и больше мероприятий.

Это общие проблемы, с которыми вы столкнетесь, независимо от типа мероприятия, которое вы проводите. С этими проблемами могут столкнуться даже небольшие события. Итак, , как их избежать?

Давайте рассмотрим пять принципов управления корпоративными мероприятиями, чтобы получить советы о том, как обеспечить успех ваших мероприятий — от регистрации участников до отчетности по итогам мероприятия.

5С организации корпоративных мероприятий

Давайте изучим 5C управления событиями, прежде чем обсуждать лучшие практики организации корпоративных мероприятий. Эти 5C помогут обеспечить бесперебойную работу вашего мероприятия от начала до конца .

Концепция: убедитесь, что у вас есть четкие цели мероприятия, чтобы заинтересованные стороны и команда планирования мероприятия имели хорошее представление о том, что происходит.
Координация: подумайте, как вы будете планировать свое мероприятие, включая логистику, стратегию, планы и бюджет. Планирование мероприятий требует точных планов и скоординированных усилий, поэтому необходимо начинать как можно раньше.
Управление: назначьте роли членам вашей команды, чтобы обеспечить охват всех баз. Установите иерархию для утверждения — программное обеспечение для управления событиями может ускорить этот процесс и просто распределить обязанности.
Кульминация: вся ваша тяжелая работа, предшествовавшая дню события, ничего не стоит, если вы не можете выполнить свои планы. Убедитесь, что все готово для безупречного мероприятия, когда наступит день.
Закрытие: измерьте успех вашего мероприятия, чтобы улучшить планирование будущих мероприятий. Учитывайте такие аспекты, как вовлеченность посетителей, их удовлетворенность и ключевые показатели эффективности мероприятия, чтобы измерить успех мероприятия.

Отслеживание 5C планирования корпоративных мероприятий позволяет разбить мероприятие на этапы и беспрепятственно управлять процессом управления мероприятиями.

Возникли проблемы с планированием вашего корпоративного мероприятия? Попробуйте Решение TravelPerk для управления мероприятиями , чтобы узнать, как можно ускорить свои деловые поездки, организуя мероприятия, управляя участниками, бронируя поездки, планируя встречи и выбирая место — и все это на одной платформе.

Лучшие практики управления корпоративными мероприятиями: 6 шагов для организации корпоративных мероприятий

Теперь о том, что нужно и чего нельзя делать при планировании мероприятий. Будь вы новичок или профессиональный организатор мероприятий, выполните следующие действия при планировании следующего крупного корпоративного мероприятия.

1. Наметить цели события

Вы не сможете создать привлекательный план мероприятия, не зная, чего хотите достичь. Обсудите даже цели со своим высшим руководством и выработайте четкое понимание того, почему это мероприятие имеет значение.

При определении целей мероприятия учитывайте следующее:

Изучите целевую аудиторию и поймите, чего они хотят от мероприятий.
Решите, хотите ли вы обучать, мотивировать или вдохновлять своим контентом.
С самого начала поставьте перед собой четкую цель согласования мероприятия с целями организации.
Сосредоточьтесь на метриках, которые вы хотите измерить для определения успеха события.

Как только вы определите фокус мероприятия, вы сможете лучше рассчитаться с бюджетом мероприятия.

2. Установите бюджет мероприятия

Бюджетирование — одна из самых сложных задач при планировании и проведении мероприятий. Важно заранее сопоставить расходы на мероприятие, чтобы не перерасходовать.

Вот несколько рекомендаций по бюджетированию мероприятий, которые помогут организовать успешное корпоративное мероприятие.

Составьте список всего, что вам понадобится на протяжении всего жизненного цикла мероприятия, чтобы оценить расходы на мероприятие, включая налоги и накладные расходы.
Исследуйте бюджетные затраты на мероприятия, чтобы ориентировочные цены были близки к фактическим затратам.
Оглянитесь на предыдущие события, чтобы понять стоимость.

Вы можете управлять бюджетом мероприятия в простой электронной таблице Google или использовать программное обеспечение для управления мероприятиями для дополнительных возможностей.

У вас часто будет установленный бюджет для вашего мероприятия — вам нужно, чтобы он работал. Не стесняйтесь запрашивать у поставщиков несколько предложений и выбирать те, которые соответствуют вашему видению.

3. Разработайте маркетинговый план мероприятий

Для ваших публичных мероприятий вам нужно будет выделить время для рекламы вашего мероприятия — все ваши планы бесполезны, если никто не придет, в конце концов.

Задайте эти вопросы, чтобы лучше понять свою аудиторию:

Каковы демографические тенденции ваших посетителей?
Какие социальные сети они используют?
Какие цифровые точки взаимодействия необходимы для их достижения?
Событие решает конкретную проблему?
Когда ваши посетители обычно находятся в сети?

Эти ответы помогут вам заложить основы вашей маркетинговой стратегии событий. Подумайте о каждой точке взаимодействия, которую вы можете использовать для связи с посетителями на протяжении всего жизненного цикла мероприятия, будь то дисплеи в офисе или электронная почта в масштабах всей компании.

4. Подумайте о спонсорах и о том, как их найти

Поиск подходящих спонсоров для ваших публичных мероприятий может быть беспроигрышным как для вас, так и для выбранного вами спонсора. Спонсоры мероприятия предоставляют вам ключевые ресурсы мероприятия в обмен на продвижение — у вас может быть более одного спонсора одновременно, особенно для крупных мероприятий

Вот как вы можете найти спонсора для своего мероприятия:

Определите список целевых спонсоров, способных предоставить необходимые вам ресурсы.
Совместите интерес спонсоров с целями мероприятия, чтобы вызвать интерес.
Создавайте различные уровни спонсорства, чтобы обслуживать спонсоров всех размеров.

Выстраивание отношений со спонсорами помогает планировать долгосрочные корпоративные мероприятия — одно успешное мероприятие может легко превратиться в дюжину.

5. Мониторинг опыта посетителей

После того, как вы определились с целями мероприятия, бюджетом, маркетингом и спонсорами, найдите время, чтобы подумать об участниках.

Как сделать так, чтобы всем посетителям понравилось? Ответ заключается в персонализации опыта посетителей с помощью мобильных устройств и привлекательного контента.

Вот что вы можете сделать, чтобы обеспечить взаимодействие со своей аудиторией:

Привлекайте аудиторию с помощью интерактивных карт, викторин, опросов, опросов и других форм геймификации.
Используйте мобильные приложения для отправки уведомлений об изменениях событий или скидках в последнюю минуту.
Разрешить посетителям настраивать расписания и посещать различные сетевые сеансы.

Многие из этих функций стали намного проще благодаря программному обеспечению для управления событиями. Многие решения для управления мероприятиями предлагают мобильное приложение для удобства участников.

6. Стратегии взаимодействия после мероприятия

Ваше мероприятие еще не закончилось, когда последний гость покинет зал — впереди еще много работы. Здесь начинается этап взаимодействия после мероприятия. Это ключевой этап сбора отзывов для улучшения будущих мероприятий.

Рассмотрите эти стратегии вовлечения после мероприятия, чтобы предоставить вашим посетителям отличный опыт после мероприятия:

Создайте опрос после мероприятия: , чтобы измерить удовлетворенность посетителей и предложить стимул для увеличения участия.
Организуйте последующее сетевое мероприятие: , чтобы создать сообщество и облегчить общение между вернувшимися гостями.
Создавайте текстовые и видеоблоги: для перепрофилирования ценного контента конференции. Вероятно, вы собрали достаточно информации как от спикеров, так и от участников.
Отправьте благодарственный подарок: , чтобы оценить время и участие посетителей. Это также может быть отличным способом продвижения спонсоров и выполнения соглашений.
Проведите конкурс в социальных сетях: , чтобы создать шумиху и получить больше пользовательского контента, заставив участников поделиться своим опытом.
Предлагайте скидки и предложения: для продвижения товаров в дни после мероприятия, когда посетители наиболее активны.

Планирование корпоративных мероприятий: контрольный список для успеха

Планирование корпоративных мероприятий может оказаться непосильной задачей, даже если вы знаете, что нужно для их воплощения в жизнь.

Мы составили этот контрольный список корпоративных мероприятий, чтобы избавить вас от догадок при планировании и освободить ваше пространство. При планировании мероприятия убедитесь, что вы:

Разработайте цели мероприятия, соответствующие целям организации.
Разработайте и придерживайтесь бюджета корпоративного мероприятия, учитывающего все аспекты вашего мероприятия.
Подберите места за несколько месяцев до мероприятия, чтобы выбрать идеальное место.
Поговорите со спонсорами о том, как вы можете работать вместе на корпоративных мероприятиях.
Позаботьтесь о еде и напитках, транспорте и размещении участников. Если для этого необходимо договориться с третьими лицами, сделайте это заранее.
Организуйте многоканальный подход к маркетинговым материалам событий.
Используйте приложение или веб-сайт, чтобы сообщать подробности мероприятия участникам.
Собирайте данные после событий с помощью опросов, дополнительных звонков и активности в социальных сетях.

Наш пункт номер один в любом контрольном списке планирования мероприятий, , состоит в том, чтобы убедиться, что у вас есть мощный инструмент планирования корпоративных мероприятий на вашей стороне. Это значительно упрощает каждый этап процесса планирования корпоративного мероприятия.

Решение TravelPerk для управления мероприятиями

поможет вам вывести корпоративное мероприятие на новый уровень. Это позволяет вам доставить всех ваших посетителей и сотрудников, где бы они ни находились, на ваше мероприятие — безопасно, быстро и без проблем.

С помощью решения TravelPerk для мероприятий вы можете управлять всем, что вам нужно, с одной и той же платформы:

Управление приглашениями: приглашайте участников и отслеживайте их ответы и статус их бронирований.