Как отслеживать дни рождения
Одна из обязанностей секретаря или помощника руководителя – напоминать шефу о том, что нужно поздравить кого-то из сотрудников, клиентов или партнеров компании с днем рождения или профессиональным праздником. Как сделать это с минимальными затратами ресурсов и не забыть ни о ком, расскажем в статье.
«ВНЕШНИЕ» ИМЕНИННИКИ
Количество полезных контактов крупной организации может исчисляться сотнями. Понятно, что в этом случае почти каждый день найдется кого поздравить. Ничего не поделаешь, это важная часть работы по поддержанию деловых связей. Руководитель сам решает, кого и как поздравить, задача же помощника – вовремя напомнить о приближающейся дате. Если мы говорим о помощнике генерального директора, то именно он будет отслеживать поздравления первых лиц. Секретарь руководителя среднего звена ведет свой список именинников – впрочем, по тем же правилам.
Формируем «внешнюю» базу данных
Для работы с «внешними» днями рождения необходимо сформировать специальную базу данных.
Удобнее всего построить ее в виде таблицы Excel (см. Пример 1). При желании можно добавлять в эту базу данных и профессиональные праздники, чтобы вся информация, касающаяся поздравлений, содержалась в одном файле. Обратите внимание: список именинников в таблице построен по хронологическому принципу – по датам их рождения (по месяцам и по числам месяца).
Структура таблицы позволяет также быстро найти именинника по фамилии. Если нужно узнать, когда день рождения, например, у Гулецкого Павла Владимировича, можно воспользоваться простым поиском (сочетание клавиш Ctrl+F), и программа тут же выдаст результат (рис. 1). Как вариант, можно применить функцию Сортировка и фильтр, которая позволяет выстроить фамилии по алфавиту (рис. 2). Это актуально, когда фамилию человека никто точно не помнит, зато все уверены, что она начинается с буквы «В».
Обновляем «внешнюю» базу данных
Как и любая база данных, наша таблица именинников должна регулярно обновляться.
Чем больше в ней строк, тем больше вероятность, что в некоторых из них содержится устаревшая или неточная информация. Конечно, дата рождения человека не изменится, зато сам он за то время, которое прошло с момента последнего поздравления, мог сменить должность или место работы, уйти на пенсию… За всем этим нужно успевать следить, чтобы не возникло неловких ситуаций. Как это делать?
Во-первых, нужно потратить несколько минут на то, чтобы накануне каждого первого числа распечатать базу данных на ближайший месяц и показать директору. Он определенно знает больше, чем секретарь, о кадровых перестановках в своей отрасли. Кроме того, здесь может выясниться, что некоторые фамилии вообще следует убрать из списка: по разным причинам компания больше этих людей не поздравляет.
Во-вторых, секретарю необходимо ежегодно проверять актуальность базы данных, обзванивая помощников или секретарей всех внесенных в базу персон и уточняя, занимают ли они те же должности, а если нет, то где теперь их можно найти.
После знаковых событий в регионе, например выборов, такая сверка проводится вне очереди. В завершение проверки нужно отметить тех людей, которые в предстоящем году празднуют юбилеи.
В-третьих, базу нужно регулярно пополнять. Например, если в организации есть традиция поздравлять с днем рождения всех своих клиентов, каждый раз при заключении договора все данные генерального директора нового контрагента должны быть переданы секретарю. Куратор договора через своего коллегу в компании-клиенте получит эту информацию без труда. Другими источниками информации могут быть социальные сети, помощники первых лиц, а если речь идет о чиновниках и государственных деятелях, то региональная пресса.
Кто и как поздравляет
Как именно поздравлять первых лиц, решает генеральный директор. Обычно все именинники делятся на категории: самым важным шеф наносит визит лично, к кому-то отправляет заместителя, кому-то звонит.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2016.
Сортировка дней рождений
23210 04.11.2015 Скачать примерВо многих компаниях принято отмечать дни рождения сотрудников или поздравлять с ДР клиентов, предлагая скидки именинникам. И тут же возникает проблема: если в компании ощутимо большое количество сотрудников/клиентов, то сортировка их списка по дате рождения дает не совсем желательный результат:
Поскольку Microsoft Excel воспринимает любую дату как числовой код (количество дней с начала века до текущей даты), то сортировка идет, на самом деле, по этому коду. Таким образом мы получаем на выходе список по порядку «старые-молодые», но из него совсем не видно у кого в каком месяце день рождения.
Способ 1. Функция ТЕКСТ и дополнительный столбец
Для решения задачи нам потребуется еще один вспомогательный столбец с функцией ТЕКСТ (TEXT), которая умеет представлять числа и даты в заданном формате:
В нашем случае формат «ММ ДД» означает, что нужно отобразить из всей даты только двузначные номер месяца и день (без года).
Теперь простая сортировка по вспомогательному столбцу (вкладка Данные — Сортировка) как раз и даст нужный результат:
Вуаля!
Для полноты ощущений можно добавить к отсортированному списку еще автоматическое отчеркивание месяцев друг от друга горизонтальной линией. Для этого выделите весь список (кроме шапки) и выберите на вкладке Главная команду Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule). В открывшемся окне выберите нижний тип правила Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и введите следующую формулу:
Эта формула проверяет номер месяца для каждой строки, и если он отличается от номера месяца в следующей строке, то срабатывает условное форматирование. Нажмите кнопку Формат и включите нижнюю границу ячейки на вкладке Границы (Borders). Также не забудьте убрать лишние знаки доллара в формуле, т.
к. нам нужно закрепить в ней только столбцы.
После нажатия на ОК к нашей таблице добавятся симпатичные разделительные линии по месяцам:
Способ 2. Сводная таблица с группировкой
Этот способ вместо дополнительных столбцов и функций задействует супермощный инструмент Excel — сводные таблицы. Выделите ваш список и на вкладке Вставка (Insert) нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table), а затем ОК в появившемся окне. Перетащите поле с датой в область строк — Excel выведет на листе список всех дат в первом столбце:
Щелкните правой кнопкой мыши по любой дате и выберите команду Группировать (Group). В следующем окне убедитесь, что выбран шаг группировки Месяцы и нажмите ОК. Получим список всех месяцев, которые есть в исходной таблице:
Теперь, чтобы увидеть у кого именно из сотрудников день рождения приходятся на конкретный месяц, перетащите поле с именем сотрудника и бросьте его под поле с датой в область строк:
Задача решена, и не нужно возиться с формулами.
Единственный минус этого варианта в том, что Excel не умеет группировать столбцы с пустыми ячейками, т.е. вы должны иметь полностью заполненный датами столбец в исходной таблице.
Ну, вот — можно идти собирать деньги с коллег на очередной тортик или закупать подарки для любимых клиентов 🙂
Ссылки по теме
- Хитрости сортировки
- Как Excel на самом деле работает с датами
- Как сделать всплывающий календарь в ячейке листа Excel
— Etsy Турция
Etsy больше не поддерживает старые версии вашего веб-браузера, чтобы обеспечить безопасность пользовательских данных. Пожалуйста, обновите до последней версии.
Воспользуйтесь всеми преимуществами нашего сайта, включив JavaScript.
( 1000+ релевантных результатов, с рекламой Продавцы, желающие расширить свой бизнес и привлечь больше заинтересованных покупателей, могут использовать рекламную платформу Etsy для продвижения своих товаров.
Вы увидите результаты объявлений, основанные на таких факторах, как релевантность и сумма, которую продавцы платят за клик. Узнать больше.
)БЕСПЛАТНЫХ шаблонов календаря для 19+ дней рождения в Документах Google | МС Word | Страницы | PDF
Вы один из тех людей, которые легко забывают даты рождения своих близких? При этом вы можете встретить именинника без поздравления «С днем рождения», вы купите подарок в последнюю минуту или, что еще хуже, вы не приготовите ни поздравления, ни подарка для этого особенного человека.
Не забывайте больше, поскольку у нас есть решение, чтобы предотвратить такие возможности в следующий раз. Подготовьте шаблоны календаря дня рождения. Что это за шаблоны и как создавать календари дней рождения? Продолжайте прокручивать вниз.
➞ Загрузить сейчас: 200 000+ шаблонов…
всего за 24 доллара в год
Шаблон календаря дня рождения персонала
Детали
Формат файла
- MS Word
- Документы Google
Скачать
Шаблон календаря дня рождения
Детали
Формат файла
- MS Word
- Документы Google 90 009 Pages
Скачать
Образец шаблона календаря дня рождения сотрудника 9Скачать 08
Скачать
Бесплатный образец шаблона календаря дня рождения
Детали
Формат файла 9000 3
- MS Word
- Документы Google
- Страницы
Скачать
Образец шаблона настольного календаря на день рождения
Детали
Формат файла
- Документы Google
- MS Word
- Страницы
Размер: США, A4
Скачать
Шаблон календаря дня рождения семьи
Детали
Формат файла
- Документы Google
- MS Word
- Страниц 900 10
Размер: США, A4
Скачать
Образец шаблона календаря дня рождения сотрудника
Детали
Формат файла
- Документы Google
- MS Word
- Страницы
Размер: США, A4
Скачать
Шаблон календаря на день рождения
Шаблон календаря на год
Пример шаблона календаря на день рождения семьи
Скачать
Шаблон календаря на день рождения ручной работы
Шаблон настольного календаря на день рождения
Шаблон календаря на день рождения
kays epratt.
comСкачать
Простой шаблон календаря на день рождения
static1.squarespace.comСкачать
Образец шаблона календаря на день рождения
calendarpedia.comСкачать
День рождения Шаблон календаря Excel
Скачать
Шаблон хронологии календаря дня рождения
Скачать
Образец шаблона проекта календаря дня рождения
jillibeansoup.typepad.comСкачать
Право на получение лицензии по графику дня рождения Календарь
in.govЗагрузить
Что такое календарь дней рождения?
Календарь дней рождения или график дней рождения — это настраиваемый календарь, в который записываются все важные даты рождения, которые необходимо запомнить. И вы можете использовать его вечно, так как он служит вашим официальным вечным календарем. Помимо записи каждой даты рождения ваших близких друзей, родственников и членов семьи, вы можете использовать такие календари в других примерах приложений.
Примером может служить календарь дней рождений в классе, в котором указано, когда наступают дни рождения учащихся. То же самое касается календарей дней рождения сотрудников, где сотрудников будут приветствовать в дни их рождения. Таким образом, календари дней рождения предназначены не только для ваших личных контактов.
Как создать календарь дня рождения
Даже если вы плохо запоминаете даты, пусть шаблоны или крошечные листы образцов бумаги помогут вам запомнить. Они вас не подведут, особенно если вы знаете, как сделать эффективный календарь дня рождения. Всего за четыре шага вы наверняка сможете подготовиться к любому празднованию дня рождения в ближайшее время. И шаги следующие:
Шаг 1: Определите цель календаря
Действительно, ясно, что вы планируете создать образец календаря дня рождения. Но используете ли вы его для школы, офиса, личных целей или любого другого приложения? Сначала доработайте. Таким образом, вы можете легко определить, кто должен быть указан, что нужно разработать и каким должен быть календарь.
Шаг 2. Перечислите имена и даты рождения
Календарь дней рождения должен содержать образец списка. В черновике вы можете перечислить все имена, которые вам нужно ввести в календарь, а также их соответствующие даты рождения. Обязательно изучите свои личные или профессиональные связи, иначе некоторые из них могут быть не указаны в календаре. Таким образом, вы забудете о них.
Шаг 3: Перенесите детали в шаблон и расположите
Из списка, который вы составили в черновике, перенесите такие детали в выбранный вами шаблон. Как вы можете видеть выше, существуют различные шаблоны календарей дней рождения. Ваша единственная цель — загрузить и заполнить то, чего не хватает в шаблоне. Кроме того, не просто слепо передавайте детали дня рождения, потому что необходимо чувство порядка. Конечно, вы создаете категории, например, используя двенадцать месяцев в году. Итак, в разделе «Январь» укажите, кто празднует свой день рождения в этом месяце, и укажите день. Следуйте этому формату в остальные месяцы.
Шаг 4: Дизайн и полировка календаря
Существует множество способов подарить календари ко дню рождения, используя при этом свои творческие идеи. Обратите внимание и на дизайн. Вы можете добавить изображения, специальные шрифты и другие способы украсить календарь. В таком виде он выглядит презентабельно. Когда вы распечатываете его, убедитесь, что он тоже где-то виден, чтобы вы действительно не могли забыть проверить дни рождения. И самое главное, обновляйте календарь еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Возможно, когда-нибудь вы добавите новые детали, когда ваши связи вырастут.
Часто задаваемые вопросы
Что такое вечный календарь?
Вечный календарь относится к любому календарю, который остается в силе в течение многих лет или навсегда. Он спроектирован так, чтобы на него можно было положиться не только неделю, месяц или год, но и дольше.
В чем разница между годовым календарем и вечным календарем?
Годовые календари должны соблюдаться только в течение года.