Пример характеристики секретаря
В должности секретаря руководителя Анна Ивановна работает с марта 2012года. Свои должностные полномочия исполняет профессионально и инициативно, за что в течение 2013 года дважды поощрялась руководством предприятия.
Своевременно, качественно и в требуемом объеме осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Эффективно взаимодействует с техническим персоналом офиса руководителя.
Выполняет значительный объем работы по предварительному рассмотрению деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия. Грамотно ведет офисное делопроизводство, используя для этого современные программно-технические средства. В установленные сроки и с высоким качеством готовит проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия.
Осуществляет действенный контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, а в необходимых случаях — качественное редактирование их содержания. Оперативно и безошибочно передает и принимает информацию, предназначенную для руководителя предприятия, по техническим средствам коммуникации.
Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в точном соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе. Своевременно и правильно ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.
Активно участвует в подготовке и обеспечении приема посетителей. Ответственно и добросовестно выполняет различные деловые поручения руководителя предприятия. Прочие должностные полномочия секретаря руководителя исполняет отлично.
Настойчиво и результативно работает над совершенствованием личной профессиональной подготовки, регулярно овладевает новыми знаниями. Успешно обучается на курсах повышения квалификации при Санкт-Петербургской высшей школе секретарей. Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности.
К выполнению своих должностных полномочий относится серьезно, званием секретаря руководителя гордится. Обладает высокой работоспособностью. Постоянно опрятна, аккуратна.
При внезапных изменениях в обстановке действует находчиво. В процессе подготовки решений проявляет компетентность. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в том числе документированной, владеет уверенно.
С коллегами поддерживает деловитые, корректные, благожелательные отношения. Служит примером в выполнении правил и норм повседневной деловой этики и порядочности. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен. Критику в свой адрес воспринимает спокойно, имеющиеся недостатки устраняет в короткие сроки.
ВЫВОДЫ:
1. Занимаемой должности соответствует.
2. По завершении курсов повышения квалификации достойна назначения на должность шеф-секретаря.
web-resume.com.ua
Как написать поздравление сотруднику? | Вопросы подписчиков
Мне поручили написать поздравление сотруднику нашей организации по случаю его победы в профессиональном конкурсе. Каким должен быть текст такого поздравления? И как писать поздравления по случаю вручения различного рода наград, премий, дипломов и т.п.?
В современном российском обществе существует многоуровневая система признания профессиональных заслуг и активной социальной позиции людей, работающих в самых разных областях производства, сервиса, науки, культуры, образования и государственной службы.
Читайте подробнее о том, как поздравить иностранных партнеров и коллег по этой ссылке.
Во-первых, это государственные награды: ордена, медали, почетные грамоты и дипломы Президента РФ, Правительства РФ и отдельных министерств РФ. К системе государственных наград относится также Государственная премия РФ и почетные звания. И если почетное звание Героя Российской Федерации присваивается единицам, то почетных званий по отраслям и конкретным видам деятельности удостаиваются многие россияне, достигшие больших профессиональных успехов:
Заслуженный агроном РФ, Заслуженный машиностроитель РФ, Заслуженный работник бытового обслуживания населения РФ, Заслуженный экономист РФ и т. д.
Узнайте подробнее, о поздравлении с днем рождения
Во-вторых, существует система наград и поощрений в рамках проведения различного рода выставок, фестивалей, конкурсов как международного и общероссийского уровней, так и регионального.
И, в-третьих, нередко внутри отдельных организационных структур (общественных объединений и ассоциаций, холдингов, концернов, заводов, фабрик, комбинатов, университетов, торговых домов и центров, больниц, воинских подразделений и др.) за выдающиеся заслуги в целом или по итогам профессиональной деятельности за год вручаются дипломы и грамоты.
На этом уровне существуют также более высокие, вручаемые с определенной периодичностью, награды – премии и медали, носящие имена исторических личностей или известных деятелей науки и техники, искусства и литературы.
В культуре делового общения принято поздравлять своих партнеров и коллег по случаю вручения различного рода наград. При этом стилистика письма-поздравления зависит от следующих составляющих:
вида награды/поощрения;
характера взаимоотношений между адресатом и отправителем;
сферы деятельности.
О том, как правильно поздравить начальника с днем рождения, читайте далее
Поздравления по случаю вручения Почетной грамоты Правительства РФ
Уважаемая Анастасия Павловна!
Примите наши сердечные поздравления по случаю вручения Вам Почетной грамоты Правительства Российской Федерации!
Мы искренне рады, что Ваш самоотверженный труд, Ваше верное служение своей малой родине – нашему Краю – нашли заслуженное признание на высоком государственном уровне.
От всей души желаем Вам доброго здоровья, много счастливых и радостных дней, скрашивающих нелегкие трудовые будни, больших успехов в профессиональной деятельности, столь нужной и важной для дальнейшего позитивного развития нашего Края.
С искренним уважением и благодарностью
от коллектива ОАО “Уральское молоко”,
Директор ОАО “УМ” С.И. Семенов
Поздравление по случаю присвоения почетного звания “Заслуженный работник сельского хозяйства Российской Федерации”
Уважаемая Вера Степановна!
Мы были искренне рады узнать о присвоении Вам почетного звания “Заслуженный работник сельского хозяйства Российской Федерации”.
В сложный период экономического спада в агропромышленной отрасли Вы были верны своему делу и приложили все усилия, чтобы АПК “Заполярье” работал и бесперебойно поставлял качественные продукты питания в торговую сеть нашей области.
Благодаря Вашему самоотверженному труду, высочайшему профессионализму и огромному опыту сегодня АПК “Заполярье” является одним из ведущих предприятий агропромышленного комплекса нашего региона.
Мы гордимся тем, что наши компании связывают прочные партнерские отношения, отличающиеся взаимопониманием и взаимоуважением. И во всем этом велика Ваша личная заслуга.
От души поздравляем Вас со столь почетным признанием Вашего вклада в развитие отрасли и желаем доброго здоровья, неиссякаемой энергии, новых профессиональных побед, радости и благополучия во всем.
С искренним уважением,
Коммерческий директор
ТЦ “Полярная звезда” В.М. Новиков
Поздравления по случаю победы в конкурсе регионального профессионального объединения
Уважаемый Тимофей Ильич!
Мы с большой радостью узнали о том, что Вы заняли первое место в номинации “Рекламная персона года” конкурса Региональной ассоциации работников СМИ.
От души поздравляем Вас с этой победой и полностью разделяем мнение компетентного жюри, поскольку Ваши рекламные продукты неизменно отличаются понимаем современных тенденций, изысканным вкусом и креативностью.
Нам всегда приятно работать с Вами над совместными проектами, поскольку Ваше участие в работе гарантирует неформальный подход к делу, качество и яркую индивидуальность всех рекламных материалов.
Удачи Вам и новых творческих побед!
С уважением,
Начальник отдела продаж
АО “Агрохимпродукт” И. П. Селезнев
Поздравление по случаю вручения диплома международной выставки
Уважаемая Наталья Николаевна!
Примите наши сердечные поздравления по случаю вручения Вам Диплома I степени Международной выставки “Мебель для детей”.
Мы искренне рады, что Ваше инженерно-конструкторское решение разработки модульной мебели для детей с встроенным спортивным комплексом признано экспертами выставки лучшим.
Мы надеемся, что столь высокая оценка Вашего профессионализма послужит импульсом к принятию стратегических маркетинговых решений по увеличению объема производства детской мебели данного типа.
От души желаем Вам новых интересных идей и их быстрой производственной реализации.
С искренним уважением,
Начальник отдела маркетинга и рекламы
мебельного салона “Комфорт” О.А. Артемова
Поздравление по случаю вручения диплома по итогам профессиональной деятельности в рамках конкретной организации
Дорогой Дмитрий Александрович!
Сердечно поздравляем Вас с вручением Диплома “Лучший металлург 2005 года”!
Мы гордимся тем, что работаем с Вами в одном коллективе, и искренне рады, что руководство ОАО “Спецметаллконструкт” столь высоко оценило Ваши заслуги. Вы являетесь профессионалом высочайшего класса, сочетающим в себе безупречное отношение к своим обязанностям с постоянным рационализаторским поиском.
От души желаем Вам крепкого здоровья, жизненной энергии, радости и удачи во всем.
С уважением,
Коллектив Цеха № 7
Поздравления по случаю вручения организации государственной награды
Глубокоуважаемый Виктор Евгеньевич!
Примите мои сердечные поздравления по случаю вручения НПО “Вымпел” высокой государственной награды – ордена Дружбы!
Сегодня НПО “Вымпел” – одно из ведущих научно-производственных объединений, стоящих в авангарде предприятий, чьи разработки в области высоких технологий успешно внедряются в производство и тем самым способствуют интенсивному развитию российской промышленности.
Мы гордимся тем, что на протяжении последних лет наши предприятия связывает конструктивное сотрудничество в рамках совместных проектов, открывающих новые перспективы научно-технического взаимодействия.
Желаем Вам, уважаемый Виктор Евгеньевич, и в Вашем лице всему коллективу НПО “Вымпел” больших научных и производственных успехов, крепкого здоровья и всего самого доброго.
С искренним уважением,
Генеральный директор
ФГУП “Энергосистемы” Е.В. Баринов
Поздравление по случаю признания продукции брэндом года
Дорогой Андрей Юрьевич!
Коллектив Петровского завода шин сердечно поздравляет Вас и всех Ваших коллег с признанием выпускаемого вашим заводом велосипеда “Старт” брэндом года!
Стремление вашего коллектива к достижению оптимального соотношения качества и цены производимой продукции получило объективную оценку потребителей. Все модификации велосипеда “Старт” пользуются большим спросом и характеризуются исключительно положительными отзывами покупателей.
Мы горды тем, что в этом виде вашей продукции, получившем титул “Брэнд года”, имеется и часть нашего труда. Искренне надеемся, что наши поставки шин для велосипеда “Старт” будут способствовать дальнейшему стабильному развитию вашего производства.
От души желаем Вам и всему коллективу завода доброго здоровья и новых профессиональных побед!
С уважением,
Коммерческий директор
Петровского завода шин А.В. Подольцев
Поздравления по случаю вручения золотой медали на выставке
Уважаемая Мария Николаевна!
Мы искренне рады были узнать о том, что на Всероссийской выставке “Лучшие товары и услуги на рынках России” натуральные сиропы, производимые Вашей компанией, удостоены золотой медали.
Сердечно поздравляем Вас и в Вашем лице весь коллектив сотрудников, работающих над выпуском этой продукции.
Мы полностью разделяем мнение компетентной комиссии экспертов выставки, поскольку в сети наших аптек натуральные сиропы, изготовляемые Вашей компанией, – всегда пользуются большим спросом среди покупателей.
От души желаем Вам новых интересных проектов, удачных разработок, способствующих укреплению здоровья россиян.
С неизменным уважением и надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество,
Директор ЗАО “Добрый лекарь” В.В. Красных
Поздравление по случаю победы в профессиональном конкурсе
Уважаемые коллеги!
Примите наши сердечные поздравления по случаю победы ЗАО “Импэк-Принт” в конкурсе на лучшую упаковку, проводимом в рамках Региональной выставки “Индустрия упаковки”.
Мы искренне рады этой заслуженной победе и гордимся, что столь высоко была оценена серия подарочной упаковки с новогодней тематикой, которую мы используем в своем производстве.
Желаем всему коллективу “Импэк-Принт” новых творческих и производственных успехов и надеемся, что наше сотрудничество и в дальнейшем будет способствовать взаимовыгодному продвижению продукции наших компаний.
С уважением,
Директор ЗАО “Сластена” П.И. Дорошенко
Поздравления по случаю вручения диплома выставки
Уважаемая Галина Александровна!
Коллектив гостиницы “Турист” сердечно поздравляет Вас с вручением возглавляемому Вами КБУ “Комфорт” диплома I степени Региональной выставки “Сервис и качество”.
Мы рады, что в течение нескольких лет являемся Вашими постоянными партнерами, пользуясь услугами цеха химчистки и прачечной. Благодаря высочайшему качеству оказываемых КБУ “Комфорт” услуг, гости ОАО “Турист” всегда отмечают уют и чистоту нашей гостиницы.
От души желаем Вам и всему коллективу КБУ “Комфорт” доброго здоровья, больших профессиональных успехов и скорейшей реализации плана по расширению производственных площадей.
С искренним уважением,
Директор гостиницы “Турист” И.В. Зимина
Поздравления по случаю лидирования в рейтинге от конкурентов
Уважаемый Антон Игоревич!
Нам весьма приятно было узнать о том, что Ваша компания заняла лидирующие позиции в последних рейтингах ИТ-компаний.
Мы искренне поздравляем Вас и возглавляемую Вами команду профессионалов высочайшего класса и полностью согласны с тем, что сегодня Ваша компания является лидером в секторе консалтинга ИТ-продукции. Совершенный вами интеллектуальный прорыв в области ИТ-услуг – это мощный стимул для дальнейшего развития компаний, работающих в этой сфере.
Желаем всему Вашему коллективу больших удач, новых интересных идей и их успешной реализации.
С уважением,
Генеральный директор
ОАО “Комплексные системы” И.С. Куревин
www.sekretariat.ru
Секретарь
План
1. Введение
. Телефонное обслуживание
. Организация и проведение приема посетителей
. Работа секретаря по подготовке служебной командировки
. Работа секретаря по организации совещаний, конференций
. Культура делового общения секретаря
. Требования к внешнему виду секретаря
. Организация рабочего места секретаря
. Условия труда
. Современная оргтехника: диктофон
. Техника безопасности при работе с диктофоном
. Используемая литература
1. Введение
В обязанность секретаря входит выполнение таких работ как переговоры по телефону организация личных встреч, участие в совещаниях, собраниях и подготовка и прием посетителей и беседы с ними, подготовка служебных командировок.
Содержание слова секретарь — достаточно широкое и многоаспектное. Секретарями называют как технический персонал, так и сотрудников, работающих на государственном уровне. Если от технических секретарей требуются только знание делопроизводства и машинописи, то к секретарям, обслуживающим офисы крупных компаний, предъявляют требования несравнимо более высокие: специальное высшее образование, компетентность в работе, владение устной и письменной речью, знание иностранных языков, быть общительными и дипломатичными.
Обилие обязанностей секретаря очень часто вызывает нехватку времени на их выполнение. Попытки сделать несколько дел одновременно недостаточно профессионально и четко.
Одно из важнейших задач секретаря — помощника руководителя является умение четко распределить не только свое рабочее время, но и время руководителя.
Безусловно, для того чтобы секретарь сыграл свою роль в организации рабочего времени руководителя, нужно не только его желание, но и самого руководителя. Между тем многие не осознают такой необходимости. Так что самая важная и первая задача секретаря — тактично объяснить руководителю важность проблемы, особенно если на его столе скопились бумаги, и он не в состоянии найти важный документ, скрывается намеченная встреча и обидевшийся важный клиент, уходит в другую фирму. В любом случае секретарю важно выбрать момент, чтобы показать руководителю, что он хочет и может помочь шефу организовать его рабочее время.
Значительную часть рабочего времени руководителя, как правило, занимают телефонные переговоры, прием посетителей, общения с зашедшими «на огонек» коллегами, просмотр большого числа документов. Это именно те участки работы, в организации которых может и должен помочь хороший секретарь.
Работа секретаря требует от него деликатности в работе с людьми, аккуратности, четкости, собранности в работе с документами, умение сработаться с руководителем и сотрудниками. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя — важнейшие факторы успеха секретаря в работе. Привнесение в деловые отношения человечности позволяет придать доверительное отношение между сотрудниками. Работа в дружественной атмосфере приносит значительно больше отдачи, чем работа в деловой, но «угрюмой» обстановке. Появлением благоприятной атмосферы в коллективе являются внимательное отношение друг к другу, открытые (не «формальные» и «дежурные») улыбки, шутки и даже смех.
Квалифицированный секретарь мастер своего дела, просто обязан: вкладывать душу в свою работу, знать сотрудников своей фирмы, их имена, должности, направления деятельности, особенности характера, использовать собственный пример поведения. Секретарь может изменить атмосферу в коллективе: это могут быть поздравления, поощрения и просто выражение внимания к сотрудникам со стороны руководителя. Так как общение руководителя с подчиненными происходит в основном через секретаря, то именно последний может много сделать для придания этому общению характер дружеского взаимодействия и поддержки.
Все вызовы руководителя по телефону идут через секретаря и оцениваются с точки зрения их важности и срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц своей организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделить вопрос, относящийся к компетенции руководителя или других работников. Через секретаря идет также прием посетителей. Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которыми сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения и внешности секретаря. Важным показателем культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Внешний вид секретаря формирует мнение об организации в целом. Не случайно секретаря считают «лицом фирмы». Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.
Секретарь занимается подготовкой служебных командировок. Каждая командировка должна быть тщательно продумана. Основная часть работы по подготовке служебных командировок ложиться на секретаря, это например оформления приказа, командировочное удостоверение, наводка справок о транспорте и другое.
В работе секретаря также встречается подготовка совещаний. Хорошо подготовленное совещание или конференция способствует повышению эффективности работы всех его участников. Самое важное при подготовке совещания это подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Даже на совещании секретарь сталкивается с оргтехникой — это например, диктофон он позволяет записать устную речь с целью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным.
При трудной работе секретарь не должен забывать о здоровье и условиях труда. Нельзя забывать о перерывах, гимнастике даже при полном графине на день или например об освещении, удобстве. Все должно быть продуманно при работе секретарем — референтом.
2. Телефонное обслуживание
Все вызовы руководителя должны идти через секретаря и оцениваться с точки зрения их срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделять вопросы, относящиеся к компетенции руководителя или других работников. Кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения секретарь должна уметь правильно вести разговор.
Секретарь обязана:
1.Быстро отвечать на вызовы
2.Снять трубку назвать учреждение и свою должность абонент должен знать с кем он разговаривает. Кроме того, такое начало разговора заставляет и собеседника назвать себя и изложить свой вопрос.
.Если дело касается руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним, либо если руководитель отсутствует или занят, срочной работай, просит собеседника перезвонить в определенное время, а не завтра на этой неделе через пару дней. При этом секретарь записывает, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу эта запись передается руководителю и дает ему возможность подготовиться к предстоящей беседе.
.Если вопрос может быть решен другим работником, секретарь отсылает собеседника к нему.
.В случае длительного отсутствия руководителя сообщает абоненту фамилию и телефон работника его замещающего.
Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарь по телефону по поручению руководителя передает те или иные сведения, наводит справки и другое.
Для этого нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок или пауз (поиск не достающих документов, забытых сведений, междугородние переговоры). Также заранее обдумать ситуацию, если нужное вам лицо в данный момент отсутствует, секретарь должна иметь необходимые телефонные справочники для постоянных абонентов самостоятельно заводит справочник или книгу.
Разговор секретарь должна вести вежливо и спокойным тоном не обрывать, резко не говорить громко, произносить слова четко и не очень быстро.
Если секретарь, получает по телефону какую либо информацию, отвечает на запросы, дает справки, то руководитель следует правилам:
1.Для записи поступающей информации секретарь должна иметь наготове ручку и блокнот, а также журнал телефонограмм.
2.Для выдачи справок секретарь должна иметь список телефонов своего учреждения.
.В случае, когда для выдачи справки необходимо отыскать какие то сведения, то не следует оставлять собеседника более чем на одну или две минуты (один, два раза взять трубку) если требуется продолжительный поиск, то сразу предупредить собеседника взять номер его телефона и самой перезвонить.
Телефонные сообщения, как правило, целиком записывать не нужно. Выбирают главное — название события, цифры. Можно пользоваться сокращениями. Полученное сообщение лучше проверить, прочитав его собеседнику. Обязательно записывают дату и время звонка, фамилию имя отчество и должность звонившего (организация), суть сообщения, по какому номеру перезвонить, и когда перезвонят в какое время.
3. Организация и проведение приема посетителей
Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которой сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения, речи и внешности секретаря.
Секретарь обязана:
. Знать круг лиц, имеющий доступ к руководителю в любое время.
1.Довести до сведения всех работников своего учреждения часы приема у руководителя по текущим вопросам, подпись, согласование документов если работник настаивает на другом времени секретарь должен узнать по какому вопросу доложить руководителю согласовать с ним время приема и сообщить работнику.
2.При приеме работников других учреждений или командированных из других городов выяснить согласованно ли посещение заранее письмом
www.studsell.com