10 советов по организации успешного мероприятия
Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.
Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.
1. Определите цели и формат.
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.
2. Уделите внимание планированию.
В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.
Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.
3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.
Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.
Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.
4. Дьявол в деталях.
Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.
Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.
Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.
5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».
Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.
Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».
6. Распределяйте зоны ответственности.
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.
Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.
Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.
Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.
8. Уделите внимание сервису.
Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.
9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.
Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.
Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
10. Попросите обратную связь.
Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!
—
Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.
www.culturepartnership.eu
7 советов начинающему организатору мероприятий
7 заповедей организатора мероприятий
Ивент — это индустрия, отличающаяся высокой многозадачностью, поэтому тех, кому больше по душе сосредотачивать все свое внимание на одном объекте, здесь не ждут. Как оказалось, лишь 10% людей обладают «цезарской» способностью делать несколько дел одновременно; к сожалению, остальные просто не вписываются в безумный ритм этого рынка.
Если вы не любите рутину, предпочитаете активный образ жизни и готовы справляться с высокими нагрузками — добро пожаловать в ивент! Возможно, именно эта статья разбудит в вас творческий потенциал и даст толчок к развитию в сфере ивента.
1. Внимание к мелочам
Мелочи, как известно, составляют целый образ, а одна маленькая деталь способна разрушить имидж целого мероприятия. Очевидным доказательством этой непреложной истины является один интересный случай. Как-то раз во время организации одного мероприятия в автосалоне начинающий ивентор забыл предупредить моделей-участниц события о цвете туфель, которые надо было взять с собой. Для каждой был подобран и составлен отдельный красивый вечерний образ с коктейльным платьем, шикарной укладкой и до мелочей продуманным бьюти-образом, но из-за мелкого недочета в работе новичка-организатора образы моделей остались незавершенными. Двадцать девушек пестрили обувью разных расцветок, и если атмосфера мероприятия в целом не была испорчена этой неприятностью, то осадок в душе стилистов и организаторов, безусловно, остался.
Стоит ли говорить, что в процессе подготовки мероприятия нужно не только погружаться с головой, но и тщательно учитывать каждую деталь при его организации. Необходимо продумать и предотвратить все возможные варианты, которые могут помешать в организации события. Для организатора мероприятия должно быть важно мнение каждого участника, будь то обслуживающий персонал или самые почетные гости. Вклад каждого человека в проводимое событие должен быть по достоинству оценен и замечен с тем, чтобы, во-первых, подтвердить свой профессионализм и, во-вторых, работать на свой личный бренд, имидж и репутацию, которые так важны в сфере ивент-бизнеса.
2. Хочешь сделать хорошо — сделай это сам
«Мероприятие оказалось на редкость скучным. Если бы во время обеда в комнату заглянул инопланетянин, он бы решил, что гуманоиды общаются между собой посредством звяканья вилок о ножи», — Уильям Сатклифф.
Главная проблема всех начинающих организаторов — это отсутствие обширной базы утвержденных подрядчиков и опытной, грамотной команды, поэтому контроль за процессом организации следует еще более ужесточить и осуществлять буквально 24 часа в сутки. К чему нужно быть готовым, если собираешься стать профессионалом-ивентором?
Во-первых, отвыкни от сна. Накануне запуска проекта ивентор редко может позволить себе понежиться в постели, вместо этого нередки случаи, когда бедолага вынужден сорваться ночью в типографию, чтобы убедиться в цвете печати баннера, к примеру. Ответственный организатор-новичок при выборе кавер-группы, с которой можно будет заключить контракт на мероприятие, заранее придет на выступление группы, чтобы определить, подходит ли она для сотрудничества. При отсутствии наработанной базы по кейтерингу организаторам необходимо проводить тест-фуд для проверки качества предоставляемых блюд.
Все это необходимо для того, чтобы в дальнейшем избежать недопониманий и разногласий с клиентом, но трудности меркнут перед тем, какое вы создаете себе имя в результате кропотливой работы, как мечтают работать именно с вами и с каким множеством интересных, одиозных, неоднозначных, но, безусловно, захватывающих людей вы знакомитесь.
3. Стрессоустойчивость
«Кто не падает – тот не встает», – сказал как-то боксер Федор Емельяненко после поражения своему бразильскому коллеге Фабрисио Вердуму.
Что-то подсказывает, что афоризм, который необходимо выучить наизусть во избежание лишней нервотрепки, – не только спорт. Ошибки и провалы – лучшие учителя в жизни при условии, что вы хорошо усваиваете ее уроки. Главное – вовремя собраться, признать свое поражение и постараться исправить его последствия. Горячее сердце и холодный разум всегда подскажут правильный выход из любой ситуации.
4. Пунктуальность
Время – важнейший ресурс в ивенте. Ивентор должен взять за правило приезжать на проект раньше всей остальной команды, что свидетельствует о высоком профессионализме работника. Стоит организатору лишь один раз опоздать на мероприятие – и его репутация будет испорчена, доверие к нему утрачено, а команда и участники станут позволять себе халатное отношение к проекту.
5. Скорость
Время перед мероприятием пролетает как одна секунда, поэтому просто необходимо, чтобы площадка, приглашенные звезды и ведущие были полностью подготовлены и проинструктированы в день проведения, а все детали проекта были уже улажены и оговорены. Для того чтобы быть спокойным хотя бы за техническую сторону мероприятия, стоит провести генеральную проверку хотя бы за два часа до его начала. Event-менеджер обязан быть общительным, активным, постоянно контролировать ситуацию, мгновенно решать возникающие вопросы и быстро реагировать на непредвиденные сложности. Хочется разорваться на несколько частей? Ускоряйтесь!
6. Постоянное обучение
Учитесь, учитесь и еще раз учитесь. Процесс развития не должен останавливаться, ведь именно оставаясь в курсе самых последних тенденций и новостей из самых разных сфер, вы повышаете собственную квалификацию. Стремитесь первыми узнавать веяния моды, находить самых лучших подрядчиков, запоминающихся артистов, креативных стилистов и записывать все необходимые контакты. Ваш ежедневник должен пестрить новыми записями и идеями — только так можно идти в ногу со стремительной event-индустрией.
Учитесь у лучших: посещайте лекции, мастер-классы, презентации и семинары по событийному бизнесу и интересуйтесь всем на свете. Предупрежден – значит вооружен в наш век информационного бума, когда владение информацией означает уже полпобеды над остальными конкурентами. С другой стороны, никто не отменял взаимопомощь и доверие, и, помогая своим конкурентам сегодня, вы можете рассчитывать на руку помощи завтра.
Прежде всего стоит оставаться человеком и не стремиться перегрызть глотку всякому, кто вздумал встать у вас на пути. Задумайтесь: чем может быть одинаково полезно вам обоим знакомство друг с другом? Чем можно поделиться? Что приобрести? Налаживание деловых контактов, в конце концов, –основа современной бизнес-дипломатии.
7. Внешний вид
Не оставайтесь «сапожником без сапог»: следите за деталями своего образа, имиджа и репутации. Личный бренд выстраивается точно так же, как и бренд продукта или компании, – неповторимый стиль в одежде, вкус, ухоженность, поставленная речь, опрятность, харизматичность и позитивный настрой сослужат вам верную службу. Как показывают исследования, на подсознательном уровне люди больше прислушиваются к мнению внешне привлекательного человека. Ваши советы будут иметь особую ценность в глазах окружающих, если вы позаботитесь о собственным внешнем виде и не будете упускать из виду ни малейшей детали.
Будьте всегда на шаг впереди клиента. Определяйте его цели и задачи, которые он хочет реализовать. Думайте об итогах своей работы. Вдохновляйте и вдохновляйтесь, ищите новые идеи и расширяйте горизонты. Забудьте об ограничениях, штампах и шаблонах, стремитесь к гармонии и целостности, пристально всматривайтесь в мелочи, так как из них и состоит окружающий нас мир. Тщательно подбирайте и развивайте участников своей команды, чтобы в дальнейшем ее действия были слаженными, а результаты работы — впечатляющими. Не только доверяйте, но и проверяйте. Совершенствуйте навыки для того, чтобы стать лучшим. Любите свою работу и выкладывайтесь на сто процентов — и вы всегда будете чувствовать отдачу.
© Наталья Авдеева, BBF.ru
bbf.ru
Как стать крутым организатором мероприятий?
Современный человек пресыщен рекламой. Требуется все больше усилий, чтобы привлечь его внимание. Сегодня одним из популярных методов работы с клиентами становится организация мероприятий. Яркий праздник становится лучшим подарком для потребителя.
Выстраивая наши ивент-коммуникации, мы должны одновременно думать, как о целях мероприятия, так и о гостях встречи. Так, исходя из целевой аудитории, все мероприятия можно условно разделить на три большие группы:
Корпоративные мероприятия
Кто как не ваши работники являются олицетворением ценностей вашей компании? А довольный сотрудник, являющийся частью сплоченного и дружного коллектива – залог успешного бизнеса.
Компания «Лукойл» провела собственную игру «Что? Где? Когда?», в которой вопросы были основаны на правилах корпоративной культуры. Одновременно решалось две задачи: сплочение коллектива и внедрение принципов деловой этики. А в конце вечера у гостей был всего один вопрос: «Когда следующая игра?».
Используйте формат командных соревнований, причем команды лучше составлять из незнакомых людей, работающих в разных отделах или филиалах. Только в ходе азартной игры люди по-настоящему познакомятся и почувствуют себя единым коллективом.
Мероприятия для партнеров и дистрибьюторов
Это более официальные и серьезные мероприятия, которые, однако, не должны быть скучными. Формальные и однообразные презентации, семинары и конференции быстро наскучат и уж точно не никому не запомнятся. А ведь любую деловую встречу можно провести оригинально и интересно, если подойти к этому с фантазией.
Так, вместо стандартной презентации дистрибьюторам нового товара, пастоварки iCook, компания Amway решила побить рекорд книги Гиннесса по приготовлению самого длинного равиоли в мире. И побила, вылепив почти 30-метровый! Гости принимали непосредственное участие в готовке этого, а также своих авторских итальянских блюд, а затем с удовольствием угощали друг друга равиоли, сваренными в презентуемых пастоварках.
Задействуйте по максимуму возможности представляемого товара, вовлеките партнеров во взаимодействие: позвольте им попробовать, потрогать и рассмотреть продукт. Собственный опыт всегда запоминается лучше, чем яркая презентация со сцены.
Мероприятия для внешней общественности
Что может быть веселее концерта, зрелищнее танцевального флешмоба или душевнее пикника? А если это организует ваша компания? Ничто не запоминается лучше приятных эмоций, которые теперь будут ассоциироваться именно с вашим брендом.
Парк «Сокольники» нашел необычный способ сообщить всему городу о появлении самой большой ледяной горки в Москве. Был проведен фестиваль необычных саней «Battle Сани», где участники соревновались в конструировании и испытании необычных саней на этой самой горке. Такой формат выгодно отличается от традиционных гуляний и развлечений, а потому собрал много участников и зрителей!
Но event-менеджмент не ограничивается определением типа вашего мероприятия. Как и, главное, где научиться составлять программу, подбирать спикеров и правильно рассчитывать бюджет? Формальное образование обычно предполагает формальные знания, которые трудно применимы в реальности. Обучение организации мероприятий может проходить через книги. Безусловно, качественная литература позволяет разобраться в азах event-менеджмента. Но заменит ли пусть и правильный учебник выступление практика, на своем опыте познавшего решения всех сложных ситуаций? Вряд ли.
Мы проводим обучение PR увлекательно: полученные навыки отрабатываются на практике.
zebracompany.ru
Как стать организатором мероприятий | Блог образовательного портала «Смотри Учись»
Говорят, что на работу нужно идти как на праздник. А что, если действительно соединить и то, и другое? Немало активных людей спрашивают себя как стать организатором мероприятий, выставок, арт-обзоров? Особенно волнующе этот вопрос звучит, если хочется войти в эту сферу без опыта. Опыт — это важно, но он всего лишь вопрос времени. Поэтому разрешите дать вам несколько советов, как пробиться в мир организации праздников.
Первые шаги
Люди оканчивают ВУЗы, чтобы получить степень в сфере ивент-менеджмента, работая над своей коммуникабельностью, умением вести беседы, познавая некоторые экономические и социальные теории. Если вы человек общительный и энергичный, но профильного образования у вас нет — поищите тематические курсы. Во-первых, там можно обзавестись полезными связями, а во-вторых, возможно, встретить опытного человека, который станет вашим учителем. А ещё на таких курсах можно получить ответы на узкие вопросы, например, на то, как стать организатором выставок.Делаем хорошее резюме
Теория — это хорошо, но практика важнее, да и опыт принесёт только она. Ищите возможности: устройте небольшой праздник своим друзьям, помогите с организацией утренника в школе. Возможно, в одной из ваших подружек скоро свадьба, старайтесь помочь с её организацией. Такая практика поначалу мало оплачивается, но даёт знания и, что важнее, примеры ваших работ, которые можно будет потом использовать для создания своего портфолио.В лигу повыше
Накопив некоторые познания в данной сфере, можно приступать к созданию резюме. Укажите какое образование вы получили или какие курсы прошли. Чётко опишите свою цель. Обязательно прикрепите примеры ваших работ. К сожалению, ответить на то, сколько нужно разослать резюме мы не можем. В любом случае не надо падать духом, даже если первые попытки не привели к успеху. Начинать всегда трудно, но рано или поздно хорошая работа появится.Никогда не останавливаться
Везде, чтобы быть профессионалом, надо учиться и совершенствоваться всю жизнь. Поэтому даже если вы нашли отличную работу, продолжайте посещать другие курсы, круглые столы, открытые уроки. Получайте сертификаты, которые сделают ваше резюме ещё более впечатляющим. А также постоянно расширяйте свои знакомства. Работу и заказы всегда легче находить через друзей или товарищей, да и человеку легче довериться кому-то знакомому. Конечно, что всё вышеописанное — это упрощённая подача, а в реальной жизни всё требует больше труда, терпения и времени. Но если вы задались вопросом, как стать организатором мероприятий, и решили идти этой тропой, тогда все у вас выйдет. Удачи вам!smotriuchis.ru
Как стать организатором мероприятия | Лучшие советы на все случаи жизни
Хотите стать частью всемирной многомиллиардной индустрии? [1] Если вы великолепно умеете общаться с людьми, вы точны в деталях, креативны, умеете разумно распоряжаться бюджетом средств, то можете захотеть попробовать себя в карьере организатора мероприятий. Читайте далее, чтобы узнать, как положить начало этому активному роду занятий.
Шаги
Метод 1
Обучение и накопление опыта
1
Получите высшее образование в сфере ивент-менеджмента (менеджмента развлечений). Высшее образование в организаторской сфере может твердо поставить вас на ноги в плане карьеры организатора мероприятий. В действительности, некоторые обучающие программы ивент-менеджмента могут уделять внимание организации мероприятий, поэтому внимательно изучите программы обучения, которые могут предложить вам институты.- Другие виды образования, например, в сфере коммуникаций и общественных отношений, также могут быть хорошим основанием для карьеры организатора мероприятий. Одним из важнейших качеств, которым обязательно должен обладать организатор мероприятий, является коммуникабельность, поэтому данный вид образования отлично подойдет.
- Тогда как высшее образование обычно занимает 4 года обучения, можно попробовать закончить двухлетнее обучение в техникуме по программам ивент-менеджмента, менеджмента путешествий и туризма, организации мероприятий, что также может быть неплохим началом.
- Даже если у вас нет образования, имеющего прямое отношение к этой сфере деятельности, вы можете пройти курсы по организации мероприятий и менеджменту, чтобы вникнуть в эту сферу. Некоторые из таких программ обучения позволяют сфокусироваться на конкретных вещах, например, организации свадеб, спортивных или развлекательных мероприятий.
- Составной частью обучения могут быть такие уроки как маркетинг мероприятий, управление средствами, отношения со СМИ, стратегии контроля затрат, координация мероприятий, риск менеджмент, экономика и профессиональная этика.
2
Найдите наставника. Наставник – это тот, кто сможет обучить, воодушевить и направить вас в вашей карьере. Обычно наставничество развивается из уже имеющихся по факту взаимоотношений, либо которые можно установить с тем, кем вы восхищаетесь.- Подумайте, чего вы хотите от наставника. Вам необходим кто-то, кто сможет смоделировать ваше профессиональное поведение? Вам необходимо подтянуть ваши управленческие навыки? Вы хотите стать более коммуникабельными? Сблизьтесь с людьми, которых вы уже знаете, и которые могут поделиться с вами своими знаниями. Это не обязательно должен быть человек из вашей индустрии, более важно то, что вы можете извлечь из взаимоотношений с ним.
- Вы можете сблизиться с кем-то как с наставником, потому что он успешен, что также означает, что они заняты. Прежде чем попросить кого-либо потратить время на помощь вам, подумайте о том, чем вы можете помочь человеку. Предложите помощь в проекте, организации календаря, выполните поручение – что-то стоящее, чтобы можно было ожидать чего-то стоящего в ответ.
- Рассмотрите вариант одноуровнего наставничества. Вы можете получить поддержку от людей, имеющих одинаковые с вами цели. Организуйте группу или клуб по интересам в студенческом общежитии, где вы сможете объединиться с единомышленниками, чтобы делиться информацией, ответственностью и успехами.
- Расширьте параметры своих поисков. Группы выпускников, сетевые мероприятия и встречи профессиональных организаций – все являются отличным местом для знакомства с потенциальными наставниками.
3
Практикуйте свои навыки. Интересующие вас в этой сфере шансы вырастают из имеющихся у вас навыков, когда приходит время собрать их вместе и приложить на практике в организации мероприятий. Вызовитесь добровольцем в организации вечеринок в честь дней рождений, новоселья, свадеб и прочих семейных праздников среди родственников и друзей.- Существует много организаций добровольцев, которые проводят свои мероприятия, такие как соревнования, прогулки, благотворительные обеды, которые также необходимо планировать. Свяжитесь с такими организациями, чтобы узнать, в чем они нуждаются, и предложить свое руководство в проведении их мероприятия.
- Документируйте свой опыт. Делайте фотографии обустройства места, декораций, чтобы потом включить их в свое портфолио. Делайте копии бюджетов и сроков, меню и счетов. Фиксируйте все, что имело значение для успешного проведения мероприятия.
4
Собирайте положительные рекомендации. После проведения мероприятия, попросите участников оставить свой отзыв, заполнив короткую (именно короткую) анкету.- Сделайте свой опрос частью изначального соглашения об организации мероприятия. Рассматривайте рекомендации клиента как плату за вашу трудную работу, убедите его согласиться ответить на несколько вопросов по завершении мероприятия. Их комментарии, как позитивные, так и негативные, могут быть ценны для вашего процесса обучения.
- Держите ушки на макушке. Прислушивайтесь к тому, что люди на мероприятии говорят друг другу. Замечайте, что людям нравится («Закуски потрясающие.»; «Цветы очаровательны.»), а также, что их разочаровывает («Почему негде повесить одежду?»; «Нам пришлось парковаться так далеко!»)
Метод 2
Поиск работы
1
Приготовьте портфолио. Наличие конкретных примеров вашей работы демонстрирует будущим нанимателям то, что вам можно доверять, и поддерживает впечатление о том, что у вас есть знания и опыт.- Фиксируйте все события, которые вы помогали организовывать. Делайте фотографии, сохраняйте примеры пригласительных и рекомендации клиентов, свидетельствующие о вашей надежности и опыте. Поместите это в профессионально смотрящийся переплет или папку. Если возможно, отсканируйте все материалы, чтобы их можно было рассылать потенциальным нанимателям по электронной почте.
- Приготовьте профессиональное резюме, в котором опишите свое образование и опыт. Не забудьте перечислить события с вашим участием в качестве добровольца, а также указать свое участие в профессиональных и студенческих организациях, членом которых вы являетесь.
- Пишите индивидуальные сопроводительные письма к резюме, обращаясь по каждой вакансии. Не существует универсального сопроводительного письма, которое подойдет в любом случае. Подстраивайте сопроводительное письмо таким образом, чтобы оно адресовалось к конкретным потребностям заказчика и описывало то, как вы можете их удовлетворить.
2
Начните распространять информацию в сети. Расскажите всем, кого знаете, что подыскиваете работу, и попросите сообщить вам, если что-то обнаружится. Никогда не знаешь, кого может знать кто-то еще, или что кто-то может услышать о нарисовавшейся работе.- Создайте аккаунт в LinkedIn. Эта социальная сеть позволяет создать аккаунт и разместить в нем резюме, которое вы сможете рассылать. Также вы можете присоединяться к группам и сетям других людей вашей индустрии.
- Не теряйте связи с сокурсниками. Если кто-то из них получил работу, спросите, как у них это получилось, и нет ли еще вакансий.
- Сделайте визитные карточки и носите их всегда при себе. Изготовление визитных карточек сравнительно недорого, их неплохо носить с собой, так как никогда не знаешь, где и когда жизнь может свести вас с тем, кто может помочь вам найти работу.
3
Ищите работу через интернет. Так много работы сейчас можно найти через интернет, что очень важно посещать популярные сайты вакансий. Также определенные организации или специализированные сайты могут объявлять о вакансиях в области управления организацией мероприятий, что позволяет вам сфокусировать свои поиски.- Superjob и HeadHunter являются популярными сайтами для поиска работы в России. Сузьте поиск до фраз «организатор мероприятий», «руководство мероприятием», «организатор свадеб», «координатор мероприятия» или «ивент-менеджмент».
- Сайт Meeting Professionals International имеет карьерный центр, в котором также можно поискать работу (careers.mpiweb.org). Также проверьте specialeventsite.com и careers.nace.net (сайт вакансий Национальной ассоциации организаторов кейтеринга в США).
4
Пройдитесь по улицам. Поищите компании, занимающиеся организацией мероприятий, поблизости от вас, остановитесь, чтобы оставить им свое резюме. Порой персональное обращение, в особенности в данной ориентированной на коммуникацию области, может иметь решающее значение.- Выглядите наилучшим образом и будьте профессиональны, когда явитесь в компанию. Вы должны знать, как зовут руководителя, чтобы попросить о недолгой встрече с ним. Если встреча в настоящий момент невозможна, вежливо оставьте свое резюме с сопроводительным письмом у секретаря и запланируйте осуществить последующие телефонный звонок через несколько дней.
- Носите с собой свое портфолио, на случай, если вам подвернется удача встретиться с тем, кто вас наймет.
5
Рассмотрите вариант работы фрилансером или открытия своего собственного бизнеса. Это могут быть шаги, которые вы можете захотеть предпринять через несколько лет работы в индустрии, либо можете сразу знать, что хотите работать индивидуально на самого себя.- Исследуйте конкуренцию. Посмотрите, какие компании сферы ивент-менеджмента уже существуют в вашем районе, на чем они специализируются. Если вы способны отличаться от них в том или ином виде, это может стать преимуществом для постановки на ноги и получения клиентов.
- Поговорите с другими фрилансерами или предпринимателями. Нет необходимости постигать все через тернии. Положитесь на опыт тех, кто может помочь вам избежать некоторых ловушек, которые может таить самозанятость.
6
Не прекращайте попыток. Поиск работы во многих областях является трудной задачей. Настойчивость окупится, поэтому оставайтесь на позитиве и продолжайте поиски.- Сформируйте группу поддержки из друзей, которые тоже находятся в поисках работы. Окружение себя людьми, которые находятся с вами в той же лодке, может сгладить чувство отчужденности и разочарования сопутствующие поиску работы.
- Празднуйте маленькие победы. Собеседования, опросы, ответные звонки – все это положительные вещи. Даже если они не приводят к получению работы на данный момент, они дают знать, что вы находитесь на правильном пути и к вам есть интерес в плане того, чтобы узнать, что вы из себя представляете и что можете предложить.
Метод 3
Получение сертификатов
1
Пройдите процедуру сертификации в респектабельной организации по части ивент-менеджмента. Чтобы работать в данной сфере, вы не обязаны иметь сертификатов, однако их наличие может открыть для вас многие двери и, определенно, познакомить вас с другими профессионалами, которые соответствуют высшим стандартам данной индустрии.- Сертификация служит подтверждением вашей профессиональной компетенции, выдаваемым независимой специализированной организацией, сертификат может быть получен после того, как у вас будет накоплен определенный профессиональный опыт, и вы успешно пройдете профессиональное тестирование в данной организации.
- Очень популярны зарубежные сертификации, дающие звание сертифицированного профессионала организации особых мероприятий (Certified Special Event Professional (CSEP)), предлагаемые ISES; сертифицированного профессионала в организации встреч (Certified Meeting Professional (CIC)) и сертифицированного планировщика встреч (Certified Meeting Planner (MPI)).
- Каждая программа варьируется по требуемому уровню профессионального опыта, поэтому вам необходимо связаться с каждой конкретной организацией индивидуально, чтобы узнать о ее требованиях.
2
Рассмотрите также вариант членства в такой организации. Преимуществом членства является возможность получения многих контактов и шанс найти работу через сети и источники, доступные членам организации.- Если вы хотите иметь конкретную специализацию, подыщите организацию, специализирующуюся именно в этой сфере. Например, организатор свадеб может присоединиться к таким группам как Ассоциация организаторов свадеб (Association of Bridal Consultants) и Красивые свадьбы по всему миру (Weddings Beautiful Worldwide).
- Если вы являетесь студентом в такой организации, попросите скидку на членство, так как оно может быть недешевым удовольствием на этапе, когда вы только начинаете карьеру.
Метод 4
Построение отличительных черт своей марки
1
Решите, чем вы хотите быть известны. Когда позиционируете себя как отличительную марку, вы выбираете то, каким бы вы хотели видеть свой бизнес со стороны. Ваша марка должна отражать то, что вы делаете лучше всего, то, кем вы являетесь.- Напишите список слов, описывающие вас: вашу личность, ваши взгляды, ваш опыт. Используйте это для основы маркетинговой и рекламной программ.
- Организуйте онлайн присутствие. Люди будут искать предлагаемый вами тип услуг, поэтому вы должны обеспечить свое присутствие онлайн таким образом, который будет профессионален и полезен.
- Создайте страницу в Facebook для своего бизнеса. Разместите свою профессионально сделанную фотографию и регулярно сообщайте о проектах, над которыми вы работаете в текущее время. Публикуйте также фотографии мероприятий (не забудьте получить разрешение от клиентов или гостей на публикацию фото).
- Заведите блог. Блог может помочь вам утвердить себя как эксперта в своей сфере. Публикуйте небольшие статьи «Как сделать…», чтобы помочь читателям, сообщайте о мероприятиях, над которыми работаете, трендах, которые вы заметили, новостях.
- Заведите аккаунт в Twitter. Начните обсуждение, заявите о своем экспертном мнении, сделайте прогноз о том, что будут популярным в этом сезоне, поддерживайте интерес и позитивный настрой.
2
Стройте сети. Если вы хотите, чтобы люди узнали, кто вы такой и чем занимаетесь, вам придется заявить о себе. Вступайте в профессиональные организации, посещайте выставки, дальше обучайтесь на семинарах. Это все отличные пути построения связей и распространения информации о своих услугах.- Рассмотрите вариант формирования альянсов с людьми из других связанных областей. Подружились с потрясающим флористом? Встретили прекрасного фотографа? Не забудьте рассказать им о том, чем вы занимаетесь, и не теряйте с ними связь, у них может быть бизнес, который посодействует вашему, и наоборот.
3
Продолжайте гоняться за новыми идеями. Одна из основ, которая никогда не меняется при организации мероприятий, это то, что вы должны быть очень коммуникабельными и очень опытными в планировании бюджета, а также безупречны в деталях. Но мода меняется, и необходимо следовать трендам, чтобы поддерживать своевременность и свежесть своих проектов.- Будьте в курсе всего. Читайте журналы, чтобы знать, что в моде, посещайте новые курсы и мастер-классы, чтобы освежить свои навыки.
- Следуйте за модой. Просматривайте модные журналы, журналы по декорированию, кулинарные журналы, чтобы знать, что модно. Посматривайте, что популярно в Pinterest. Следование современности поможет вам избежать создания таких мероприятий, которые будут казаться старомодными или устаревшими.
Советы
- Постарайтесь получить помощь в выборе программы обучения по курсу планирования мероприятий. Обратитесь в организацию с просьбой поподробнее рассказать о программе, чтобы понять, тот ли вид образования вам необходим, чтобы стать сертифицированным профессионалом.
- Опыт кейтеринга очень полезен и легко может быть перенесен в сферу организации мероприятий.
- Может оказаться полезным знание иностранных языков, например, английского. Если вы нацелились на организацию дипломатических встреч, даже большее количество языков будет огромным преимуществом.
- Бюро трудовой занятости США сообщает, что у организаторов мероприятий, имеющих профильное образование, дела идут лучше, чем у тех, у кого такого образования нет. [2]
Предупреждения
- Будьте очень осторожны с онлайн сертификациями, некоторые из них могут представлять из себя не больше, чем «фабрику по раздаче сертификатов», мало чему уча и выдавая сертификаты малой или никакой ценности. Выполните свое исследование по проверке качества и репутации онлайн обучения.
- Это не работа с 8 до 17. Вам потребуется быть очень гибким, доступным днем и ночью в будни, а также в выходные. При наличии молодой семьи или нежелании задерживаться, увы, это может оказаться трудным.
- Научитесь всегда иметь запасные варианты. Наличие планов B и C спасет вас от неудобств и фрустрации, когда вещи неминуемым образом пойдут не по вашему сценарию. Регулярно используйте навык «принятия моментальных решений».
Что вам понадобится
- Подходящее обучение и квалификация
- Стартовый капитал на случай открытия своего бизнеса в сфере ивент-менеджмента
life-hak.com
Стать организатором мероприятий — реально!
Мечтаете смотреть на счастливых, довольных, радостных людей которые получили самые позитивные эмоции на мероприятии организованном Вами? Без общения и новых знакомств не можете прожить и дня? Не пугает, а наоборот, притягивает работа в режиме многозадачности по организации праздников?
Есть возможность исполнить свою мечту и получить профессию event- менеджера.
С 27 октября по 12 декабря 2014г состоится курс «Event-менеджмент» (новый углубленный курс 140 часов вместо 120!) в Авторской школе event-менеджеров «КнязевЪ».
Учиться у нас трудно, поскольку 2 месяца обучения приравнивается к 5 годам обучения в институте! Но, как показывает наш почти 9 летний опыт работы Школы «КнязевЪ», результативно!
Слово нашей выпускнице курса «Event-менеджмент», получившей диплом 3 апреля 2014г., Хабибулиной Ренате Раилевне.
«Казалось бы…целых два месяца обучения!!! А пролетели, будто пару дней… Настолько все было насыщенно, ново и интересно.
Со стороны кажется, что организовать праздник-это так легко! Туда позвонил, тут договорился, тут пошуршал, и все готово. Да не тут-то было! Ведь договор с клиентом подписать – не такое легкое дело. Его нужно удивить, и не одной концепцией. И потом понеслось: приглашения, площадка, оформление, меню, ведущий, артисты, фото и видео и многое другое. Ведь подготовить праздник-это одно, а ведь еще нужно и провести его без сучка и задоринки!
И как же нам повезло, что в один прекрасный день одному гениальному человеку, а может и не одному, пришла в голову такая замечательная идея — открыть школу event-менеджеров!
Именно здесь мы получили колоссальные знания и не по книжкам и статьям, а от практиков, которые делились с нами всеми своими знаниями, применяемыми на практике, ошибками, которые они совершали, чтобы мы смогли их обойти стороной, интересными фишками, которые могут сделать праздник еще более завораживающим.
Именно здесь, двигаясь маленькими шажочками, от зачета к зачету, мы дошли до экзамена — организации праздника!
При воспоминаниях о первом зачете сразу мурашки по коже бегут. За пару дней до зачета все ходили что-то обсуждали, что-то искали, все были очень серьезными. И в день зачета все пришли такие уставшие, хорошо подготовившиеся, как нам казалось на тот момент. И как же нам тогда влетело!!! Это не передать просто словами. Уверенность пропала, эйфория от подготовки улетучилась. Но это было отличным толчком для дальнейшей учебы и действий. За что ОГРОМНОЕ СПАСИБО Сергею Павловичу!!! И ТАТЬЯНЕ БОЛЬШОЕ СПАСИБО за то, что она в тот момент сгладила обстановку, нашла хоть какие-то плюсы в каждой команде, за что нас можно было похвалить!!!
Зато уже от второго зачета мы получили море эмоций!!! И наверстали упущенное. Работа у ЗАГСу была очень веселой: ретро автомобиль, боа и шляпы, красная помада и бусы, фотограф и видео оператор, и, конечно же, СЧАСТЛИВЫЕ МОЛОДОЖЕНЫ! Акция «Поцелуй из 30-ых» удался на славу! Даже те парочки, которые сначала стеснялись, уже через пару минут, благодаря нашему первоклассному фотографу, во всю позировали. Акция получилась очень яркой и красочной. Ой, совсем забыла про бурундука! Молодоженам он очень полюбился! И нам стало намного веселее.
А дальше понеслось…поиск клиентов и подготовка к мероприятиям. Жизнь закипела и забурлила. Нашим экзаменационным мероприятием была PR-акция для детского центра развития «Сказка». Это несколько недель бурных обсуждений, поиски информации, ежедневные встречи, связь со всей группой с раннего утра и до поздней ночи. Все настолько сплотились за это время, стали такими родными, что порой понимали не то, чтоб с полуслова, а с полу взгляда. И настало время праздника: яркого, шумного, веселого и задорного. Детишки были в восторге. Они пели и танцевали, не пропустили ни один мастер класс, участвовали во всех конкурсах. Им так понравились шары, что того количества шаров, которые мы раздавали, им не хватило. От декораций ничего совсем не осталось. Даже полиция не могла не заглянуть на наш праздник. Музыка звучало на весь Очаково-Матвеевское.
Но праздник прошел. И стало так грустно, что все закончилось. Куча свободного времени. С утра не просыпаешься от звука сообщений. И так непривычно, что ночью, часа так в 2-3, не приходят сообщения на почту с вариантами презентаций или текстов. Не нужно встречаться за пару часов до занятий с группой, каждый раз надеясь, что вот сегодня точно никто не опоздает, и мы все соберемся и все сможем обсудить.
Переступив порог школы, ты понимаешь, что все то, что было позади — это серые и скучные будни. Впереди еще много нового и интересного, а главное неизведанного для нас.
Школа смогла сплотить настолько разных во взглядах и характерах людей. Мы стали НАСТОЯЩЕЙ командой!!! Каждый ее участник мог помочь во всем и почти в любое время, заменить другого. Все стали такими родными.
Екатерина всегда всех заражала своим звонким смехом. Дмитрий мог успокоить любую бурю в стакане. Елена всегда могла всех собрать и организовать. Оля и Костя всегда могли накреативить что-то этакое. Диана – очень дисциплинированный человечек. Ксения создала изюминку нашим отчетам – видео, которое порой и для нас было сюрпризом.
Это были два незабываемых месяца, которые круто поменяли мою жизнь.
Всегда поражалась тому факту, что не все люди любят праздники. Как их можно не любить?! Но после обучения стало понятно, что они просто не были на НАСТОЯЩИХ ПРАЗДНИКАХ, организованных профессионалами!».
Да, для некоторых наших выпускников самым большим открытием является понимание того, что организация и проведение праздника это НЕ ПРАЗДНИК, А РАБОТА!
Приглашаем всех желающих познать искусство и технологию создания и воплощения самых ярких и креативных мероприятий. Наши преподаватели – руководители ведущих event-агентств Москвы и лучшие специалисты группы компаний «КнязевЪ». Наши выпускники – их достойные партнеры и не уступают им в профессионализме! Вы тоже можете пополнить наши ряды и начать свой профессиональный путь с Авторской школы event-менеджеров «КнязевЪ»
По результатам обучения есть возможность трудоустройства.
Присоединяйся!
Подробности по телефонам: +7 903 549 92 99; +7 925 517 12 20; +7 495 287 90 82
и на сайте Школы «КнязевЪ»
Место проведения: г. Москва, м. Павелецкая (радиальная), ул. Дербеневская, д. 1
Понравился материал? Расскажи друзьям!
Надо уметь получать знания быстрее других!
eventmarket.ru
Как стать организатором фестиваля
Начало карьеры
Мы начали с вечеринки для себя и друзей, собрали 300 человек. Вдохновившись этим, решили провести летний фестиваль. Подвела погода, пришло меньше людей, чем мы рассчитывали. Проект ушел в минус, но это подстегнуло двигаться дальше. Мы проделали работу над ошибками, нашли большой промышленный ангар и стали собирать вечеринки на 2–3 тысячи человек. Так началась история m_division. Наша команда осела в Петербурге — нам больше нравилась местная публика, атмосфера и отношение к клубной культуре. Этот город был когда-то столицей русского рейва.
Рынок маленький, а конкуренция высокая. Поэтому, когда мы появились в Петербурге, кто-то нас поддержал, а кто-то нет, и тусовка в первый год не воспринимала нашу деятельность. Мы же ориентировались на людей, которые ценят качественный музыкальный контент, поэтому собирали свою аудиторию с нуля. Только после полутора лет мы донесли до всех, что делаем, и отношение к нам поменялось.
Как найти площадку для фестиваля
Наша специфика в том, что мы почти не работаем на подготовленных площадках. Ищем объект с исторической ценностью: бывшая судостроительная верфь, которая 30 лет стоит без жизни, механический завод XIX века, на котором выпускали вооружение, или Первый императорский пивоваренный завод, основанный в 1795 году.
Поиск места — пожалуй, одна из наиболее сложных задач. Оно должно подходить по требованиям безопасности, инфраструктуре вокруг, транспортной доступности и соответствовать атмосфере мероприятия.
Территория может находиться в залоге у банка или уже готовиться под застройку очередного жилого комплекса или торгового центра. А может, она досталась в 90-х человеку, который сдает ее в аренду по кускам или просто не знает, что с ней делать.
Поиск места — пожалуй, одна из наиболее сложных задач
После этого начинаются переговоры с властями — со всеми инстанциями, которые участвуют в согласовании массовых мероприятий: МЧС, МВД и так далее. Если площадка принадлежит частному лицу, то это носит более уведомительный характер, а если городу, то включается еще больше всяких процедур.
Организация мероприятия
Четкой формулы, сколько артистов и какого калибра приглашать, конечно, нет. Может, такую и стоило бы вывести, но не хочется математикой убивать душу проекта. Лайнап мы формируем исходя из своих пристрастий: зачастую некоторых наших артистов никто не знает, но это всегда хорошие музыканты. Не помню, чтобы кто-то из них «не зашел».
Может, и стоило бы вывести формулу, сколько и какого калибра артистов приглашать, но не хочется математикой убивать душу проекта. Лайнап мы формируем исходя из своих пристрастий.
В 2009 году мы прибегали к разным способам рекламы: и радио, и наружной, и афиши расклеивали, и флаеры раздавали. Сейчас все ушло в диджитал-среду, в основном это соцсети и работа со СМИ. В Петербурге хорошо работает «ВКонтакте», а Москве больше подходит Facebook.
Сейчас у нас есть правило: если партнерской поддержки нет, крупный проект не делаем — это заведомый минус. Лет пять назад я услышал от организатора крупного европейского фестиваля слова, которые запомню навсегда: «Не ищите спонсоров, просто сконцентрируйтесь и сделайте классный проект для людей — тогда спонсоры сами выстроятся к вам в очередь».
Дополнительные бюджеты, чего скрывать, увеличивают возможности. Обратная сторона в том, что, получив бюджет, ты получаешь и обязательства. А желания спонсоров не всегда укладываются в философию фестиваля.
Как готовят площадку
Мы работаем на площадке как минимум два месяца перед тем, как двери откроются. Это десять менеджеров, порядка 100 волонтеров, еще 100–150 работников всех технических служб, монтажников, строителей.
Сначала мы гуляем по локации и распределяем все точки на карте будущего фестиваля. Потом начинается очистка территории. Тут все зависит от состояния площадки — бывало, мы целый месяц мусор вывозили. После этого можно строить фестивальные объекты — увы, рамки бюджета всегда ограничивает фантазию. Мы стараемся задействовать артефакты, которые остались на территории — так, в 2016 году на судостроительной верфи нам досталась лодка.
Организатор крупного европейского фестиваля сказал мне: «Не ищите спонсоров, просто сконцентрируйтесь и сделайте классный проект для людей — тогда спонсоры сами выстроятся к вам в очередь»
Примерно за неделю до открытия на монтаж заезжают прокатчики и начинают застройку основных конструкций, прокладку силовой линии и так далее. Все детали начинают окончательно проявляться только за пару дней.
Примерно за сутки до открытия дверей команда уже в сборе. Начинается расстановка всех служб по местам, и наконец-то стартуют бессонные выходные.
Сложности
Риски на каждом шагу. Можно не обращать на них внимания и жить в розовых очках, но моя роль в m_division как раз в том, чтобы критично оценивать ситуацию. Может не прилететь артист. Может не доехать из другого города оборудование, потому что у машины пробило колесо. Из-за этого может слететь тайминг. Случиться может все что угодно.
Два года назад на Gamma были жалобы на шум и требования убавить звук. Мы убавили, а на второй день, чтобы точно никому не мешать, просто перенесли все на другую площадку. Как от таких рисков застраховаться? Найти место, максимально удаленное от жилья. Ведь ты можешь работать в рамках допустимых норм и все равно кому-то мешать.
Было и так, что за восемь часов до фестиваля собственники территории говорили, что мы не можем на ней работать — а все уже было построено. Удивительно, но за это время мы смогли перенести проект и он все-таки состоялся. Получилось так, что нам помогли наши на тот момент основные конкуренты, у которых была готовая стационарная площадка. Она была меньше по вместимости, чем нужно, но других вариантов не было. Пришлось здорово прокачать навыки переговоров, а в итоге это был один из лучших наших фестивалей. С хозяевами площадки мы с тех пор больше не конкуренты.
За восемь часов до фестиваля собственники территории сказали, что мы не можем на ней работать — а все уже было построено. За это время мы смогли перенести проект и он все-таки состоялся.
specials.the-village.ru